Marrie Cornelisse en Lisette Jansen

Hoe ervaren zij regeldruk in de praktijk?

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie? 

Het Parkhuis is een zorgorganisatie voor langdurige zorg in de regio Dordrecht waar kwaliteit van leven voorop staat. De missie van Het Parkhuis is om cliënten en hun naasten te ondersteunen op hartverwarmende en bekwame wijze in hun leven met dementie (ook op jonge leeftijd), Korsakov en (geronto)psychiatrische problemen.

Marrie Cornelisse is Zorgmanager bij Het Parkhuis en verantwoordelijk voor twee locaties. Lisette Jansen is Senior Beleidsmedewerker bij Het Parkhuis. Zij zijn de trekkers van de pilot TOP. TOP is een multidisciplinaire werkgroep die staat voor ‘Terugdringen Onnodige Procedures/Protocollen’.

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uit ziet?

Marrie: “Geen werkdag is eigenlijk hetzelfde. Ik begin de ochtend altijd met het begroeten van de bewoners. Daarna check ik mijn mail en agenda en vervolgens heb ik meestal overleggen, bijvoorbeeld het wekelijkse overleg met mijn teams. Verder houd ik in de gaten welke na- en bijscholingen nodig zijn voor mijn teamleden zodat bijvoorbeeld de voorbehouden handelingen op peil blijven. Maar vooral faciliteer ik mijn teams om hun werk op een goede en plezierige manier uit te voeren, bewaak ik de kwaliteit van zorg, en zorg ik samen met mijn teams dat het goed toeven is voor de bewoners die op de locaties wonen.

Lisette: “Als beleidsmedewerker werk ik heel projectmatig en vooral adviserend. Ik begeleid projecten en ontwikkel beleid gericht op kwaliteitsverbetering, zoals het TOP-project, maar ook op de omslag naar kleinschalig wonen. Ik breng ook samen met teams klantprocessen in kaart en optimaliseer deze. De locaties bezoek ik regelmatig en als ik hoor dat er bij de ene locatie iets speelt, waarvan ik weet dat ze dat bij een andere locatie opgelost hebben, dan probeer ik de verbinding te leggen.”
 

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

Marrie: “Ik faciliteer teams en als de regeldruk vermindert kan iedereen zijn zorgtaken uitvoeren. Voor mij betekent minder regeldruk ook dat ik vaker aanwezig kan zijn op de werkvloer en daardoor sneller een probleem kan tackelen. Ik kan medewerkers meer coachen, de kwaliteit bewaken en efficiënter werken. Voorheen ging bijvoorbeeld veel tijd naar het inroosteren van medewerkers en dat doet een  planbureau nu.”

Lisette: “Omdat ik me bezighoud met kwaliteitsverbetering en ‘lean’ werken (leren werken zonder verspillingen), zoek ik altijd naar hoe processen efficiënter kunnen. Dus ik vraag vaak ‘waarom doe je dat, leg het me uit?’. Door de goede vragen te stellen, dragen mensen zelf een oplossingsrichting aan wat ze beter kunnen doen voor een bewoner of wat betreft hun eigen werkprocessen. Dat draagt ook bij aan meer werkplezier.”
 

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

Marrie: “Het is een dagelijks proces, waarbij ik het team stimuleer om door te zetten. Het vraagt in eerste instantie namelijk veel tijd, voordat het tijd oplevert. Die tijd moet je ook nemen, anders verhoogt het gevoel van druk. Het is een proces dat je met elkaar doet. We moeten dus allemaal begrijpen wat we aan het doen zijn, en waarom, om dingen te kunnen veranderen.”
 

Heeft uzelf of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie?

“We hebben deelgenomen aan een schrapsessie van Vilans. Daarvoor waren we al bezig om te kijken hoe we de administratieve lasten konden verlagen. Met onze multidisciplinaire werkgroep ‘TOP’ hebben we een lijst gemaakt van 93 punten.  Vervolgens hebben we de punten gekozen waar we zelf invloed op hebben en die veel tijdwinst op zouden kunnen leveren om mee aan de slag te gaan.

Via een Verbeterbord hielden we met het team de voortgang in de gaten. Er kwam pas een nieuw verbeterpunt op te staan als het vorige punt was opgelost. Ook hielden we een Excellijst bij met alle punten die we aan wilden pakken, daarachter de bijzonderheden of afspraken en via kleurmarkeringen (rood, oranje, groen) konden we in 1 oogopslag de stand van zaken zien. Daarnaast informeerden we met regelmaat de organisatie welke verbeterpunten we hadden gerealiseerd via een nieuwsbrief.

Onze tijdswinst als organisatie bleek maar liefst 87 uur per week te zijn, echt ver boven onze verwachtingen! Het meest verrassende was de besparing van 5 uur op rapporteren en 5 uur op de mondelinge overdracht tussen collega’s op een groep van 30 bewoners. Zo hebben we bijvoorbeeld looplijsten en de rapportage Algemene Dagelijkse Verrichtingen (ADL) aan het begin van een dienst geschrapt. De zorgprofessionals zijn bovendien kritischer en bewuster geworden, dus de vragen ‘waarom doen we dit, wat voegt het toe?’ stellen we ons nu veel vaker. Het Verbeterbord blijven we gebruiken en jaarlijks checken we of we hebben gedaan wat we hebben afgesproken.

De geboekte tijdswinst gaat direct naar de zorg voor de cliënten. Bijvoorbeeld naar meer activiteiten, zoals rustig samen ontbijten, vaker wandelen, gesprekken met naasten. Maar ook naar de omslag die we aan het maken zijn naar kleinschalig wonen, en daar de zorg op aan te passen.”

Heeft u een inspirerend ontregel-voorbeeld of praktische tip uit uw dagelijkse praktijk waar andere zorgverleners baat bij kunnen hebben?

“Laat de tijdswinst ook echt naar de bewoners zorg gaan in plaats van naar bezuinigingen. Zorg verder ook voor bewustwording op een plezierige manier. Afvinklijstjes lijken soms meer een doel dan een middel. We werkten in de communicatie bijvoorbeeld ook met tekstballonnetjes, zoals: ‘Bewustwording vergroten: stoppen met blinde vinkjes’. Geïnteresseerden zijn van harte welkom bij Het Parkhuis om meer te horen over onze ervaringen.”

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

“Wet- en regelgeving, omdat je daar zelf geen invloed op kunt uitoefenen. Het helpt als je begrijpt waarom een wet of regel er is.”