Interviews

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie? 

Ik werk momenteel voor twee organisaties, en vervul drie rollen; voor het ministerie van VWS ben ik binnen het programma Ondersteuning Passend Zorgaanbod (OPaZ) regio coördinator in Oost-Nederland, en ben ik daarnaast ontregelaar op de Ontregelbus, een onderdeel van het [Ont]regel de Zorg programma. Voor de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) ben ik adviseur voor het Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd.

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?

Een doorsnee werkdag bestaat voor mij eigenlijk niet. De verschillende rollen, die zich niet in een vast stramien laten vangen, maken elke dag anders. Het varieert van het schrijven van een artikel, verslag of een rapportage tot het voorbereiden op bijeenkomsten en overleggen. Ik heb dagelijks telefonisch contact met mijn collega’s maar natuurlijk ook met cliënten, zorgprofessionals, gemeenten, zorgkantoren etc. Dat gaat meestal over een zorgvraag maar zeker ook om gewoon even te vragen hoe het met iemand gaat. In deze tijd van veel fysieke afstand, is het zo belangrijk om elkaar in de gaten te houden en er voor elkaar te zijn.
Tot slot heb ik regelmatig online teamoverleggen maar ook grotere bijeenkomsten, webinars, denktanks en brainstorms. Af en toe trek ik er, samen met een mede ontregelaar, weer op uit om een zorginstelling te bezoeken en een sessie van de Ontregelbus te faciliteren. Ook met organisaties die al gestart zijn met ontregelen en behoefte hebben aan een frisse blik.

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

De zorgprofessionals die ik in mijn werk ontmoet, zijn bevlogen en zeer betrokken bij hun cliënten. Het liefst brengen ze zoveel mogelijk tijd met hen door en hebben de beste kwaliteit van zorg hoog in het vaandel staan. Helaas zijn deze zelfde zorgprofessionals te veel tijd kwijt aan administratieve lasten, die vaak voortkomen uit regels. Tijd die ten koste gaat van contact met hun cliënt en uiteindelijk ook ten koste van hun bevlogenheid. Het verminderen van de regeldruk is wat mij betreft dan ook essentieel om zorgprofessionals te behouden voor hun vak en ze dat te laten doen waarvoor ze ooit gekozen hebben: zorg verlenen.

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

Als ontregelaar op de Ontregelbus merk ik die inspanningen natuurlijk rechtstreeks. Door als lid van het ontregelteam langs te gaan bij zorginstellingen, en in een aantal sessies samen met de medewerkers en bestuurders te kijken waar ze zelf hun intern opgelegde regeldruk kunnen verminderen, mag ik een heel actieve bijdrage leveren. In het kort: we beginnen met een ontrafelsessie (verkenning), daarna volgt de ontregelsessie (top 3 regels met de meeste regeldruk), waarna tot slot de ontknoopsessie plaatsvindt (ontwarren van de belangrijkste interne bron regeldruk).
 

Heeft u of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? 

Als ontregelaar op de Ontregelbus ben ik natuurlijk actief bezig met het helpen ontregelen binnen zorginstellingen. Maar ook binnen OPaZ en OZJ kijken we doorlopend hoe we, vanuit de behoefte van de cliënt, gezamenlijk de ruimte kunnen vinden die nodig is om te kunnen voorzien in een, vaak complexe, zorgvraag. En hierbij worden regels, kaders en protocollen wanneer nodig kritisch onder de loep genomen en waar mogelijk passend gemaakt. Een voorbeeld hiervan is de Rommelruimte. Hierbij gaat het om de regelvrijheid, het anders kijken naar en omgaan met wet- en regelgeving. OPaZ heeft samen met ‘het veld’ bekeken wat de mogelijkheden en succesfactoren zijn.

De ervaring leert dat er altijd meer ruimte is dan we in eerste instantie denken. Zo hebben we de gespreksfolder ‘Rommelruimte’ ontwikkeld, een handig instrument voor (startende) kleinschalige zorginitiatieven om het gesprek met gemeente, zorgkantoor en andere organisaties beter te stroomlijnen.

We gaan hier altijd uit van het principe dat het systeem van regels en protocollen ondersteunend moeten zijn aan de mens met de zorgbehoefte, en niet andersom, zoals we helaas ook nog vaak tegenkomen.

Wat zou u(w organisatie) mogelijk kunnen doen hieraan?

De Ontregelbus heeft vanaf september vorig jaar ruim 20 zorginstellingen bezocht en heeft hen geholpen de interne regeldruk te verminderen. Hoewel de Ontregelbus door corona een aantal maanden heeft stilgestaan, zijn er al wel resultaten behaald; deze resultaten zijn terug te lezen in de uitgebreide tussenrapportage.

Vanaf 1 september dit jaar zijn we verder gegaan met de instellingen die dat wilden. Zolang de maatregelen tegen corona dat toelaten en zolang het aantal beschikbare plekken nog niet is bereikt, kunt u zich nog opgeven. De inschrijving sluit in december.

Bij OPaZ en OZJ vervullen we regelmatig een bemiddelende rol tussen partijen die verschillende belangen hebben, maar wel gezamenlijk een zorgvraag in willen vullen. Hoewel dat op het eerste gezicht weinig met regeldruk te maken lijkt te hebben, blijkt in de praktijk dat professionals zich vaak beperkt voelen door kaders en protocollen. In de bemiddelende rol kunnen we daar, met het cliëntperspectief voor ogen, de goede vragen over stellen. Dat leidt soms tot een mooie maatwerkoplossing die voorheen onmogelijk leek.

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

Ondanks ieders goede intenties merk je dat de belangen, die op de verschillende niveaus binnen organisaties en tussen organisaties spelen, regelmatig strijdig zijn met de behoefte van een zorgvrager. Zeker als een vraag complex is en meerdere domeinen bestrijkt, is het al snel nodig om samen buiten de gebaande paden te kijken en creatief te denken om een passende invulling te vinden. Ons huidige systeem van controle, sturing, regels, duidelijke kaders en afgebakende budgetten is daar minder geschikt voor en belemmert ons ook mentaal om helemaal vanuit de zorgvraag en de cliënt te kijken. Onbewust willen de meesten van ons, of eigenlijk ons brein, allemaal toch graag zoveel mogelijk passend in duidelijke hokjes hebben. Dat is menselijk en we doen er allemaal aan mee, maar dat maakt wel dat het voor de groep kwetsbare mensen die meer nodig hebben dan een standaardpakket zorg en/of hulp, lastig is om een passende invulling van hun vraag te krijgen.

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie? 

Ik werk bij het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG), hét stadsziekenhuis van Amsterdam.  Ik ben daar verpleegkundige, teamleider en de Chief Nursing Information Officer (CNIO).

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?

Ik heb verschillende functies in het OLVG. Een deel van de week ben ik teamleider van de Medisch Psychiatrische unit. Op die afdeling werk ik ook 1 dag per week als verpleegkundige in de patiëntenzorg. Het andere deel van de week ben ik als CNIO verantwoordelijk voor informatisering en innovatie van het verpleegkundig vak en de verpleegkundige beroepsgroep. Samen met anderen geef ik richting en invulling aan de digitale koers van het OLVG. Het is daarbij mijn taak om steeds weer de link te leggen met verpleegkundigen. Ik ben betrokken bij veel projecten om informatisering en de verpleegkundige beroepsinhoud met elkaar te verbinden. In de praktijk betekent dat vooral praten met veel verschillende collega’s binnen en buiten het OLVG. Zo zit ik onder andere in een regionale stuurgroep van een project om de verpleegkundige overdracht digitaal uit te wisselen. Naast richtinggevend zie ik mezelf vooral ook als ‘verbindingsofficier’.

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

Verpleegkundigen ervaren veel regeldruk. Soms komt dat voort uit externe regels en afspraken. Maar een belangrijk deel van de ervaren regeldruk ontstaat ook door interne regels, procedures en systemen die niet optimaal ingericht zijn om de verpleegkundige te ondersteunen in zijn of haar vak. Ik zie het voor mezelf als een belangrijke taak om digitalisering en innovatie in te zetten om systemen en processen slimmer te maken, zodat deze wél ondersteunend zijn aan de zorgverlener. Systemen zoals een EPD kunnen je werk als verpleegkundige juist makkelijker maken, maar daar moeten we wel wat voor doen als professionals.

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

Ik merk meer en meer dat de landelijke beweging ook ‘landt’ op de werkvloer. Landelijke ontregel initiatieven zijn mooi, maar deze vertalen en daadwerkelijk invoeren op de werkvloer vraagt toch veel inspanning. Het gaat daarbij echt om een omslag in werken vanuit vertrouwen en professionaliteit. In het OLVG hebben we die slag dit jaar echt gemaakt, maar we zijn er nog niet. Vooral  aanpassingen in systemen kosten veel tijd. Ik zie bijvoorbeeld ook dat er veel winst is te behalen in het digitaliseren en standaardiseren van de verpleegkundige overdracht tussen ziekenhuis en verpleeghuizen en wijkverpleegkundigen. Maar dat is geen ‘quick win’, want het vraagt om afspraken tussen organisaties maar ook aanpassingen van de ICT/EPD leverancier.

Heeft u of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? 

Het OLVG is betrokken geweest bij diverse landelijke schrapsessies, onder andere met ons Verpleegkundig Stafconvent. Daarnaast is OLVG met enkele samenwerkingspartners in Amsterdam vanaf het begin betrokken bij het programma InZicht. InZicht is een programma van het ministerie van VWS dat de elektronische gegevensuitwisseling in de langdurige zorg versnelt. Gegevensuitwisseling tussen cliënt en zorgprofessional, tussen zorgprofessionals onderling én tussen de langdurige en curatieve (ziekenhuis) zorg.

Wat zou u(w organisatie) mogelijk kunnen doen hieraan?

Het OLVG is dus actief betrokken bij InZicht. Wij gebruiken dit programma om met enkele andere ziekenhuizen en VVT instellingen de verpleegkundige overdracht te digitaliseren en ontregelen. We gebruiken hiervoor de informatiestandaard eOverdracht. Bij een verpleegkundige overdracht moet elke verpleegkundige of verzorgende nu nog gegevens afkomstig van andere organisaties handmatig in het eigen systeem invoeren. Dit kost veel tijd, is niet efficiënt en foutgevoelig. Met eOverdracht is er nu ook een elektronische manier om gegevens efficiënt en foutloos te registreren en over te dragen. Bij de overplaatsing van een cliënt kunnen verpleegkundigen en verzorgenden hierdoor de relevante zorggegevens uitwisselen en hergebruiken. Zo kunnen zij de zorg beter voortzetten. Bovendien kan hiermee een verwachte tijdwinst (minder overtypen, knippen en plakken) van ongeveer 20 minuten per overdracht worden behaald. 

Vanuit het programma InZicht hebben we onze eigen overdrachtsprocessen geanalyseerd. We zagen daarbij dat dezelfde informatie meerdere keren wordt verzameld en overgetypt. Alleen dat inzicht al heeft ons geholpen om het overdrachtsproces te verbeteren en efficiënter te maken. De volgende stap waar we nu hard aan werken is om de overdracht ook daadwerkelijk rechtstreeks van het ene EPD naar het andere EPD te kunnen versturen. Dat is belangrijk, want hierdoor kan de verpleegkundige altijd op basis van actuele informatie de juiste zorg verlenen. En dat zonder informatie over te typen met kans op fouten en bijbehorend tijdsverlies. Op die manier volgt de informatie echt de patiënt tussen verschillende instellingen en zorgverleners.

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

Voor het slagen van de digitale verpleegkundige overdracht hebben we alle betrokken EPD/ICT leveranciers nodig. Doordat het altijd om informatie-uitwisseling tussen meerdere instellingen gaat, gaat het ook over meerdere leveranciers. Die zijn bereid om mee te werken, maar dat is wel een traag proces dat nu al meerdere jaren in beslag neemt. Dat komt met name doordat leveranciers ook voor allerlei andere zaken continu hun systemen moeten aanpassen, en het is soms lastig om dan invloed uit te oefenen op wat prioriteit krijgt. Wat helpt is dat er een duidelijke informatiestandaard ligt voor de verpleegkundige overdracht (eOverdracht). Daarnaast gaat nieuwe wetgeving helpen om de digitalisering te versnellen, kijk hiervoor op de website internetconsultatie.nl

Minder regels én een goed gesprek

De hoeveelheid regels en zaken die vastgelegd moeten worden leiden vaak tot veel frustraties voor zorgverleners. Maar hoe kom je tot nieuwe afspraken die tijd in administratie besparen en dus meer tijd voor de cliënt opleveren? Dichterbij, zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking, nam de proef op de som en ging ermee aan de slag. ‘Het bleek een goede basis om opnieuw met elkaar in gesprek te gaan over wat wij verstaan onder goede zorg.’

‘Vanaf verschillende kanten kwamen er signalen dat het met minder regels zou moeten kunnen, stelt Cassandra Verspeek, kwaliteitsadviseur bij Dichterbij. Die wens leeft niet alleen bij de zorgteams. Ook de invoering van meer zelforganisatie bij Dichterbij maakte dat we nog eens kritisch zijn gaan kijken naar wat er nu echt nodig is qua administratie. Want zelforganisatie is vooral bedoeld om teams in staat te stellen te werken aan betere zorg. Daarvoor moet je kritisch nadenken welke regels en registraties noodzakelijk zijn en waar je professionals niet mee moet lastig vallen’.

Het kan met minder

Na de bijeenkomst ‘minder papier, meer tijd voor zorg’ te hebben gevolgd bij Vilans, is Cassandra er binnen de eigen organisatie mee aan de slag gegaan. ‘Het is natuurlijk heel inspirerend om samen met teams zogenaamde “schrapsessies” te organiseren. Daarin werd al vrij snel duidelijk dat we niet alleen veel vastleggen “omdat het moet van de wet of het zorgkantoor”, maar ook omdat we het zelf zo afgesproken hebben. Om een voorbeeld te geven: we hebben een intern meldingsformulier voor agressie-incidenten met 46 vragen die beantwoord moesten worden, weten terug te brengen tot vijftien vragen, waarmee ook prima overgebracht kan worden wat er is gebeurd.’

Het mooie is dat het streven om de administratieve lasten te beperken bijna als vanzelf leidt tot een gesprek over de bedoeling achter de regels: waarom doen we dit? Wat willen we hiermee bereiken? Heeft de cliënt hier baat bij? ‘Zo wordt het schrappen van regels een aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan over zinvolle zorg en hoe we die organiseren’, aldus Cassandra.

Samen met verzekeraar

Maar niet alleen intern is Dichterbij met het thema aan de slag gegaan. Ook is overlegd met vertegenwoordigers van zorgkantoor VGZ en medewerkers van Dichterbij om te kijken of het vastleggen en uitwisselen van gegevens handiger kon. ‘Ook dat heeft tot vermindering van administratie geleid’, zegt Cassandra. ‘Enerzijds omdat de mensen uit de praktijk heel goed inzichtelijk konden maken waar ze tegenaan liepen. Anderzijds doordat nu al gauw het gesprek kwam op de vraag naar de bedoeling van al die handelingen.’

Een voorbeeld

In de inkoopovereenkomst vereist het Zorgkantoor dat het ondersteuningsplan besproken is met de cliënt en zijn familie. Om dat aan te tonen moest daar een handtekening in inkt van de bewoner/familie onder. Cassandra: ‘de wet zegt dat het ondersteuningsplan “in overleg met de cliënt of vertegenwoordiger tot stand moet komen”. Een handtekening is hiervoor niet vereist. Maar de handtekeningeis van het Zorgkantoor leidde er toe dat er een heel administratief proces wordt opgetuigd om die handtekening te krijgen, kopieën te maken en die toe te sturen. Dat hebben we in overleg met VGZ vervangen door digitaal de instemming van cliënt en verwant vast te leggen. Het gaat erom hoe dat ondersteuningsplan tot stand is gekomen en hoe dat is geactualiseerd. Dat is de waar VGZ  inzicht in wil, het gaat niet om zo’n handtekening.’

Blijvend in gesprek

Uit het gesprek met Dichterbij is gebleken dat er opnieuw een gesprek moet plaatsvinden over de manier waarop wordt gewerkt. Alleen dan is het mogelijk om tegemoet te komen aan de wens tot minder regels en administratie. ‘Natuurlijk moet je binnen de richtlijnen en protocollen werken. Maar laten we er scherp op blijven dat je niet alles in regels en registraties hoeft vast te leggen. Dat is veel belangrijker dan een kwaliteitshandboek met ruim achthonderd documenten, die niemand van buiten kent. Het gesprek met elkaar voeren, in alle openheid, steeds weer, dat is voor mij de belangrijkste opbrengst geweest van dit traject. En dat blijven we doen!'

Regeldruk? Administratieve lasten? Hoe zit het nu echt? 7 vragen waarop zorgprofessionals antwoord geven. Hoe ervaren zij regeldruk? We kijken mee in hun dagelijkse werkpraktijk.

Lees verder op de pagina 'De Zeven met...'.