Goede voorbeelden van ontregelen
Bekijk goede voorbeelden op het gebied van ontregelen binnen het sociaal domein. We delen hier ook video's en een aantal van de presentaties van de Landelijke Schrapweek Jeugd, allemaal voorbeelden van succesvol ontregelen.
Zelf aan de slag met ontregelen?
Laat u inspireren om ook zelf aan de slag te gaan met het verminderen van administratieve lasten!
-
Deze organisaties gingen u voor...
-
Pilot SOS
In oktober 2020 zijn twaalf studenten van de bachelor Psychologie bij GGz Breburg gestart als studentondersteuners voor specialisten (SOS’ers). Het doel van deze pilot is om te verkennen hoe de inzet van SOS’ers voor behandelaren kan leiden tot minder administratieve lasten, meer werkplezier en betere zorg. De studenten ontlasten de behandelaren door allerlei administratieve taken over te nemen, zoals intakeverslagen schrijven, samenvatten en voorbereiden van dossiers en gesprekken of bijvoorbeeld het nabellen van de huisarts over praktische zaken. Doordat zij dit doen binnen diverse afdelingen van GGz Breburg (verschillend in samenstelling, behandelfocus en doelgroep) krijgen de studenten een inkijk in werken binnen de ggz. Tijdens de pilot is aan iedere SOS’er een behandelaar verbonden, die zowel op professioneel als persoonlijk vlak als begeleider fungeert. Daarnaast hebben de studenten ook onderling intervisie om van elkaar te leren en samen hun takenpakket vorm te geven.
Wat levert het op?
De pilot is in augustus afgerond en inmiddels geevalueerd. Tijdens de evaluatie is duidelijk geworden dat de inzet van SOS’ers een positief effect lijkt te hebben op een groot aantal factoren, waaronder:
- Een lagere ervaren werkdruk;
- Meer werkplezier;
- Een afname van achterstallige administratie;
- Een betere directe/indirecte tijd verhouding;
- Een hogere clienttevredenheid;
Kortom, de inzet van SOS’ers lijkt positief bij te dragen aan het doel om behandelaren meer ruimte te geven om te doen wat zij graag doen: behandelen!
Kansen voor de toekomst
Naar aanleiding van de uitkomsten van de pilot verwachten Francisco en Anneloes dat er in de toekomst veel winst te behalen valt met de inzet van SOS’ers. Naast de voordelige effecten voor behandelaren waren ook cliënten positief over de pilot. Zij ervoeren meer tijd voor het bespreken van doelen en onderwerpen met de behandelaar, wat hopelijk bijdraagt aan effectievere behandelingen en daarmee meer tevredenheid en kortere wachttijden. Een andere belangrijke kans voor de toekomst is de maatschappelijke impact die het project kan hebben: door jonge psychologiestudenten al vroeg kennis te laten maken met - en te interesseren voor - het werkveld van de GGZ hoopt GGz Breburg het tekort aan ggz-behandelaren terug te dringen.
Waardevolle koppeling
Francisco en Anneloes vertellen dat ze met de pilot hebben gekozen voor een bottom-up aanpak, waarbij ze het belang voor behandelaren en studenten voorop hebben gezet. Juist het koppelen van (de belangen van) deze groepen, maakt de pilot zo krachtig: enerzijds evalueren behandelaren de SOS’ers, maar anderszijds evalueren de SOS’ers ook hun werkplek. Een aandachtspunt voor het vervolg is dat het takenpakket van de SOS’er nog verder uitgekristallisseerd kan worden. Hiermee kunnen de administratieve lasten voor behandelaren potentieel verder worden teruggedrongen en wordt het takenpakket voor de SOS’er uitdagender.
Hoe verder?
De pilot met SOS’ers is zo goed bevallen dat GGz Breburg voor het studiejaar sep 2021/sep 2022 22 nieuwe SOS’ers heeft gerecruiteerd! -
Gemeenschappelijke regeling
Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond is de gecertificeerde instelling (GI) voor jeugdbescherming en jeugdreclassering in de regio Rotterdam Rijnmond. De 15 gemeenten in deze regio hebben gezamenlijk de inkoop van specialistische jeugdhulp vormgegeven in de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond (GRJR). De GRJR is primair opdrachtgever van JBRR. Samen hebben zij goede contractafspraken gemaakt, o.a. over het woonplaatsbeginsel.
Woonplaatsbeginsel
In het kader van het woonplaatsbeginsel levert JBRR diensten aan andere gemeenten en gemeentelijke inkoopregio’s buiten de regio Rotterdam Rijnmond. Voor het factureren van deze buitenregionale diensten moet JBRR aparte contracten afsluiten. Omgekeerd moeten andere collega-GI’s op hun beurt voor een aantal van hun cliënten bij de regio Rotterdam Rijnmond contracteren en factureren. Het verlenen van diensten buiten de eigen regio levert GI’s en gemeenten ontzettend veel administratieve rompslomp op. JBRR en de regio Rotterdam Rijnmond zijn samen om de tafel gegaan om te kijken hoe dit slimmer, makkelijker en minder bureaucratisch kon.
Formatieplaats vergoed
Bij de start van het woonplaatsbeginsel in 2015 hebben JBRR en regio Rotterdam Rijnmond een werkwijze bedacht om het proces zo simpel mogelijk te houden. De oplossing is als volgt: regio Rotterdam Rijnmond sluit zelf geen contracten af met andere GI’s, maar laat de facturering via JBRR lopen. JBRR controleert of de dienstverlening rechtmatig is geleverd en betaalt vervolgens de factuur van collega-GI’s, zonder gesteggel over contracten of tarieven. In ruil voor deze administratieve taak krijgt JBRR een formatieplaats vergoed van regio Rotterdam Rijnmond. Dharam: “door deze regeling hebben wij één medewerker in dienst die dit regelt, maar anders kost het de GRJR misschien wel het viervoudige!”
Uitdaging efficiency
Tot Dharam’s teleurstelling is regio Rotterdam Rijnmond momenteel de enige regio die op deze manier werkt. Hij vertelt hoe frustrerend dat soms kan zijn: “wanneer wij een maatregel hebben die we moeten uitvoeren buiten onze regio, wordt na het uitvoeren van de dienstverlening bekeken wie er gaat betalen. Het inkoopbeleid van de regio of gemeente biedt vaak weinig ruimte voor nuance met lange discussies - o.a. over tarieven - tot gevolg. Het is omslachtig en inefficiënt maar helaas wel de realiteit waar je als organisatie tegenaan loopt. En dat terwijl we onze tijd zoveel beter kunnen besteden aan zaken die echt van waarde zijn voor het primaire proces.”
Sterk partnership
De samenwerking tussen regio Rotterdam Rijnmond en JBRR komt voort uit een goedwerkende partnership. Dharam benadrukt dat voor een dergelijk partnership het belangrijk is dat je als expertise-partner je positie pakt. Hij ziet het veel om zich heen gebeuren dat organisaties te klein zijn of te druk met hun eigen bedrijfsvoering om deze positie te pakken. “Dat is zonde, want als je een goed voorstel hebt en je pakt erop door, heeft zo’n initiatief veel waarde voor alle partijen.”
Oproep aan gemeenten en gemeentelijke inkoopregio’s
Dharam roept gemeenten op om zich te verdiepen in de werkwijze van regio Rotterdam Rijnmond en goed mee te denken over hun eigen rol daarin. Ga als gemeentelijke regio met de eigen regionale GI om tafel en zorg dat die het onderling met collega GI’s regelt, zonder complexe contracten. Ook is het belangrijk dat er geen discussies zijn over tarieven en dat elke GI, die buitenregionaal werkt, zijn eigen tarieven vergoed krijgt. Zo krijg je het meest eenvoudige proces, houd je de kennis bij de expertise-partner, zit je niet met complexe aanbestedingen en kun je bureaucratie voorkomen.
-
Inspiratie en commitment
De start van deze mooie mijlpaal ligt bij een schrapsessie van [Ont]Regel de Zorg. Hier nam een van de Friese wethouders de uitdaging op zich om in heel Friesland te gaan werken met één gezamenlijk ondersteuningsplan. Professionals van gemeenten en zorgaanbieders kwamen samen tot de conclusie dat de vele, verschillende plannen ten koste gaan van effectieve samenwerking en zorg. Doordat verschillende partijen steeds opnieuw dezelfde informatie uitvragen bij kind en gezin duurt het onnodig lang voordat de hulpvrager daadwerkelijk kan worden geholpen. Door met minder verschillende plannen te werken heeft dat een positieve impact op de efficiëntie van hulp en is er minder overbodige administratie.Gezamenlijk ondersteuningsplan
Maar hoe kom je tot één plan? Trudy: “we zijn heel simpel begonnen om alle plannen naast elkaar neer te leggen: wat hebben we nu eigenlijk? Daarna hebben we betrokkenen gevraagd: als je zelf een hulpvraag zou hebben, welk plan hoop je dan dat er over jou gemaakt wordt? Hier kwam het plan uitrollen van de gemeente Heereveen, waar we vervolgens verder aan zijn gaan bouwen. In verschillende werkgroepen zijn we aan de slag gegaan met jongeren, gedragswetenschappers uit gebiedsteams en beleidsadviseurs van de gemeenten. Daarnaast zijn ook informatiesessies georganiseerd met o.a. zorgaanbieders, gecertificeerde instellingen en de jeugdgezondheidszorg. De belangrijkste uitkomst was dat er niet één plan voor de hele keten kon worden ontwikkeld. De informatiebehoefte en -verplichting van partijen was daarvoor te verschillend. De meeste impact zet hem in de informatievoorziening aan de voorkant: de toegang tot jeugdhulp. Daarom zijn we ons gaan richten op een gezamenlijk ondersteuningsplan voor alle gemeenten.Onafhankelijke partij
Het heeft ruim een jaar gekost om met alle gemeenten tot één ondersteuningsplan te komen. Gemeenten moesten zich op elkaar aanpassen en samen bepalen wat de inhoud van het ondersteuningsplan moest zijn. Tijdens deze discussies hielp het enorm dat Foar Fryske Bern als onafhankelijk actieprogramma het hoofddoel kon bewaken: hoe gaan we het samen voor de burger makkelijker maken? Zo kon de focus steeds worden gelegd op het belang van het kind.
Uitdaging
Inmiddels is het ondersteuningsplan door alle Friese gemeenten goedgekeurd en wordt deze vanaf 1 januari 2022 ingevoerd. De doelstelling van het plan - sneller en makkelijker naar passende hulp - valt of staat met het gebruik ervan. Door het nieuwe, gezamenlijke ondersteuningsplan weet de zorgaanbieder welke informatie hij minimaal kan verwachten én hoe de gemeente tot inzet van deze hulp heeft besloten. Toch werkt het ondersteuningsplan alleen als de informatie ook daadwerkelijk gebruikt wordt door aanbieders. Om elkaar kennis en professionaliteit te waarderen, maar ook ter discussie te stellen wanneer dat nodig is. Dát leidt tot betere zorg.
Droom voor de toekomst
Momenteel loopt er vanuit Foar Fryske Bern een pilot voor het opzetten van een digitaal platform, Friese Jeugdzorg Online, waarin alle informatie van de burger samenkomt. De hulpvrager kiest wie welke informatie mag zien om goed te kunnen helpen. De positie van kind en gezin wordt hiermee versterkt. Ze hebben meer zicht op wat er over hun opgeschreven wordt en wie dat kan lezen.Het actieprogramma Foar Fryske Bern stopt per maart 2022 en dus is het aan de gemeenten om hier met elkaar een vervolg aan te geven. Trudy hoopt dat de Friese gemeenten inzien dat zij veel meer zaken op regio-niveau kunnen regelen, maar put ook hoop dat zij zich daar tot nu toe erg bereid in hebben getoond. “Minder diversiteit in het proces om tot de juiste hulp te komen betekent niet dat er minder ruimte is voor eigenheid. Die zit hem juist in de mens en hoe je je professionals toerust om het goede te doen. Ik denk dat het de gelijkwaardigheid juist versterkt.”
Tips
Trudy geeft een aantal tips voor het verminderen van administratieve lasten:- Luister goed naar elkaar en hoor écht wat een ander te zeggen heeft. Benut de kennis die er is en probeer te begrijpen waarom het niet gelukt is om iets al eerder te veranderen.
- Blijf doorzetten. Ook al is een probleem hardnekkig, bijt je erin vast en laat niet los.
- En vooral: zet het belang van het kind en gezin voorop. Dit moet radicaal op één staan.
Individueel willen we allemaal wat anders, maar kijk naar het belang van de burger: wat kunnen wij doen om het voor die burger makkelijker te maken? Het is belangrijk om je daar verantwoordelijk voor te voelen.
-
Weerstand onder behandelaren
Minder tijdschrijven, dat wil toch iedere professional? Een enquête binnen GGz Breburg had echter een verrassende uitkomst. Hoewel het merendeel van de behandelaren geloofde in de verwachte tijdsbesparing, bleek twee derde tegen het idee. Jan verklaart het als volgt: “Registeren zit zo in de haarvaten van het systeem ingesleten, dat behandelaren bijna niet meer zonder kunnen. Want als je indirecte tijd niet meer registreert, hoe moet je dan verantwoorden? Hoe moet je dan aan je manager en je organisatie laten zien dat je druk en goed bezig bent? De laatste jaren is er ontzettend gehamerd op productie en productiviteit. Voor behandelaren bleek het heel moeilijk die controle los te laten.“Doorzetten
Ondanks het signaal van de behandelaren kozen directie en Raad van Bestuur ervoor om toch door te gaan met het stoppen van het schrijven van indirecte tijd. Enerzijds vanwege de invoering van het Zorgprestatiemodel per 1 januari 2022, waarbij indirecte tijd niet meer geschreven hoeft te worden, maar anderzijds voor nog iets veel belangrijkers: “binnen GGz Breburg willen we toe naar een andere manier van samenwerken. Eentje waarin er veel meer ruimte is voor inhoud en vertrouwen in de medewerkers in plaats van controle en verantwoording op basis van urenregistratie. Dus we zijn het toch gaan doen!”Uitgaan van vertrouwen
Met rugdekking van het bestuur en de nodige aanpassingen in het softwaresysteem is de organisatie met hun financiers in gesprek gegaan. Hiervoor hebben zij zowel met zorgverzekeraars als met gemeenten gesproken. Jan: “De gesprekken met de financiers waren het uitdagendst. De partijen ondersteunden de gedachte van minder administratie, maar waren ook angstig over de financiële impact en verantwoording. Want hoe ga je monitoren dat zorggeld rechtmatig wordt uitgegeven als je geen zicht hebt op wat iemand heeft gedaan? Het duurde even voordat we hier een consensus in hadden bereikt, maar uiteindelijk zijn we het gewoon gaan doen en hebben we er vertrouwen in dat we dit goed kunnen verantwoorden.”Landen in de organisatie
Op 1 april 2021 was het dan zover: GGz Breburg stopte met de registratie van indirecte tijd. Wat merkt Jan tot nu toe van de verandering? “De meeste vragen die worden gesteld gaan over verantwoording: komt het opslagpercentage wel overeen met mijn werkelijke indirecte tijd, hoe verantwoord ik mijn indirecte tijd als ik het niet meer registreer, et cetera. We zijn inmiddels een aantal weken bezig, maar het zal nog wel even duren voordat het merendeel van de behandelaren eraan gewend is dat detailregistratie niet meer nodig is. We sturen nu op directe tijd en dat is zowel voor behandelaren als voor managers flink wennen. Het vereist echt een cultuurverandering die je samen moet doorleven: elkaar vertrouwen, samen beslissen, gedeelde regie. Ik zie het als iets positiefs dat we nu al aan die cultuurverandering werken, zodat we daar aan gewend zijn als we straks over gaan op het Zorgprestatiemodel.”Tips
Als tips voor andere organisaties die willen stoppen met de registratie van indirecte tijd, geeft Jan de volgende adviezen mee:- Houd rekening met cultuur en gedrag. Het verantwoorden van tijd is er de afgelopen jaren enorm ingehamerd bij behandelaren. De cultuur, het gedrag en de gewoontes die we nu moeten afleren zijn ontzettend hardnekkig. Verkijk je daar niet op!
- Communicatie, communicatie, communicatie: dat is ontzettend belangrijk als je zo’n ingrijpende verandering wilt laten landen in de organisatie. Behandelaren zitten met veel vragen en om hen gerust te kunnen stellen moet je hun vragen kunnen beantwoorden. Neem dus de tijd om het proces goed te doordenken, zodat je de antwoorden paraat hebt als je start met communiceren.
- Op een bepaald moment moet je gewoon het lef hebben om te zeggen: we gaan het doen! We zien de voordelen, we zijn ervan overtuigd dat we die kant op willen, dus we gaan het gewoon doen!
Lees ook het verhaal van GGz Centraal: Meer tijd door minder registreren bij GGz Centraal | Nieuwsbericht | Vindplaats Inkoop Sociaal Domein -
Kennismaken met Ouder- en Kindteams Amsterdam
Met 22 wijkteams en twee onderwijsteams verzorgt Ouder- en Kindteams Amsterdam laagdrempelige jeugd- en gezondheidszorg aan jeugdigen en ouders. De teams bestaan uit ouder- en kindadviseurs en jeugdverpleegkundigen, -psychologen en – artsen. Ze dragen in grote mate bij aan de zorg voor kinderen in Amsterdam, zowel op het gebied van preventie als jeugdhulp. Waar nodig betrekken zij in overleg met het gezin specialistische jeugdhulp.
Ruimte en vertrouwen
Al bij de start in 2015 wilde de organisatie het anders doen. Minder administratie, meer tijd voor de jeugd. Want daar gaat het om. De gemeente Amsterdam deelde deze visie en stond open voor een werkwijze met meer ruimte én vertrouwen voor de professionals. De oplossing werd gevonden in een jaarlijks ‘online dagboekjesonderzoek’.Dagboekjesonderzoek
De aanpak is simpel. Alle professionals registreren één dag per jaar hun werkzaamheden in een online dagboekje. Voorafgaand aan het onderzoek zijn de verschillende activiteitencategorieën vastgesteld waaruit medewerkers kunnen kiezen. Voorbeelden van activiteiten zijn korte contacten met jeugdigen en ouders, voorbereiding en registratie, contacten met andere professionals of relatiebeheer in de wijk. Door de registratiedagen over twee weken te verspreiden, ontstaat een representatief en betrouwbaar beeld van de gemiddelde tijdsverdeling van medewerkers.
“Ik hou niet van registeren en tijdschrijven. Het kost naar mijn idee vaak te veel tijd in verhouding tot je werk met ouders en kinderen. Een dagboek bijhouden is iets anders. Je schrijft over jezelf en over wat je die dag gedaan hebt, en het hoeft maar eens per jaar. Tijdschrijven voelt als iets wat je voor de organisatie doet, een dagboekje bijhouden doe je meer voor jezelf.’ – Josje, ouder- en kindadviseur.
Rapportage en dialoogIs het echt zo eenvoudig? Ja! De uitkomsten van het onderzoek geven niet alleen inzicht in de taken en tijdsbesteding, maar ook in de thematiek van het werk en de verdeling tussen verschillende doelgroepen en wijken. Doordat het dagboekjesonderzoek al zes jaar op rij wordt uitgevoerd, worden ook de ontwikkelingen ten opzichte van eerdere jaren bijgehouden. Op basis van deze informatie gaan directie, teamleiders en medewerkers met elkaar in gesprek om samen te leren en verbeteren. Ook worden de resultaten van het onderzoek meegenomen in het gesprek met de gemeente Amsterdam.
‘Je krijgt door het invullen van het dagboekjesonderzoek veel inzicht in wat je doet en welk doel dat dient. Zo werd mij duidelijk dat ik veel tijd kwijt ben aan overleggen, terwijl die niet altijd ten dienste staan van de ouders en jongeren. Ik vraag me nu sneller af: wat levert dit overleg het gezin op? Is het zinvol?’ - Rosa, ouder- en kindadviseur.
Maak stoppen met tijdschrijven ook bespreekbaar in jouw organisatie en laat je inspireren. Deze tips geeft Ouder- en Kindteams Amsterdam je graag mee:
1. Neem medewerkers mee in het nut en de noodzaak van inzicht in activiteiten.
2. Kies voor een tool die makkelijk in gebruik is.
3. Koppel snel resultaten terug en ga samen in gesprek over de betekenis.
4. Wees kritisch in het toevoegen van administratie: is het echt nodig?
5. En: minder administratie gaat verder dan stoppen met tijdschrijven. Het is een mindset!
-
Frustratie
Tot 2018 werkte de gemeente Haarlemmermeer met een taakgerichte financiering, waarbij er jaarlijks een vast bedrag beschikbaar was voor het uitvoeren van de ambulante zorg. Toen er in 2018 opnieuw moest worden aanbesteed, stapte de gemeente over naar p*q financiering. Levvel schreef zich in, kreeg de aanbesteding gegund en medewerkers moesten gaan tijdschrijven. Een half jaar later bleek de frustratie rondom tijdschrijven onder professionals ontzettend groot.
Deborah: “Het was een heel administratief proces om professionals na te jagen om hun uren goed te schrijven. Dat is niet alleen vervelend voor de mensen die nagejaagd worden, maar ook voor degenen die moeten najagen. Daarbij kost het medewerkers zo een half uur tot een uur per dag om goed hun uren te registreren voor de verschillende cliënten die ze zien en voelen ze zich ontzettend gecontroleerd.”
Meer inzicht en minder bureaucratie
Deborah ging het gesprek aan met de gemeente Haarlemmermeer om samen tot een werkbare oplossing te komen voor beide partijen. Een belangrijk bespreekpunt was de keuze van de gemeente om te wisselen van financieringsvorm (van taakgericht naar inspanningsgericht) en de achterliggende informatiewens. Deborah: “Samen kwamen we tot de conclusie dat het de gemeente niet zozeer ging om hoeveel uur er werd geleverd, maar dat zij vooral inzicht wilden hebben in zaken zoals het soort gezinnen waar zorg aan wordt geleverd, hoeveel gezinnen dit zijn, of dit langdurige of kortdurende trajecten zijn, hoe intensief de zorg is, enzovoorts. Het was nooit de bedoeling van de gemeente om door een wijziging in de financiering zoveel extra administratie voor professionals te veroorzaken. Zij wilden graag meedenken over een alternatieve werkwijze met minder bureaucratie.”
Ga uit van de gemiddelde inzet
Op zoek naar een oplossing dook Deborah in het contract met de gemeente Haarlemmermeer, en met resultaat! In het contract bleek ruimte om niet ieder uur te registreren, maar uit te gaan van een gemiddeld aantal uur zorg per etmaal voor verschillende zorg-zwaartecategorieën. Het aantal dagen dat een cliënt in zorg is, maal de gemiddelde inzet per dag, wordt gefactureerd. Hierdoor hoeven medewerkers geen tijd meer te schrijven en krijgt de gemeente alsnog de informatie die zij graag willen.
Vertrouw in de professional
Door uit te gaan van een gemiddeld aantal uur zorg ligt het vertrouwen weer bij de professional om binnen dit gemiddelde de juiste dingen te doen. Ook is het ontzettend fijn dat het systeem alles bijhoudt. Deborah is groot voorstander om het systeem voor je te laten werken en niet tegen je: “Gebruik het systeem op een makkelijke manier, zodat je data met elkaar kunt combineren. Bij Levvel wordt er afgerekend op het aantal zorgdagen dat het systeem zelf heeft berekend, daar hoeft geen hulpverlener iets voor te doen. Zo simpel kan het zijn!”
Tips
Deborah heeft een aantal tips voor organisaties die willen stoppen met tijdschrijven:- Ga het gesprek met de gemeente al in de marktconsultatiefase van de aanbesteding aan. Hoe eerder je weet van elkaars behoeften en wensen, hoe beter! Waarom wil een gemeente wisselen van financieringsvorm? Wat heeft een gemeente nodig aan informatie? Waarom en waarover willen zij controle?
- Wees transparant naar elkaar en hanteer een open houding over wat het kost en wat je doet.
Als je deze zaken goed kunt onderbouwen, biedt dat meer ruimte om andere zaken en ideeën (zoals administratieve lasten) te bespreken. Voor zorgaanbieders is hier een taak weggelegd om zaken zo transparant mogelijk met de gemeente te delen en hen inzicht te geven en mee te nemen in wat een aanbieder doet. - Maak optimaal gebruik van de data die je tot je beschikking hebt. Doordat medewerkers bij Levvel voor een aantal maanden tijd hadden geschreven, lag er een mooie onderbouwing om de gemiddeldes op te baseren. Ook voor controllers, accountants en gemeenteambtenaren is dit fijn.
- Vergroot het werkplezier van professionals door hen het vertrouwen te geven dat ze hun werk goed doen.
-
JENS
In 2018 kozen de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal ervoor om de voorziening in basisjeugdhulp (ambulante jeugdhulp & lokale preventieve activiteiten) als één opdracht in de markt te zetten via Europese aanbesteding. Deze opdracht is gegund aan JENS, een samenwerkingsverband van vier zorginstellingen en drie welzijnsorganisaties: Alcander, Koraal, MeanderGroep, Mondriaan, Radar, Welsun en XONAR. Sinds de start van JENS op 1 januari 2019 verzorgen zij de preventieve en ambulante jeugdhulp in de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal.
Werkwijze JENS
JENS organiseert de zorg en ondersteuning in gebiedsteams. In deze gebiedsteams bekijken professionals vanuit verschillende expertises samen wat er nodig is om de cliënt te helpen. De professionals maken met de cliënt aan de voorkant afspraken over welke hulp ze inzetten. Iedere drie maanden wordt geëvalueerd hoe het ervoor staat met de hulpvraag. Als de hulpvraag niet is opgelost binnen de afgesproken termijn, dan bespreken ze wat daar de reden voor is en bekijken ze samen wat er verder nodig is. Wanneer het gebiedsteam niet de benodigde hulp kan leveren die nodig is om een cliënt verder te helpen, wordt gekeken welke zorgaanbieder in samenwerking met JENS wel de benodigde zorg kan bieden. In totaal werkt JENS samen met zo’n 65 andere zorgaanbieders.
Uitgangspunten samenwerking
Een belangrijk uitgangspunt van JENS is dat zij de vrijheid hebben om de basisjeugdhulp in de drie gemeenten zelf te organiseren. Voor het uitvoeren van de basisjeugdhulp wordt JENS taakgericht gefinancierd door de gemeenten. Dit houdt in dat JENS jaarlijks een vast bedrag ontvangt om de basisjeugdhulp uit te voeren. Omdat er geen verantwoording plaatsvindt op individueel cliëntniveau, hoeven de professionals van JENS geen tijd te schrijven en houden zij meer tijd over om de zorg te leveren die de cliënten nodig hebben.
Uitdagingen
De start van de samenwerking tussen de gemeenten en JENS ging gepaard met een aantal uitdagingen. Zo moesten de gemeenten flink bezuinigen op de jeugdhulp, wat betekende dat er minder geld beschikbaar was. Er moest een systeem komen waarbij de zorg slimmer en efficiënter werd georganiseerd met zo min mogelijk administratieve lasten. De gemeenten kozen er bewust voor om een andere weg in te slaan: waar zij voorheen 250 losse contracten met zorgaanbieders hadden kozen zij nu voor één opdrachtnemer in de vorm van JENS.
JENS kreeg vanaf de start in januari 2019 direct te maken met een flinke transformatieopgave, zowel financieel als inhoudelijk. Dit resulteerde in een aantal lastige gesprekken met zorgaanbieders, waarbij het aantal gecontracteerde zorgaanbieders fors daalde van 250 naar 65. Tegelijkertijd leverde dit proces ook een belangrijk leermoment op. “Ga moeilijke gesprekken met zorgaanbieders niet uit de weg, maar zie het juist als een kans om met elkaar in gesprek te gaan”, zegt Sven Balk, directeur van JENS. “Belangrijk is om het gesprek over welke zorg nodig is op een gelijkwaardig niveau te voeren – van professional tot professional. Een onderdeel hiervan is dat je soms ook nee moet zeggen. Niet gemakkelijk, maar wel noodzakelijk om verder te kunnen bouwen.”
Verantwoording
Ondanks dat de professionals van JENS geen tijd schrijven, legt JENS op andere manieren verantwoording af aan de drie gemeenten over de zorg die het levert. Dit gebeurt aan de hand van een aantal Key Performance Indicatoren (KPI’s). Voorbeelden hiervan zijn o.a. de cliënttevredenheid, de medewerkerstevredenheid, de borging van veiligheid, het aantal geholpen cliënten, de duur van hulptrajecten, het type hulptrajecten etc. Met deze KPI’s sluit JENS zo goed mogelijk aan bij de landelijke CBS indicatoren, zodat extra registratie beperkt blijft.
Voer de dialoog
De belangrijkste tip die JENS wil meegeven aan andere organisaties die momenteel nog tijdschrijven: Voer met elkaar de dialoog! In het geval van JENS is het ontzettend belangrijk geweest om steeds in gesprek te gaan (en te blijven) met de drie gemeenten, de gecontracteerde zorgaanbieders en – niet te vergeten – de organisaties uit het samenwerkingsverband. Op al deze niveaus moet men continu werken aan de vertrouwensrelatie. Dat vertrouwen in elkaar zorgt er uiteindelijk voor dat professionals de ruimte krijgen om datgene te doen waar ze goed in zijn: zorg leveren! -
Introductie
Tijdens de Landelijke Schrapweek Jeugd te Haarlem hebben Janneke Smink, sociaal ondernemer bij Incluzio Hollands Kroon, en Elsbeth Koek, regiodirecteur bij Parlan, de handen ineengeslagen om samen tot actie te komen. Inmiddels heeft Janet Schut het stokje overgenomen van Janneke en geeft zij namens Incluzio Hollands Kroon uitvoering aan de implementatie. Meer over de gezamenlijke actie lees je hieronder!
Uitgangspunten
Het verminderen van administratieve lasten, dat is één van de doelen waar Janneke, Janet en Elsbeth zich hard voor maken. Wat begon met een actie tijdens de schrapweek om tijdschrijven af te schaffen is uitgegroeid tot een breder initiatief om de juiste zorg op het juiste moment in te zetten.
Aanpak
Vanuit dit uitgangspunt zijn Incluzio Hollands Kroon en jeugdhulporganisatie Parlan samen een pilot gestart, waarbij het wijkteam van Incluzio en de professionals van Parlan integraal samenwerken en hun kennis bij elkaar brengen. Vanaf 2018 is er al sprake van een soortgelijke samenwerking met De Opvoedpoli, die de basis heeft gevormd voor een doorontwikkeling met Parlan.
Voor de pilot zijn drie jeugdzorgprofessionals van Parlan beschikbaar gesteld om met het wijkteam aan de slag te gaan om datgene te doen wat het kind nodig heeft. De professionals van Parlan en het wijkteam kijken gezamenlijk naar welke zorg het gezin nodig heeft. Waar voorheen vooral werd gediscussieerd over de inzet van het juiste product en het kloppend maken van de administratie, ligt de nadruk nu op het toevoegen van expertise aan het wijkteam. De specialisten van Parlan sluiten aan bij wat het wijkteam al te bieden heeft. Het wijkteam blijft nauw betrokken, zodat ouders en kind niet steeds met nieuwe organisaties te maken krijgen. In plaats van het doorverwijzen van het kind wordt nu samengewerkt rondom het hele gezin. Een mooi voorbeeld van een integrale aanpak, waarbij zowel de behoeften van het kind als de professionaliteit en autonomie van de professionals centraal staan.
Een fijne bijkomstigheid voor de jeugdzorgprofessionals van Parlan: Uren-facturatie is overgegaan op fte-facturatie, waardoor zij geen tijd meer hoeven te schrijven. In de wijkteams van Incluzio Hollands Kroon is er sowieso geen sprake van tijdsregistratie. Professionals hebben de ruimte om datgene te doen wat nodig is.
Vervolg
Vanwege het succes van de pilot en het enthousiasme van de professionals worden de mogelijkheden bekeken om het aantal medewerkers van Parlan in de wijkteams te laten groeien. Daarnaast is Incluzio Hollands Kroon in gesprek met de GGZ (jeugd en volwassenen) om op een andere manier samen te werken en kennis te bundelen, bijvoorbeeld in het geval van echtscheiding, hechtingsproblematiek of trauma.
Successen en leermomenten
De pilot heeft laten zien dat integraal samenwerken en het onderling uitwisselen van kennis bijdraagt aan het inzetten van de juiste zorg op het juiste moment. Het is daarbij wel van belang dat beide partijen open staan voor een andere manier van werken. Janneke, Janet en Elsbeth merken op dat het voor velen lastig is om over deze drempel heen te stappen. “Mensen zien vaak niet dat een andere manier van werken voordelen kan hebben, zeker niet als het op de oude manier gewoon goed gaat”.
Ook voor deze pilot was het best spannend om dingen anders te doen. Zo was het vooraf onbekend hoe de medewerkers van Parlan zouden reageren op het voorstel om op deze manier te gaan werken. Mede gelet op het feit dat Parlan een bovenregionale organisatie is en iedere gemeente maatwerk wil, vraagt dat doorgaans al veel aanpassingsvermogen van de professionals. Gelukkig zijn de ervaringen erg positief en wordt het afschaffen van de administratieve lasten als een enorme plus gezien.
Tips
Naar aanleiding van hun ervaringen tijdens de pilot geven Janneke, Janet en Elsbeth tips voor het verminderen van administratieve lasten door middel van een goede samenwerking:
- Zet de klant centraal, niet de financieringsstromen;
- Verbind organisaties en bekijk de hulpverlening als een systemisch vraagstuk;
- Maak een goede analyse van datgene wat er nodig is in het wijkteam en maak goede procesafspraken over de manier van samenwerken en het omgaan met budgetten;
- Besteed veel aandacht aan samenwerking op alle lagen, zodat hulpverleners geen last hebben van vraagstukken op organisatieniveau. -
Wat is er gedaan?
In Drenthe stond voor de corona-crisis de wens al op de agenda om gebruik te maken van blended care: beeldbellen waar het kan en face-to-face waar het moet. Met de crisis is deze nieuwe manier van zorgorganisatie razend snel – en met succes – ingevoerd. Zelfs nu meer ‘live’ contact mogelijk is, zijn de ervaringen die opgedaan zijn met blended care zo positief dat het zeker een blijvertje is!Aanpak
De belangrijkste elementen van de succesvolle aanpak van Yorneo waren: de betrokkenheid van en communicatie met collega’s en cliënten, een goede samenwerking met ketenpartners en gemeenten en vooral ook gewoon direct aan de slag gaan!Gelukkig is bij Yorneo goede samenwerking en directe invloed van de collega’s al langer een goede gewoonte. Dit heeft de organisatie zeker geholpen tijdens de corona crisis. Met goede input van de eigen collega’s, kon de jeugdhulp snel en goed aangepast worden aan de vereisten van het RIVM én de specifieke omstandigheden van eigen collega’s, jongeren en (pleeg-/gezinshuis)ouders. De hulpverlening ging gewoon door tijdens de corona uitbraak, soms in aangepaste vorm met bijvoorbeeld meer beeldbellen. Door de korte lijnen in Drenthe met collega zorgaanbieders, ketenpartners en de gemeenten, konden nieuwe werkwijzen ook snel worden ingevoerd. Zo wisten diverse ketenpartners samen in no-time noodgroepen op te starten in de gemeenten Hoogeveen en Emmen. Ook is blended care in een versnelling gekomen.
Vervolg
Het beeldbellen is een blijvertje, verwacht Jeroen. Het vervolg hierop geeft Yorneo ook samen met collega’s vorm; cliënten en ketenpartners worden daarin op onderdelen betrokken. Hierbij is aandacht voor een goede mix van face-to-face en beeldbelcontact; deze mix kan per programma verschillen voor een optimaal resultaat. Ervaringen van andere (zorg)organisaties worden hierin ook meegenomen.Successen en leermomenten
De snelle aanpassing aan de nieuwe werkelijkheid was niet mogelijk geweest zonder de betrokkenheid van collega’s en cliënten én de goede samenwerking met collega-aanbieders en gemeenten in de regio. Die onderstrepen het belang van continuïteit van jeugdzorg in deze bijzondere periode, denken mee en dragen actief bij in de realisatie. De samenwerking in Drenthe was al goed, maar krijgt nu wel een extra impuls: ‘het besef dat iedereen elkaar nodig heeft, leeft volop.’ De zorgaanbieders, ketenpartners en gemeenten weten elkaar door deze periode nog beter te vinden.Tips
De tip voor andere regio’s van Jeroen is dan ook simpel: doe het samen en investeer in goede samenwerking. Want door naar elkaar te luisteren, vertrouwen in elkaar te hebben en samen op te trekken, kun je snel doen, wat nodig is. Ook in bijzondere tijden als een coronaperiode. -
Wat is er gedaan?
De pilot is ontstaan omdat Han het simpeler wilde maken in de jeugdhulp. Want te veel mensen moesten wachten op te veel andere mensen en te veel regels en handtekeningen waren nodig voordat iemand met een zorgvraag geholpen kon worden. En dus zijn ze met het hele jeugdzorgnetwerk in Peel en Maas aan de slag gegaan. Hierbij zijn de volgende administratieve punten aangepakt:- De beschikking is vervangen door het fysieke matchgesprek tussen burger (en naaste), gezinscoach en beroepskrachten.
- Het aantal productcodes is teruggebracht van ongeveer 300 codes naar zeven codes.
- De netwerkpartners sturen hun declaraties / facturen rechtstreeks naar de gemeente met daarop de ingezette uren en de code.
Aanpak
“We hebben niet zozeer lasten geschrapt, we zijn vanaf nul begonnen met het opbouwen van een systeem dat we nodig hebben. Zo hebben we bijna alle administratie, toegangs-bureaucratie en controle overbodig verklaard. In de pilot Hendig bepalen de professionals samen met het gezin wat er nodig is. Dat wat nodig is, voeren ze uit, volgens hun eigen professionele standaard. Onderling vergelijken en bespreken ze dit, zodat ze hun kwaliteit ook checken. De gemeente heeft maar 1 doel: het gezin wordt goed geholpen. Als het gezin samen met de gezinscoach en de beroepskracht tot een match komt en er een klik is, betaalt de gemeente de hulpverleners. Hendig he?”Successen en leermomenten
Het resultaat van deze nieuwe werkwijze in de pilot, is dat beroepskrachten in Peel en Maas veel meer ruimte ervaren om te doen wat nodig is. Zoals Ellen het zegt: “We vormen als beroepskrachten nu samen een kennis- en expertise netwerk waarin we met en van elkaar leren en ervaringen uitwisselen rondom thema’s. We noemen dat thema-tenten”. Han voegt daaraan toe: “We zijn van controle naar vertrouwen en een gezamenlijke verantwoordelijkheid op basis van transparantie gegaan.”Vervolg
Juist in deze bijzondere tijd, waarin door het Corona virus heel veel wat we ‘normaal’ vinden in de jeugdhulp, niet meer mogelijk is, ziet Han de kracht van Hendig werken. “We hebben in reactie op het virus en alle maatregelen om het virus in te dammen, de ‘Open Tent’ die we in Peel en Maas hebben, nog verder open gedaan. De Open Tent is een digitaal platform waarop in de pilot al zorgvragen gedeeld konden worden. Nu is het platform beschikbaar voor alle initiatieven en hulpvragen van kwetsbare inwoners. Zo wordt er hout gehakt door een jongere die niet meer naar de dagbesteding kan, maar wel zijn uitlaatklep nodig heeft. Of krijgt een jongere direct hulp om te kunnen beeldbellen. Simpele, directe hulp in het ‘normale’ leven, daar waar nodig ondersteund door de beroepskrachten. Het is dezelfde werkwijze als ze in de pilot al hanteerden voor complexe zorgvragen, maar nu veel breder toegepast. En – zo zegt Han trots – het werkt! Zo hendig kan het zijn.Tips
De belangrijkste tip van Ellen en Han aan andere gemeenten en instellingen die hiermee aan de slag willen? “Ga het gewoon doen samen met je netwerkpartners. Zo zijn wij ook begonnen!”Presentatie
Bekijk de presentatie over de Pilot Hendig! in de gemeente Peel en Maas die werd gehouden tijdens de Landelijke Schrapweek Jeugd, 10 t/m 14 februari 2020. -
Wat is er gedaan?
In Twente werkte men sinds 1 januari samen in het ‘Twents model’. Halverwege 2019 wilde men graag evalueren hoe dit model in de praktijk werkte. In samenwerking met Rita Verdonk zijn ze in schrapsessies aan de slag gegaan. Uit deze sessies zijn elf verbetervoorstellen gekomen, die in gezamenlijke werkgroepen zijn aangepakt.Zo heeft bijvoorbeeld Sterre Weijering (wijkcoach Enschede) geregeld dat het mandaat voor het toekennen van jeugdhulp nu bij haar ligt, niet meer bij haar manager. En is het afsprakenoverzicht dat de regio gebruikte om informatie te krijgen van haar aanbieders, en dat tot veel weerstand leidde, opnieuw op de tekentafel gelegd.
Aanpak
De regio heeft regionale schrapsessies georganiseerd, waar men onder de bezielend aanvoering van Rita Verdonk aan de slag is gegaan met het vaststellen van de grootste pijnpunten: wat is nu echt een paarse krokodil? Van welke administratie hebben professionals echt dagelijks last? De elf punten die hier uitgekomen zijn, zijn in regionale werkgroepen aangepakt. Op een tweede schrapsessie vertelden deze werkgroepen wat ze al opgeleverd hadden. Daar waar nodig, waren de wethouders en bestuurders deze tweede keer paraat om extra ondersteuning of doorzettingsmacht toe te zeggen.Vervolg
Het traject is nog niet af, nog niet alle elf punten zijn ‘geregeld’. Zo is het afsprakenoverzicht wel helemaal terug gegaan naar de tekentafel. De gemeenten zijn in gesprek gegaan met elkaar over waarom ze dit overzicht oorspronkelijk in het leven geroepen hebben, en wat het zou moeten opleveren. Bedoeling was dat dit begin april zou leiden tot een nieuw – afgeslankt en regionaal eenduidig – afsprakenoverzicht. Echter de corona-crisis heeft dit vertraagd.Successen en leermomenten
Het grootste leermoment voor de regio was hoe leerzaam en nuttig het is om op tijd een stap terug te zetten en te evalueren. Door niet door te modderen met de onderdelen van het model die geen energie gaven, of tot weerstand leidden, maar juist bij deze onderdelen terug te gaan naar de intentie, heeft de regio veel voortgang kunnen boeken. Het model is er sterker door geworden en de uitvoering is meer in gezamenlijkheid.Dat is tevens de tweede les: hoe ingewikkeld het ook is om het als regio echt eens te worden, het is enorm krachtig in de uitvoering. Het werkt makkelijker samen met uitvoerders, geeft een beter geluid en maakt het dagelijks werken kortom veel eenvoudiger.
Tips
De tip van Annemarie voor andere regio’s is dan ook: wees niet bang om tijd te investeren in het onderzoeken van hoe de uitvoering werkt. We hebben de neiging om vooruit te willen, door te willen ontwikkelen en haast te voelen. Maar het goed kijken naar de praktijk, levert een gedragen beeld op van mogelijkheden en uitdagingen. Met zo’n gedragen beeld, werkt het samen door ontwikkelen veel beter. Het geeft de rust en helderheid om echt samen aan de slag te gaan.Presentatie
Bekijk de presentatie over het schrappen in de regio Twente die werd gehouden tijdens de Landelijke Schrapweek Jeugd, 10 t/m 14 februari 2020. -
Wat is er gedaan?
Bij Carins zijn ondertussen twee schrapsessies en een online bijpraatsessie gehouden. Ze zitten midden in het traject om een aantal overbodige regels te schrappen. In verband met de Corona crisis is het op dit moment erg lastig om bij elkaar te komen. Toch hebben ze binnen Carins inmiddels een aantal zaken voor elkaar gekregen. Ze hebben in hun administratie een aantal wijzigingen doorgevoerd, zoals het koppelen aan het GBA-V en het inzage krijgen in de afgegeven indicaties in het klantsysteem. Deze aanpassingen schelen de professionals veel bel- en uitzoekwerk: het kon voor deze wijzigingen zomaar een paar uur per week kosten om de feiten rondom de cliënt goed in beeld te krijgen.Naast deze slimme oplossingen die veel tijd schelen, zijn ze samen met de gemeente ook bezig om de werkprocessen door te lichten en onderdelen te schrappen die bureaucratie opleveren. Het eerste succes in dit proces is het schrappen van de handtekening van de teammanager bij het ondersteuningsplan. De omslachtige route van het ondersteuningsplan is een belangrijk punt waar Carins, samen met de gemeente Smallingerland, verbetering in wilde brengen. De route was als volgt: de medewerkers maken samen met de cliënten een ondersteuningsplan, vervolgens wordt het plan per post naar de cliënt verzonden, deze zet dan een handtekening en stuurt het retour, de integraal medewerker stuurt dit dan door naar de backoffice van de gemeente, welke hem weer doorstuurt naar de teammanager voor akkoord. Deze laatste stap is ondertussen gewoon weggehaald, waardoor het ondersteuningsplan direct de deur uit kan als de cliënt ondertekend heeft. Dit levert tijdwinst op die in de praktijk echt gevoeld wordt. Waar het voorheen wel 4 tot 6 weken kon duren voor een ondersteuningsplan uitgestuurd werd, kan het nu binnen een week geregeld zijn!
Aanpak
Op donderdag 27 februari 2020 was bij Carins de 2e schrapsessie met alle betrokkenen. Dit was een fantastisch moment en iedereen van Carins en van de gemeente Smallingerland was enthousiast en actief betrokken. Iedereen wil zich richten op de cliënt, maar in de sessie bleek dat de verschillende rollen en verantwoordelijkheden toch leiden tot in de praktijk omslachtige procedures. Ook bleek dat je sommige regels wel kunt afschaffen, maar dat het nog lastig is om er in de praktijk ook echt mee te stoppen. Zo was de handtekening van de manager niet meer verplicht, maar was hij nog wel in het werkproces gebleven. Ter plekke sloegen management van de backoffice en de directie van Carins de handen ineen om dit op te lossen. Op de zoom-sessie van 24 juni bleek dat het deze keer wel gelukt was om de handtekening ook echt uit het werkproces te halen. De tijdwinst voor Carins, de gemeente én voor de cliënt was een mooi resultaat waar de aanwezigen terecht trots op waren.Successen en leermomenten
Een belangrijk leermoment was dat bureaucratie in het werkproces echt onbedoeld kan zijn, en dat je daar alleen maar achter komt als je bij elkaar gaat zitten en het er over hebt: samenwerken, de handen ineens slaan en continu de prioriteit blijven leggen bij de cliënt.Een tweede leermoment is dat je het doel van het schrappen en veranderen echt met z'n allen voor ogen moet hebben. Maak iedereen duidelijk dat je meer tijd overhoudt voor de cliënten/bewoners als je geschrapt hebt, en dat dit uiteindelijk ook interessant is voor het kostenplaatje.
Tips
En de belangrijkste tip die Mirla ons mee wil geven? Klagen over dingen die niet goed gaan mag wel eens, maar blijf daar niet in hangen want je kunt veel meer veranderen dan je zelf denkt. Actief aan de slag gaan, kijken naar wat je zelf aan verbeteringen kunt bijdragen en doorzetten is de weg naar verandering! -
Ten tijden van de schrapsessie was Isabelle werkzaam bij JBRR als voorzitter van de ondernemingsraad (OR) en als implementatiecoördinator.
Wat is er gedaan?
Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond heeft binnen hun eigen organisatie een schrapsessie georganiseerd. Naar aanleiding van deze sessie zijn er verschillende zaken aangepakt:- Er zijn vereenvoudigingen doorgevoerd in het cliëntenregistratiesysteem.
- Er is een formulier geschrapt in de declaraties van pupilkosten (zak- en kleedgeld, boekengeld, sportgeld etc.).
- Er is een beter en vooral gebruiksvriendelijker formulier voor risicotaxatie ingevoerd.
Aanpak
Destijds heeft Isabelle als voorzitter van de OR het voornemen voor het schrappen van regels eerst besproken met haar bestuurder. “Zij gaf aan er open voor te staan, maar vond het ook belangrijk om eerst te kijken wat wij zelf binnen JBRR kunnen verbeteren. Ze stelde voor om een interne schrapsessie te organiseren en in een later stadium externen erbij te betrekken. In samenspraak met de OR hebben we vervolgens besloten om zo’n interne schrapsessie op touw te zetten. De eerste stap was een uitvraag doen onder de uitvoerenden: welke administratieve lasten worden er door jullie ervaren? Per team zijn er toen verschillende punten opgehaald die ik met een collega van de OR heb verzameld en geprioriteerd. Het resultaat was een lijst met zes punten. Vervolgens hebben we de personen die bij deze zes punten betrokken waren, uitgenodigd voor een schrapsessie. We hebben een onafhankelijke mediator gevraagd om de sessie te leiden. Per punt hebben we gezamenlijk bekeken: wat is er mogelijk, bij wie dient wat belegd te worden en wie moet hierover worden geïnformeerd?”
Vervolg
Isabelle geeft aan dat het fijn is dat er naar aanleiding van de interne schrapsessie een aantal punten echt aangepakt konden worden. Na deze eerste sessie heeft JBRR een start gemaakt met de voorbereidingen voor een externe sessie. De voorbereidingen van deze sessie zijn door de Coronacrisis momenteel tijdelijk stil komen te liggen.
Successen en leermomenten
Een bijkomend voordeel van de schrapsessie was dat allerlei mensen van verschillende afdelingen en functies binnen JBRR, die normaliter niet bij elkaar komen, nu met elkaar om tafel zaten. Dit zorgde voor een verbindende werking en meer onderling begrip. Daarnaast is een leermoment geweest om vooral van het positieve uit te gaan en negatieve klaagzangen te voorkomen. Kijk eens naar wat er allemaal al goed gaat. Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar wat je kunt schrappen, maar meer nog naar wat je kunt verbeteren.
Tips
Isabelle geeft tips aan instellingen die aan de slag willen met het schrappen van regels:- Kijk eerst wat je binnen je eigen organisatie kunt schrappen, voordat je naar een ander wijst.
- Ga van het positieve uit. Hoe onhandig sommige regels ook zijn, er is een reden waarom ze in het leven zijn geroepen.
- De betrokkenheid en input van medewerkers die dagelijks tegen regels aanlopen en hier uitvoering aan moeten geven, is essentieel (bottom-up).
- Zorg dat de opvolging van de schrapsessie bij een specifiek persoon (of meerdere personen) wordt belegd. Na een half jaar kan deze persoon bijvoorbeeld navraag doen over de stand van zaken van de verschillende actiepunten. Hierdoor is iemand verantwoordelijk voor de monitoring en coördinatie van het geheel en kan het overzicht worden behouden.
-
Wat is er gedaan?
Naar aanleiding van de media-aandacht aan zorgfraude, en een casus in de eigen regio, heeft Midden Holland besloten om meer proactief te gaan sturen op kwaliteits- en rechtmatigheidsrisico’s bij aanbieders. De regio heeft een digitale scan laten ontwikkelen die zorgaanbieders doorlicht op rechtmatigheid en financiële continuïteit, en zo vroegtijdig risico’s in kaart brengt.Volgens Liesbeth heeft de regio door de invoering van de scan veel sneller inzicht in de risico’s, terwijl ze veel minder tijd kwijt zijn aan het verkrijgen van dit inzicht. De scan haalt de gegevens die nodig zijn uit de jaarrekeningen van de organisaties, zodat de scan geen extra administratie oplevert aan de kant van de zorgaanbieders.
Aanpak
Voor de regio waren bij de ontwikkeling van de digitale scan drie dingen belangrijk: cliënten krijgen de hulp waar we voor betalen, het geld wordt besteed aan de zorg zelf én de regio kan dat scherp toetsen, maar zonder extra bureaucratie. Op basis van deze uitgangspunten heeft de regio een digitale scan laten bouwen door databureau Kurtosis.De scan levert een algemeen beeld op, en detailinformatie per zorginstelling. Liesbeth benadrukt dat de uitkomsten van de scan moeten worden beschouwd als signalen, niet als bewijslast. Daar sluit het vervolgtraject ook op aan. De risico-inschatting in het algemene beeld, aangevuld met de detailinformatie, wordt besproken met de instelling zelf. Liesbeth vertelt dat dit in de praktijk al geleid heeft tot goede gesprekken.
Liesbeth merkt dat het programma rechtmatigheid en kwaliteit ook voor aanbieders interessant is, ze krijgt van diverse aanbieders terug dat ze blij zijn dat de gemeenten dit oppakken. Voor een deel komt dit volgens haar omdat het programma kan opleveren dat het ‘kaf van het koren’ gescheiden wordt.
Vervolg
De scan is een lerend systeem en de regio wil de scan graag door ontwikkelen. Via de Pilotstarter – een platform voor gezamenlijke gemeentelijke innovaties – zoekt de regio hiervoor samenwerking met andere regio’s. Om te voorkomen dat alle gemeenten zelf het wiel uitvinden, en ook omdat op die manier wellicht een meer landelijk beeld te krijgen is van de risico’s bij zorgaanbieders.Successen en leermomenten
Een groot succes van de digitale tool is voor Liesbeth dat het in de praktijk daadwerkelijk leidt tot minder administratie en bureaucratie. Het kostte de gemeenten vroeger veel tijd en inspanning om de financiële continuïteit en rechtmatigheid van zorgaanbieders te controleren. De kennis die de gemeenten met deze grote inspanning verkregen, was daarbij altijd (te) laat in het proces. De gemeenten zijn en minder tijd kwijt aan risico management en hebben veel vroeger in het proces een beeld.Dit succes is behaald zonder dat de administratielast is afgewenteld op de aanbieder, vertelt Liesbeth. Dit aangezien de scan werkt met informatie uit de jaarrekeningen. Een leermoment hierbij is wel dat niet alle aanbieders deze jaarrekeningen hoeven aan te leveren bij VWS (sommige kleinere aanbieders vooral niet). Voor deze aanbieders moet nu gekeken worden hoe de scan toch uitgevoerd kan worden via een online portaal, met minimale extra administratieve last.
Meer weten of meedoen?
Om meer te weten te komen over digitale scan, of om als gemeente of inkoopregio mee te doen aan de doorontwikkeling, kunt u op de Pilotstarter pagina van Midden Holland meer informatie vinden. Ook over het leernetwerk voor deelnemers, dat onderdeel is van de pilot. -
Uitgangspunten
Sinds 2015 nemen de jeugdzorguitgaven in de gemeente Pijnacker-Nootdorp toe, terwijl de omvang van de jeugdhulpverlening gelijk blijft. Om betere hulp te geven en tegelijkertijd kosten te besparen, hanteert de gemeente sinds 2019 een nieuwe aanpak. In deze aanpak worden hulpvragen integraal en in samenhang met elkaar bekeken.
Aanpak
Vanaf juni 2019 is er een pilot gestart waarbij praktijkondersteuners jeugd bij huisartspraktijken worden ingezet om hulpvragen te behandelen. Als een kind een probleem heeft, staat dit probleem vaak niet op zichzelf en is de kans groot dat er meer aan de hand is in het gezin. In de kernteams van de gemeente zitten diverse (zorg) professionals die integraal samenwerken. Deze professionals, zitten fysiek door elkaar heen, kennen elkaar en hebben onderling hele korte lijnen. Ze zijn hierdoor in staat om situaties vanuit een veel breder perspectief te bekijken. Doordat in deze gemeentelijke kernteams meerdere kennisgebieden bij elkaar komen, kunnen zaken als fysieke en psychische jeugdhulp, schuldhulpverlening en gezinsproblematiek in samenhang worden behandeld.
Vervolg
Het pilotproject loopt zo goed dat het college het project verder gaat uitbreiden en standaardiseren. Concreet betekent dat een uitbreiding van het aantal praktijkondersteuners bij de huisartsenpraktijken. Dit gebeurt altijd in overleg met de praktijken en in de vorm van maatwerk. De huisartsen zijn enthousiast over de werkwijze. Hanneke geeft aan dat huisartsen zelf vaak onvoldoende tijd hebben voor een uitgebreid consult, van gemiddeld 45 minuten, over een ‘gezondheidsprobleem met diepere achtergrond’. “Het is niet hun taak om een dergelijk complex probleem op te lossen en dus verwijzen zij de cliënt door naar allerlei instanties die ermee aan de slag gaan”. Nu de praktijkondersteuners veel problemen kunnen oplossen, al dan niet in samenspraak met een of meerdere deskundigen in de kernteams, is het aantal verwijzingen naar andere instanties aanzienlijk gedaald.Een tussentijdse evaluatie laat zien dat er minder kinderen worden doorverwezen naar de gespecialiseerde jeugdzorg. Voor de gemeente levert dat niet alleen een kostenbesparing op, ook de kwaliteit van zorg blijkt erop vooruit te gaan.
Successen en leermomenten
Sinds de start van de pilot heeft de nieuwe aanpak geleid tot 25 procent minder verwijzingen naar jeugdhulp. Naar schatting gaat het op jaarbasis om 225 minder verwijzingen en een besparing van zes tot acht ton. Volgens de wethouder zijn de korte lijntjes in de gemeente hierbij van groot belang. “Iedereen kent elkaar, dus er kan snel en praktisch worden geschakeld.”Een ander belangrijk aspect, zo zegt Hanneke, is om hulpvragen te normaliseren in plaats van te problematiseren. “Ouders denken soms dat er ontzettend veel aan de hand is, maar bij nader inzien blijkt het dan best mee te vallen. Ze zijn onzeker en denken dat ze het niet goed doen, terwijl het dan eigenlijk heel normaal is wat er gebeurt. Dus soms blijkt er niets aan de hand en als er wel iets aan de hand is, blijkt het probleem met drie gerichte (be)handelingen opgelost te kunnen worden.”
Daarnaast draait het in de praktijk vooral om het leveren van maatwerk en het hanteren van een integrale aanpak. “Een probleem van een kind staat vaak niet op zichzelf, maar komt voort uit problemen waar de ouders ofwel het hele gezin mee zit. De integrale aanpak is dus vaak veel beter dan alleen met het probleem van het kind aan de slag gaan. Dan behandel je de oorzaak en niet het symptoom.”
-
Video's van de Landelijke Schrapweek Jeugd
Arne Popma is hoogleraar en kinder- en jeugdpsychiater aan het Amsterdams UMC. Daar heeft de heer Popma onderzoek gedaan naar de effecten van het vastleggen van zinvolle en onzinvolle informatie op de kwaliteit van een behandelproces. In deze video vertelt hij u daar meer over!
Bert Jongen is wethouder Jeugd in Maastricht. In deze video vertelt hij u onder andere over het fenomeen doelgroeparrangementen in de regio Zuid-Limburg.
Odette van de Velde is manager bedrijfsvoering binnen Centrum Jeugd van GGz Breburg. In deze video vertelt zij samen met collega Ellen Janssens over de ‘quick wins’ die zij hebben behaald in het schrappen van administratieve lasten in de eigen organisatie. Deze ‘quick wins’ kunnen per professional tot een reductie van 180 minuten aan administratieve lasten per week schelen!
In deze video vertellen Pleun van Riemsdijk van Regio Hart van Brabant en Liesbeth Faast van Fontys Hogeschool Pedagogiek over het cross-over traject in de regio, waarbij mensen die vanuit verschillende perspectieven werkzaam zijn in de jeugdzorg bij elkaar in de keuken kunnen kijken om zo van elkaar te leren.
Sterre Wijering, wijkcoach in de gemeente Enschede, vertelt op geheel eigen wijze hoe zij het voor elkaar heeft gekregen om overbodige administratieve lasten te schrappen. Daarbij geeft zij zelf ook nog een paar originele adviezen! Bekijk de video.
Wilmie van Groenendal, coördinerend begeleider van stichting Daelzicht, vertelt in deze video vol trots hoe zij de administratieve lasten te lijf is gegaan. Kijk en geniet!
Ten slotte:
Naast de goede voorbeelden en presentaties in het kader van geschrapte administratieve lasten, biedt de volgende video een sfeerimpressie van de eerste dag van de Landelijke Schrapweek Jeugd. Mis het niet!
Presentaties van de Landelijke Schrapweek Jeugd
PPT 10 feb Adm. protocol Midden IJssel-Oost Veluwe
PPT 10 feb - Taakgericht Utrecht
PPT 13 feb - Minder administratieve lasten door aanpassing bedrijfsvoering Spirit