Carina Hilders en Mirjam Dijkxhoorn - Reinier de Graaf Gasthuis

Om succesvol te [ont]regelen is betrokkenheid uit alle lagen van de organisatie belangrijk. In dit artikel delen zorgbestuurder Carina Hilders en regieverpleegkundige Mirjam Dijkxhoorn van het Reinier de Graaf Gasthuis hoe zij dit gezamenlijk hebben aangepakt.

Carina Hilders en Mirjam Dijkxhoorn

Hoe ziet uw ontregelambitie eruit?

Carina Hilders: De ontregelbeweging binnen het Reinier De Graaf Gasthuis (RdGG) is een aantal jaar geleden begonnen en we willen die vast blijven houden. Eén van de dingen die we doen om elkaar te stimuleren en inspireren is het delen van goede verhalen in onze eigen organisatie tijdens zogenaamde ‘Zeepkistsessies’.

Mirjam Dijkxhoorn: De afgelopen jaren is de verpleegkundige zorg erg veranderd. Er zijn steeds meer regels ingesteld om veiligheid en kwaliteit te borgen. Te veel regels gaat ten koste van de directe patiëntenzorg. Veel tijd gaat op aan registreren en scores bijhouden. Verpleegkundigen hoeven daardoor minder na te denken, omdat er veel “voorgedacht” is vanuit lijstjes die we standaard nalopen. Dat beperkt ons in het klinisch redeneren. Mijn ambitie is dat regels beperkt worden tot het hoognodige en dat verpleegkundigen zelf de kwaliteit van zorg bewaken. 

Hoe pakt u regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Carina Hilders: In 2018 hebben wij binnen het RdGG groots aangekondigd dat we zouden gaan ontregelen. Het is van belang om te laten zien dat we er als organisatie serieus voor gáán en dat het op onze strategische agenda staat. Met het groots bekend maken van de ambitie creëer je draagvlak om deze beweging op gang te brengen. Zorgprofessionals op de werkvloer worden veelvuldig geconfronteerd met administratieve lasten. Als je je erin verdiept, blijkt dat een heel groot deel van de administratieve lasten overbodig is en is ontstaan vanuit de organisatie en zorgprofessionals zelf. Bewustwording hierover bij de zorgprofessionals is noodzakelijk om dit te kunnen aanpakken. Vervolgens is het cruciaal om de regie over te dragen aan de mensen die zelf de administratieve lasten kunnen verminderen en oplossen. Om hen daarin op weg te helpen, heeft een extern bureau dit aan een groepje medewerkers geleerd, die het weer aan andere medewerkers leerden. Als bestuurder moet je dit faciliteren en ervoor zorgen dat medewerkers er tijd voor krijgen.

Mirjam Dijkxhoorn: Als ontregelaar binnen het RdGG is het mijn taak om onderwerpen te signaleren en deze aan te kaarten tijdens ontregel-netwerkbijeenkomsten. We stellen ons dan gezamenlijk de vraag: Zijn deze onderwerpen geschikt om te ontregelen? Kleine onderwerpen pakken we alleen aan of in kleine groepjes. Grotere onderwerpen pakken we breder binnen de organisatie op. Hierbij volgen we een proces: we kijken welke formele regels er zijn, wat het nut of de noodzaak is van die regels, we gebruiken hulpmiddelen die ons helpen bepalen hoe belangrijk een regel is en of deze afgeschaft kan worden, waarna we het gesprek aangaan met stakeholders. Bijvoorbeeld bij de pijnscore betrekken we het Pijnteam om te kijken wat hierbij ontregeld kan worden.

Welke uitdagingen kwam u tegen bij het ontregelen van de zorg?

Carina Hilders: Er zijn altijd mensen die denken: ‘Er moet weer iets’ of ‘Ik geloof het wel even’. Dat heb je altijd binnen organisaties. Wat we proberen is de meerderheid erin mee te krijgen. Het helpt dan als je een paar voorvechters hebt die de spreekbuis worden van het ontregelverhaal. Het is veel krachtiger als een verpleegkundige het verhaal vertelt dan dat ik dat doe als bestuurder. De uitdaging als bestuurder is dat je de regie uit handen geeft en het loslaat. In plaats van naar maandcijfers te vragen om controle te houden geef je medewerkers het vertrouwen en de ruimte. 

Mirjam Dijkxhoorn: Er waren meerdere uitdagingen. In de afgelopen periode was het door de drukte rondom Covid zeer lastig om naast de verpleegkundige zorg tijd te investeren in het aanpakken van een ontregelproces. Ook beperkingen van ICT-systemen maken dat het in de praktijk soms lastig is om iets aan te passen. Soms lijkt iets gemakkelijk te ontregelen, totdat je daarmee aan de slag gaat en in de praktijk tegen dit soort zaken aanloopt. Verder kan er weerstand vanuit stakeholders komen, van wie je wel medewerking nodig hebt om een proces aan te pakken. Ten slotte zit er veel vertraging op ontregelen, omdat gezamenlijke overlegmomenten van ons ontregelnetwerk vaak lastig te vinden zijn. 

Wat heeft ontregelen in uw ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgprofessionals?

Carina Hilders: Met onze maandelijkse zeepkistsessies krijgen medewerkers een podium om hun verhaal te delen over het ontregelen van de zorg en dat het vaak administratie betreft die ze zelf hebben bedacht. Een voorbeeld hiervan is het inbrengen van een katheter. Hieromheen is een complex systeem gebouwd van herregistratie. Op de vraag Is dat nodig? kwam als antwoord dat die complexe administratie zelf bedacht was en sterk vereenvoudigd kon worden. Communicatie over ontregelen en het vertellen van de praktijkverhalen levert op dat andere medewerkers zich bewust worden waar administratieve lasten ontstaan. Ze raken geïnspireerd om er ook zelf iets aan te doen. Zo houden wij onze interne ontregelbeweging vanzelf gaande en nemen medewerkers het heft in handen om kritisch te zijn en blijven op regels.

Ontregelen moet door de eigen organisatie gedragen worden. Het resultaat hiervan is dat binnen 3 jaar de interne regeldruk met 75% is gedaald. Concreet kun je denken aan minder protocollen, overmatig registreren, iets registreren wat nooit bekeken wordt, dubbel registreren. Niet alleen is de werkdruk hierdoor verminderd, ook zijn medewerkers blij met wat zij hierin zelf bereikt hebben. Door eigenaarschap bij medewerkers te leggen zorg je er als organisatie voor dat de ontregelbeweging geborgd wordt en doorgaat. Als bestuurder geef je de aanzet door te zeggen; Ontregelen, dat is echt belangrijk!

Mirjam Dijkxhoorn: Bepaalde onderwerpen die we hebben ontregeld, hebben tijdwinst opgeleverd die direct naar de patiëntenzorg gaat. Bijvoorbeeld de verrichtingenregistratie op de Dagbehandeling die is verminderd. 

Wat betekent zeggenschap van zorgprofessionals voor u en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als professional zeggenschap te hebben?

Carina Hilders: Sinds 2018 hebben we expliciet gemaakt dat in het RdGG de medewerker op nummer 1 staat. Als de medewerker goed in zijn vel zit, kan deze de beste zorg geven aan de patiënt. Hieronder ligt een fundamentele beweging, namelijk dat de medewerker zelf in de regie komt. Dit geldt ook voor het ontregelen van de zorg: de belangrijkste sleutel ligt bij de medewerkers zelf. We proberen de eigen inbreng hier te stimuleren en hier ook daadwerkelijk iets mee te doen. In 2018 hebben we projecten benoemd zoals Ontregel de Zorg en ook Verpleegkundig Leiderschap. Bij Verpleegkundig Leiderschap was dat ook best spannend voor verpleegkundigen om in een zaaltje samen te komen en te horen Jullie gaan daarover. Dat werd in het begin ervaren als een behoorlijke omslag. Maar op dit moment hebben zij hierover eigenaarschap genomen en denken zij na over hoe zij de zorg beter kunnen maken en hoe zij regeltjes en bureaucratie op de werkvloer kunnen verminderen.

Kortom, de zorgprofessional moet de regie hebben als het gaat om de toekomst en de houdbaarheid van de zorg. Zij hebben de verbinding met de werkvloer, met de patiënt. Zij zien wat er nodig is en wat er beter kan en komen met ideeën voor innovatie en ontwikkeling. Om de goede samenwerking daarin te bevorderen, hebben zorgprofessionals een sleutelpositie. Het zorgdomein wordt zo verbonden met het managementdomein. Wij zien dat dat heel goed werkt.

Mirjam Dijkxhoorn: Dankzij ontregelen ga je anders kijken naar de zorg. Er zijn heel veel regels die van bovenaf worden bedacht, waar verpleegkundigen weinig regie over hebben gehad. Betrokken worden via ontregelen is een manier voor verpleegkundigen om daar de regie weer in te pakken. Hoe zien onze zorgprocessen eruit en wat doen we en waarom? Door met een ontregelbril te kijken naar ons werk, hebben we meer regie over het zorgproces.

Wat is uw oproep (aan andere zorgprofessionals, de politiek, bestuurders etc.) om professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Carina Hilders: Laten we de medewerker op nummer 1 plaatsen. De grootste uitdaging in de zorg is dat wij te weinig mensen hebben om die zorg te leveren. Het is belangrijk om het voor zorgprofessionals aantrekkelijk te houden door hen te stimuleren in persoonlijke ontwikkeling en persoonlijk leiderschap. De kern is: het hebben van oprechte aandacht voor de mensen.

Mirjam Dijkxhoorn: Geef verpleegkundigen de ruimte om naast de verpleegkundige zorg ook te werken aan de kwaliteit van zorg. Niet alleen zorgt dit ervoor dat het werk uitdagend en leuk blijft voor verpleegkundigen. Het draagt ook bij aan de professionaliteit van de beroepsgroep. De kennis is er wel om dit aan te pakken, maar het schort aan tijd en ruimte hiervoor.