Hans Schoo en Maureen van Kuijk - Rijnstate ziekenhuis

Om succesvol te [ont]regelen in een organisatie is betrokkenheid van iedereen belangrijk. In dit artikel delen verpleegkundige oncologie Maureen van Kuijk en zorgbestuurder Hans Schoo van het Rijnstate ziekenhuis hoe zij dit gezamenlijk hebben aangepakt.

Maureen van Kuijk en Hans Schoo
Beeld: ©Rijnstate Ziekenhuis / Rijnstate Ziekenhuis
Op de foto: Maureen van Kuijk en Hans Schoo

Hoe ziet jullie ontregelambitie eruit?

Hans: wat wij in het Rijnstate ziekenhuis hebben gedaan met het project zinvol registeren (ZIRE) is een duidelijk voorbeeld van onze [Ont]regelambitie. Met het project ZIRE zijn we op de afdeling oncologie minder gaan registeren. In een notendop betekent dit dat we enkel en alleen datgene registeren wat een vervolgactie behoeft. En alles waar geen vervolghandeling op volgt, registreren we niet. Met dit project hebben we een enorme cultuurinterventie gepleegd, omdat verpleegkundigen opgeleid worden met het idee dat registratie en het bijhouden van allerlei lijstjes vast onderdeel moet zijn van de dagelijkse werkzaamheden. Met het project ZIRE hebben we laten zien dat dit genuanceerder ligt, en dit dus niet altijd moet. Het project ZIRE is ons goed bevallen en smaakt daarom naar meer. De komende tijd gaan wij onverminderd door met onze [Ont]regelambitie en richten we ons op het verder uitrollen van ZIRE binnen Rijnstate.

Maureen: het doel van het project ZIRE was o.a. het creëren van meer rust in het werk van de verpleegkundige. Hierbij hebben we werken met een opgeruimd digitaal dossier als uitgangspunt genomen en zijn we daarop gaan voortborduren. We hebben kritisch gekeken naar wat we onder zinvol registeren verstaan en hoe dit er uit ziet. Dit betekende ook dat we niet langer informatie wilden vastleggen waar we niets aan hadden, en niets mee deden. De administratieve werkzaamheden en checklists die niet direct leidden tot verbetering van zorg en informatie waar geen vervolgactie op volgde, daarvan hebben we afgesproken dit niet meer te registeren.

Hoe pakken jullie regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Hans: de aanpak van regeldruk gaat bij Rijnstate gepaard met het programma De Verpleegkundige van Morgen, waar het o.a. draait om het versterken en verbeteren van de verpleegkundige beroepsgroep. Belangrijke thema’s zoals professionele ontwikkeling, doorgroeimogelijkheden en het benutten van de kwaliteiten van de verpleegkundigen staan hierbij centraal. Ik vind het juist belangrijk om bij een onderwerp als [Ont]regelen verder te kijken dan registratieformulieren en ingewikkelde lijstjes, omdat het meer is dan dat alleen. Het gaat erom dat de verpleegkundigen het heft in eigen handen nemen en zeggenschap en invloed kunnen uitoefenen op hun dagelijkse werkzaamheden. Dat zij inspraak en invloed op alle functieniveaus hebben en dit zichtbaar en voelbaar is; want daar gaat het bij regeldruk ook om en daar hebben we met dit programma in geïnvesteerd. Wat ik hier verder aan zou willen toevoegen is dat regeldruk een veelkoppig en taai monster is, waar je je niet door moet laten ontmoedigen. Dit betekent dat het geen trucje van het management mag zijn en het daadwerkelijk door de afdeling en de professionals gedragen moet worden; want dan zie je ook resultaat.

Maureen: door deelname aan het experiment ZIRE hebben we regeldruk binnen Rijnstate aangepakt. Binnen het project hebben we alle ruimte gekregen om kritisch naar onze eigen werkzaamheden te kijken en hier discussies met elkaar over aan te gaan. Het vertrouwen en de steun die we hierbij vanuit de werkgroep, maar ook van de organisatie hebben gekregen gaf ons moed en doorzettingsvermogen om van ZIRE een succes te maken.

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij het ontregelen van de zorg?

Hans: de uitdagingen die ik als bestuurder tegenkwam zijn op drie niveaus zichtbaar: strategisch, tactisch en operationeel. Het operationele gedeelte vindt met name op de werkvloer plaats en gaat erover hoe je als team en professional uitvoering geeft aan herijkte werkafspraken, hoe en wat spreek je hier met elkaar over af en hoe zorg je ervoor dat de afspraken worden geborgd. Voor het strategische en tactische gedeelte betekent het dat ik als bestuurder afspraken die op landelijk niveau gemaakt zijn niet zomaar los kan laten. De ingewikkeldheid zit in het gegeven dat je enerzijds aan het [Ont]regelen bent, wat o.a. het loslaten van bepaalde registratieverplichtingen betekent, maar anderzijds door het loslaten van bepaalde registraties niet meer voldoet aan bepaalde informatieverplichtingen. Hoe hiermee om te gaan vind ik een bestuurlijke uitdaging die ik graag met het ministerie en andere cruciale partijen aan de voorkant beter geregeld zou willen zien, en waar we dan afspraken over moeten maken.

Maureen: de uitdaging is vooral hoe we oude gewoontes los kunnen en durven laten. Veel verpleegkundigen zijn het gewend om vanuit bepaalde registraties en methoden te werken, en als dat ineens niet meer nodig is dan is het moeilijk schakelen. Naast geduld hebben is het steeds uitspreken van het vertrouwen in de professionaliteit van de verpleegkundigen iets wat hierbij heeft geholpen. Dus het blijven uitspreken dat je niet minder deskundig of zorgvuldig bent bij het loslaten van bepaalde registraties.

Wat heeft ontregelen in jullie ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgverleners?

Hans: ik denk dat het voor de zorgverleners meer tijd en werkplezier heeft opgeleverd, omdat ze minder tijd kwijt zijn aan registeren. En voor mij als zorgbestuurder heeft het meer inzicht en beeld gegeven in hoe het valt in de praktijk als er vanuit bovenaf weer om extra registratie gevraagd wordt.

Maureen: ik zie de winst van ZIRE vooral in vergelijking met afdelingen die nog niet volgens deze methode werken. Dan zie ik dat het werken met een opgeruimd dossier zoveel malen efficiënter is; niet alleen maar dossier-technisch, maar ook als verpleegkundige in de praktijk heb je meer focus, want je registreert alleen als het nog nodig is. Zaken die niet relevant zijn kan je hierdoor gemakkelijker loslaten. Wat ik ook merk, is dat je meer gebruik maakt van je eigen professionaliteit. Je vult niet enkel standaardlijsten in, maar krijgt de ruimte om klinisch te redeneren.

Voor de organisatie levert het meer en verbetering van zorg op, want je houdt meer tijd voor de patiënt over. Het scheelt geen uren per dag, maar alles wat je niet kwijt bent aan administratie besteed je aan de patiënt.

Wat betekent zeggenschap voor jullie en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als zorgverlener zeggenschap te hebben?

Hans: ik vind het vanzelfsprekend dat mensen iets te zeggen hebben over hun dagelijks werk. Dat jij je als zorgprofessional uitgenodigd voelt om dagelijks over je werk te reflecteren en aan te geven wat je anders zou willen en hoe dit eruit moet zien. Met de Verpleegkundige Advies Raad (VAR) kunnen verpleegkundigen zeggenschap uitoefenen, maar ook hierbij geloof ik in zeggenschap op verschillende niveaus. Dus niet alleen maar bij de bestuurder aan tafel in de vorm van een VAR, maar ook de teams op de werkvloer en op operationeel niveau hebben inspraak in hun werk.

Als bestuurder moet je hier ruimte en de juiste sfeer voor creëren en dat doe je door mee te lopen, aanwezig en toegankelijk te zijn. Ik zie het als mijn taak dat er goede zorg aan patiënten wordt verleend, maar ook dat de zorgprofessionals zo goed mogelijk in hun werk kunnen shinen.

Maureen: voor mij betekent zeggenschap dat je als team en medewerker verbeterpunten mag aandragen en hierin wordt gehoord. Daarnaast vind ik zeggenschap dat je als professional mag meedenken en invloed mag uitoefenen op hoe het werk te organiseren is.

Wat is jullie oproep om professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Hans:  tegen collega zorgbestuurders zou ik willen zeggen, probeer het in je organisatie te faciliteren, maak een cultuur van leren, en geef tijd, geld en ruimte om hier invulling aan te kunnen geven.

Tegen de zorgprofessionals zou ik willen zeggen, zorg voor een gemotiveerde groep mensen die graag met zeggenschap aan de slag willen en steun je beroepsgroep. Wees trots op de stappen die ze vooruit maken.

En tegen de politiek zou ik zeggen, faciliteer professioneel zeggenschap, maar leg het niet vast in wet en regelgeving, want dat geeft regeldruk.

Maureen: mijn oproep zou zijn durf, doe en discussieer. Dus durf en doe mee aan projecten waarmee je dingen kan veranderen en inbreng kan hebben. Ook al betekent dit dat je hiervoor je gewoontes moet aanpassen. Dit kan juist weer mooie en nieuwe inzichten opleveren. En blijf met elkaar in gesprek en discussieer vooral hoe het nog beter kan.