Jeroen Regtuijt en Ron Luchies - Yorneo

Om succesvol te ontregelen in een organisatie is betrokkenheid van iedereen belangrijk. In dit artikel vertellen Jeroen Regtuijt (voorzitter raad van bestuur) en Ron Luchies (orthopedagoog-generalist) van Yorneo hoe zij de regeldruk hebben aangepakt in hun organisatie.

Jeroen Regtuijt en Ron Luchies

Hoe ziet jullie ontregelambitie eruit?

Jeroen: waar het eigenlijk op neerkomt is dat we het werk zo makkelijk mogelijk organiseren met zo min mogelijk gedoe eromheen, zodat hulpverlening centraal staat. Binnen Yorneo werken we met resultaatverantwoordelijke teams, waardoor er veel ideeën van de werkvloer komen en er veel betrokkenheid is bij verbeterprocessen. Die cultuur werkt ook heel goed bij het aanpakken van regeldruk.

Ron: de kern is dat wij ons als hulpverleners zoveel mogelijk met de inhoud van zorg bezig mogen houden. Binnen Yorneo hebben we dat echt goed voor elkaar.

Hoe pakken jullie regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Jeroen: we pakken veranderingen bij Yorneo heel projectmatig aan. Wat we ook echt geleerd hebben is dat het belangrijk is je niet alleen te focussen op het terugbrengen van de administratieve last. Je moet een verandering bekijken in de context en het grotere geheel zien. Verder is het ook een kwestie van durven. Soms moet je gewoon durven om iets uit te proberen.

Ron: een mooi voorbeeld van hoe we regeldruk hebben aangepakt is door het uitvoeren van een LEAN-traject. Zo zijn veel knelpunten in kaart gebracht en stelden we onszelf hardop de vraag, ‘waar kunnen we iets doen aan talentverspilling en ervoor zorgen dat de juiste mensen de juiste dingen doen’. Als gedragswetenschapper ben ik het liefst zo min mogelijk bezig met administratieve regeldingen. Een secretaresse is daar juist heel goed in. Een heel concreet voorbeeld van een verbetering is dat we in ons eigen team nu de behandelplannen in ons cliëntregistratiesysteem zetten in plaats van in een los word-document. Het hele proces kost zo voor iedereen veel minder tijd, het voorkomt het herhaaldelijk moeten mailen, uploaden, downloaden, document opmaken, printen, opnieuw uploaden….. Nu kan het secretariaat met één druk op de knop het behandelplan doorsturen aan ouders van cliënten.

Daarnaast zorgen vaste evaluatiemomenten in het werkproces ervoor dat je met elkaar voortdurend kritisch kijkt of een proces of samenwerking beter kan. Zo bespreken we eens in de drie weken met een kleine afvaardiging van het team inhoudelijk beleid omtrent complexe casuïstiek om de aanpak zo goed mogelijk af te stemmen en efficiënt samen te werken. Door de manier waarop Yorneo is georganiseerd en doordat er heel goed wordt gekeken naar ‘wie is nou waar goed in’ ervaar ik als zorgverlener weinig administratieve lasten. Zo mogen we als zorgverlener bijvoorbeeld heel wat administratieve taken neerleggen bij de cliëntenadministratie. Dat scheelt mij erg veel geregel. De regeldruk is de afgelopen jaren echt duidelijk minder geworden doordat bestuurders destijds gezegd hebben ‘wij willen graag vertrouwen uitstralen naar onze medewerkers en zo de extreme administratieve druk verminderen’.

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij het ontregelen van de zorg?

Jeroen: als je ontregelt door te gaan digitaliseren dan is het een uitdaging dat die processen veel tijd en geld kosten. Wat het ingewikkeld maakt is dat je te maken hebt met veel verschillende systemen. Wat we geleerd hebben is dat betrokkenheid van alle experts, zoals software-ontwikkelaars, vanaf het begin cruciaal is. Je krijgt daardoor vooraf helder wat überhaupt de mogelijkheden zijn en zo voorkom je deceptie omdat iets wat je heel graag zou willen veranderen toch niet blijkt te kunnen.

Verder merk ik dat iedereen in principe graag wil meedenken en gedreven is om verbeteringen voor elkaar te krijgen. Het kan wel spannend worden als de beste verandering voor een efficiënt werkproces ook verandering in rollen, taken en functies betekent. Het is soms een uitdaging om iets te veranderen dat goed is voor een organisatie of als geheel, als hiermee voor een individuele collega ook veel verandert.

Ron: ik heb echt het gevoel dat de inhoud voor mij als zorgverlener voorop staat. Maar er zijn ook echt nog wel kansen om de regeldruk te verminderen. Zo heeft het cliëntregistratiesysteem nog zijn beperkingen. De overgang om behandelplannen en diagnostiekverslagen in het cliëntregistratiesysteem op te nemen is een mooie eerste stap, maar er zijn nog meer functionaliteiten in het cliëntregistratiesysteem die ervoor zorgen dat het werkproces efficiënter wordt.

Wat heeft ontregelen in jullie ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgverleners?

Jeroen: allereerst levert het ons veel energie op. Je pakt dingen op die niet lekker lopen en het heeft een goede uitwerking op de organisatie, omdat je samen de processen en organisatie – en daarmee onze hulpverlening – beter maakt. Het brengt echt energie in een organisatie als er resultaten zijn die ertoe doen en collega’s daarop zelf invloed hebben.

Bij onze LEAN-trajecten maken we binnen Yorneo momenteel gebruik van een externe partner. Op termijn willen we dit meer zelf in huis organiseren. Dan heb je kennis en expertise structureel in huis.

Ron: wat ontregelen oplevert is tijd! En het is mooi dat die tijd ook benut kan worden als reflectietijd, bijvoorbeeld in de vorm van werkbegeleiding. Of bijvoorbeeld meer tijd voor structurele evaluatiegesprekken met ouders. Eerder was daarvoor minder tijd. Zo zorgt ontregelen voor een kwaliteitsimpuls. Dat we niet iedere minuut hoeven te registreren en we gewoon ons werk mogen doen zorgt er ook voor dat mijn competenties worden erkend. Je kunt echt zeggen dat ontregelen zorgt voor meer welbevinden van zorgverleners en meer ruimte voor creativiteit en reflectie.

Wat betekent zeggenschap voor jullie en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als zorgverlener zeggenschap te hebben?

Jeroen: betrokkenheid zit bij Yorneo in de organisatie gebakken, het zit als het ware in ons bloed. Onze platte organisatiestructuur helpt daarbij zeker. Ideeën en voorstellen van collega’s om dingen te verbeteren zijn altijd welkom, ook als het om aanpakken van regeldruk gaat.

Als bestuurder probeer ik mensen echt het vertrouwen te geven dat ze mogen leren en ontwikkelen en daarbij fouten mogen maken. Vertrouwen en veiligheid geven is ook cruciaal om betrokkenheid te vergroten en samen te blijven verbeteren.

Ron: de inhoudelijke structuur is heel belangrijk om zeggenschap te stimuleren. Door de manier waarop we binnen Yorneo zijn georganiseerd hebben we samen de verantwoordelijkheid over de inhoud. Yorneo heeft een platte organisatiestructuur, waardoor we makkelijk bij elkaar kunt checken ‘zitten we nog op de goede weg’. Zo kun je elkaar ook scherp houden. Vanuit het bestuur wordt er ook alle ruimte gegeven voor zeggenschap.

Wat is jullie oproep om het professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Jeroen: hier werk van maken is een investering die zeker de moeite waard is. Uiteraard kost het ook tijd en geld. Op de langere termijn zorgt dit zeker voor verbetering van je productiviteit en kwaliteit en doet het de samenwerking tussen en betrokkenheid van collega’s veel goed.

Ron: heb als bestuurder vertrouwen in de mensen in de directe zorgpraktijk en heb als gemeenten vertrouwen in de organisaties. In de zorg heeft bijna iedereen goede intenties, stel niet direct nog meer regels in als blijkt dat er een organisatie tussen zit die helaas als uitzondering op de regel geen goede intenties heeft. Onderzoek en begrijp goed als er iets mis is gegaan. Zet dan eerst in op bijvoorbeeld begeleiding om de hulpverlening op het gewenste niveau te brengen of op uitleg van het hoe en waarom van regels. Laat de introductie van nieuwe regels een laatste stap zijn als het echt niet anders kan.