Julliette van Eerd en Gloria Gribling - GGz Breburg

Om succesvol te ontregelen in een organisatie is betrokkenheid van iedereen belangrijk. In dit artikel vertellen Julliette van Eerd (voorzitter raad van bestuur) en Gloria Gribling (directeur behandelzaken en psychotherapeut) hoe zij de regeldruk aanpakken in hun organisatie; GGz Breburg.

Hoe ziet jullie ontregelambitie eruit?

Julliette: een belangrijk uitgangspunt om te kunnen ontregelen is elkaar vertrouwen. We willen als organisatie laten zien dat inhoud en vertrouwen in de medewerkers op de eerste plaats komen, in plaats van controle en verantwoording. Die nadruk op inhoud en vertrouwen komt bijvoorbeeld heel duidelijk terug in de keuze om dit jaar te stoppen met de registratie van indirecte tijd. Ontregelen zit verder in meerdere projecten verweven, maar we zien het niet zomaar als geïsoleerd doel op zich. Zo hebben we een heel succesvolle pilot gedaan waarbij studenten als scribenten administratieve taken overnemen. Dit is een verbetering op meerdere fronten geweest en een echte win-win situatie; een mooie leerervaring voor de studenten én de organisatie is enorm geholpen!

Gloria: onze ambitie is om het werkplezier van medewerkers leidend te laten zijn. De hang naar controle is de laatste jaren toegenomen en dat heeft zorgverleners soms echt wel geknakt. Ervoor zorgen dat het werkplezier terugkomt bij medewerkers is dé motor die heel veel problemen die spelen in de zorg op kan lossen.

Hoe pakken jullie regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Julliette: wij staan voor ‘radicaal simpel’, dat uitgangspunt helpt ons om in de organisatie te ontregelen. Het vertrekpunt is altijd de vraag ‘kan het simpeler?’. We zien regeldruk niet als een geïsoleerd doel op zich, maar het komt terug in meerdere projecten die de zorg en de werkprocessen in bredere zin verbeteren.

Gloria: bij het aanpakken van regeldruk is vertrouwen het sleutelbegrip. Een bestuurder moet vertrouwen géven en als behandelaar moet je ook zelf het vertrouwen hebben in je eigen kunnen. Het valt op dat zorgverleners de laatste jaren soms best onzeker zijn geworden. Met de start van de marktwerking in de zorg is geld een grotere rol gaan spelen. Er is een andere beleving gekomen, zorgverleners zijn een product gaan leveren en hebben het gevoel afgerekend te worden op hun productie. Hier loop je tegenaan bij ontregelen, want men wil regels soms liever niet loslaten, omdat ze helpen om aan anderen te laten zien dat je het goed doet. Terwijl een zorgverlener uiteindelijk zelf het beste weet wat goede zorg is. Naar die overtuiging moeten we terug!

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij het ontregelen van de zorg?

Julliette: Ontregelen is echt niet makkelijk. Vaak heb je te maken met complexe regelgeving en financieringsstromen. En ín de organisatie zijn er veel verschillende situaties en teams met hun eigen dynamiek waar je rekening mee moet houden. Als bestuurder heb je een belangrijke rol om vertrouwen te geven aan je medewerkers door mensen op te zoeken, te zeggen dat ze het goede doen. En soms moet je als bestuurder juist niets doen en de neiging onderdrukken om in te grijpen. Het gaat echt om een goede cultuur die jezelf ook moet voorleven. Daarvoor moet je als bestuurder ook eerlijk zijn: kun je jezelf in de spiegel aankijken en zeggen dat je je medewerkers echt vertrouwt en hen de ruimte geeft?

Gloria: Een heel grote uitdaging is dat mensen een regel niet meer los durven laten. Vanuit de angst om afgerekend te worden. Dat speelde heel duidelijk bij de pilot rond het stoppen met de registratie van indirecte tijd. Toen aan medewerkers werd gevraagd of de pilot door moest gaan, gaf 70% aan dit eigenlijk niet af te willen schaffen. Gelukkig kwamen we tot de kern, medewerkers wilde natuurlijk wél minder registratielast, maar bij hen speelde de vraag ‘hoe kunnen we nu laten zien wat we allemaal hebben gedaan’? Toen hebben we juist het besluit genomen om verder te gaan met het afschaffen, want juist dit mechanisme moet je doorbreken.

Wat heeft ontregelen in jullie ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgverleners?

Julliette: We zien duidelijk dat het werkplezier toeneemt. Zeker onze pilot met de studenten als scribenten is heel erg positief ervaren. Mensen worden ook enthousiast door ze mee te laten praten, dat geeft direct energie. En als door ontregelen het werkplezier omhoog gaat, dan groeit  de beweging bijna vanzelf!

Gloria: meer tijd en ruimte, dat heeft het duidelijk opgeleverd. Tijdwinst zie je bijvoorbeeld heel duidelijk naar aanleiding van het afschaffen van het schrijven van indirecte tijd. Dat heeft wel een half uur tot 45 minuten tijdwinst per dag opgeleverd. Wat het ook heeft opgeleverd is stress. Omdat de manier van werken echt veranderde en medewerkers echt een knop moesten omzetten dat niet alles wat ze doen verantwoord hoeft te worden. Die stress is nu wel echt aan het wegzakken. Meer ruimte zit ‘m erin dat medewerkers nu ervaren dat het mogelijk én heel goed is om vaker tussendoor even met een collega af te stemmen. En die afstemming leidt er uiteindelijk weer toe dat de zorg verbetert!

Wat betekent zeggenschap voor jullie en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als zorgverlener zeggenschap te hebben?

Julliette: Als bestuurder zeg ik tegen medewerkers dat zij als professional heel goed weten wat goede zorg is. En bij GGz Breburg willen we graag dat zorgprofessionals niet alleen goed kijken naar wat goed is voor de patiënt, maar dat ze hun blik verruimen en ook nadenken over wat goed is voor de organisatie en het netwerk daaromheen. Een cultuur waarin iedereen elkaars belangen en belevingswereld begrijpt maakt het mogelijk dat je met elkaar de zorg kan verbeteren, inclusief het terugbrengen van regeldruk.

Gloria: met een organisatiebreed cultuurprogramma zijn we bezig om zeggenschap en eigenaarschap van zorgverleners te vergroten. Het is essentieel om iedere zorgprofessional doordrongen te krijgen van het belang om de eigen regie te nemen. Met een toolbox ondersteunen we onze medewerkers hierbij. Vanuit de directie houden we elkaar hier ook heel scherp op door onder andere intervisies te organiseren. Het is heel belangrijk om als directie de cultuur te voorleven. En de kunst is dat het juiste gedachtegoed van medewerker naar medewerker overspringt, als het ware een positieve infectie van de organisatie.  

Wat is jullie oproep om professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Julliette: Die oproep is ‘beste bestuurders je hebt allemaal professionals in je organisatie, geef hen de ruimte’. En ‘kijk eens oordeelsvrij naar elkaar, zonder altijd direct ergens iets van te vinden’. Tegen zorgverleners zou ik zeggen ‘doe wat jij denkt dat goed is, je mag vertrouwen op je eigen expertise!’.

Gloria: Ik zie ook wel een rol voor VWS om zeggenschap te helpen vergroten. Er wordt een kloof ervaren tussen VWS en zorgprofessionals. Beide werelden liggen ver van elkaar af en dat komt omdat we elkaar niet makkelijk ontmoeten. Om regeldruk echt aan te pakken moet je dat met elkaar, dus met alle partijen, doen. Daarvoor moet je elkaar in ieder geval weten te vinden. Ik zou daarom willen oproepen om nog meer de verbinding met elkaar te maken en vaker het goede gesprek te voeren over het gezamenlijk doel dat we hebben: we willen allemaal minder regeldruk en meer werkplezier! Verder zou ik iedereen willen oproepen ‘wacht niet te lang met actie, op een gegeven moment moet je het gewoon doen!’