Petra de Rijke en Celal van de Pol - GGZ Drenthe

Om succesvol te [ont]regelen is betrokkenheid uit alle lagen van de organisatie belangrijk. In dit artikel delen zorgbestuurder Petra de Rijke en teammanager Celal van de Pol van GGZ Drenthe hoe zij dit gezamenlijk hebben aangepakt.

Hoe ziet uw ontregelambitie eruit?

Petra de Rijke: Al langere tijd streeft GGZ Drenthe integraal naar het verminderen van regels in de praktijk. Het is al zo’n onderdeel van ons werk geworden, dat we het zelf niet meer zo bijzonder vinden. Regeldruk is een veelkoppig monster. Denk aan de dingen die we met elkaar op macroniveau organiseren via instituties zoals de Inspectie, die meekijkt en aan wie verantwoording moet worden afgelegd. Op zich zijn deze verantwoordingsregels nuttig, maar alles bij elkaar is het wel heel veel. Hier hebben we weinig invloed op.

Daarnaast is er het hele interne veld waar we met z’n allen regels optuigen en waarbij stafafdelingen of bestuurders om informatie vragen. Het voordeel hierbij is dat we hier zelf invloed op hebben. Onze ontregelambitie hierin? Integreer regelgeving met de kwaliteit van zorg. De regels, rapportages, verantwoording en verslaglegging hebben wij behoorlijk losgekoppeld van de inhoud van de zorg. Terwijl een deel van die regels, verslaglegging, verantwoording hoort bij de kwaliteit van zorg. Namelijk dat jij als professional je op een integere wijze verantwoordt over de zorg die jij hebt verleend. De opdracht aan ons allen is om regelgeving te integreren, met de kwaliteit van zorg voorop!  

Celal van de Pol: Ik ben als teammanager betrokken bij de kinder- en jeugdpsychiatrie van GGZ Drenthe. Mijn ambitie is dat onze gepassioneerde behandelaren, die met hun uitstekende kennis en expertise zorg kunnen geven aan cliënten, vooral bezig kunnen zijn met behandelen. Samen met hen hoop ik kritisch te kunnen blijven kijken naar administratielast, zodat het werkbaar is en het minder als last wordt ervaren. Met name doordat systemen met elkaar kunnen gaan communiceren. We nemen de behandelaren hierin mee, om ervoor te zorgen dat zij echt bezig kunnen zijn met hun vak.

Hoe pakt u regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Petra de Rijke: Dialoog, dialoog, dialoog. Betrokkenheid op alle lagen. Niet een beleid dat door een directie of bestuurder wordt geformuleerd zonder betrokkenheid van de professionals zelf, maar het er samen voortdurend over hebben. Niet zozeer over regelgeving an sich, maar meer over ‘Hoe werken wij?’

Verder hebben wij intern auditors opgeleid, kwaliteitsadviseurs die de hele organisatie door gaan. Dicht op de zorgpraktijk kijken zij mee op dossiers, naar rapportages, naar werkwijze inrichting. Wat in het begin nog spannend was, is nu een vanzelfsprekend onderdeel van ons kwaliteitssysteem geworden! Deze auditors hebben dus ook een ontregelende bril op. Laatst nog in gesprek met forensische zorg bleek dat de kwaliteitsadviseurs daar waren gestuit op een driedubbele, veel te complexe werkwijze. Dat dit nu nog naar boven komt, verbaasde mij. Goed om altijd alert te blijven op het veelkoppige monster dat nog steeds intern opduikt, ondanks het ontregelbewustzijn binnen onze organisatie.

Celal van de Pol: Wat wij binnen de Kinder- & Jeugdpsychiatrie hebben gedaan, is een dashboard ontwikkeld met een caseload overzicht. Omdat dit niet goed geregeld was, hield iedere behandelaar een cliëntenoverzicht afzonderlijk bij in een Excel-bestandje. We hebben hiervoor een systeem laten bouwen, waarbij deze informatie nu gecentraliseerd is en iedere behandelaar een eigen overzicht heeft van zijn of haar cliënten. In één oogopslag kunnen zij door de groene, oranje of rode balkjes zien waar het dossier wel of niet klopt. Dit is echt een stap voorwaarts.

Ook hebben we het primaire proces opgetekend, met stroomschema’s waarbij iedere stap van de cliëntreis in beeld is, vanaf de intake tot de afronding. Dit komt op ons intranet, zodat iedere behandelaar dit kan raadplegen en door kan klikken op iedere stap voor alle informatie. Wat voorheen overal en nergens in verschillende versies stond opgeslagen, is dat nu toegankelijk gemaakt met één centrale versie. Heel handig, ook voor nieuwe behandelaren.  

Welke uitdagingen kwam u tegen bij het [ont]regelen van de zorg?

Petra de Rijke: Wij hebben als GGZ Drenthe een tijdje onder verscherpt toezicht gestaan van de IGJ. Ook al was dit een lastige situatie, het voordeel hiervan was dat alle focus lag op de kwaliteit en veiligheid van zorg. Alles wordt doorgelicht, van de houdbaarheidsdatum van de EHBO-kist tot en met de temperatuur van de ijskast waarin medicatie bewaard wordt. Er kwam een richtlijn op koelkasten: Controleer de koelkast op inhoud en temperatuur en hang er een afvinklijstje naast over wie wanneer heeft gecontroleerd. Ik raakte in gesprek met een verpleegkundige die moeite had met al die regels, ook met ‘dat stomme lijstje op die koelkast’. Waar deze irritatie vandaan kwam? Een heel verhaal. Waarom hangt dat lijstje daar? Ja, voor de kwaliteit van de zorg. Waarom is dit lijstje dan een probleem, als jij hiermee aan je collega’s laat weten dat jij dit al gecontroleerd hebt en dat zij dit dus nu niet hoeven te doen? Toen viel er een stilte (en een kwartje) bij deze verpleegkundige. Zo’n afvinklijstje dat geen tijd kost, is een doorn in het oog geworden, terwijl dit een integraal onderdeel is van de kwaliteitsslag Controleer de koelkast! Ik herinner mij dit heel goed, omdat ik dacht ‘Dit kan toch niet waar zijn? Hoe heeft dit zover kunnen komen?’

Dit doen wij zelf, met veel dingen. We gaan regels en procedures inrichten zonder dat professionals eigenlijk weten waar het voor dient, waar het in past etc. Het moet van de verzekeraar, van de Inspectie, van de baas… maar het Waarom en met elkaar in gesprek gaan over de vraag ‘Is dit Waarom nog wel van toepassing?’, dat gebeurt maar weinig. Het zit nu eenmaal in de routine en dat maakt het ontregelen ervan best een uitdaging.

Celal van de Pol: Waar behandelaren en wij als organisatie tegenaan lopen, is dat systemen niet met elkaar communiceren. Dat is natuurlijk vaak in een grote organisatie zoals de onze. Dat maakt het lastig. Verder merken wij vaak dat systemen binnen de GGZ Drenthe vooral gebouwd zijn op volwassen cliënten. Terwijl ons kleine organisatieonderdeel van de GGZ Drenthe juist psychiatrische zorg levert aan kinderen en jongeren. Een voorbeeld: in het systeem is de eerste vraag van een Meldcode die wij moeten invullen: Heeft u zorg voor kinderen? Terwijl het bij ons bijvoorbeeld gaat om een kind van zeven. We lossen dit met kleinschalig maatwerk op. Maar ideaal is het niet.

Wat heeft [ont]regelen in uw ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgprofessionals?

Petra de Rijke: Het heeft lucht opgeleverd en meer werkplezier voor de professionals. Natuurlijk wordt er hier en daar nog gemopperd en zijn wij heus niet de meest ontregelde instelling. Maar wat je merkt in de dialoog, is dat het helpt als je het erover hebt met elkaar en je elkaar daarin erkent.

Celal van de Pol: Sinds dat wij ons bewuster bezighouden met ontregelen, is onze organisatie efficiënter en inzichtelijker geworden. Met dat centrale caseload overzicht hebben we iets belangrijks ontregeld voor de behandelaren, die met één druk op de knop bij hun cliëntenoverzicht kunnen. Bovendien hebben wij organisatorisch in kaart hoeveel procent van onze dossiervoering wel of niet klopt en waar dat aan ligt. Dit zijn mooie ontregelstappen!


Wat betekent zeggenschap voor u en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als professional zeggenschap te hebben?

Petra de Rijke: In het beginstadium legden we bijvoorbeeld klachten over werkinrichting terug bij het team zelf: ‘Wat zou je er zelf aan doen?’ Achteraf kregen we als reactie terug: ‘Ze laten ons aan ons lot over’. De gewoonte was om problemen naar boven te managen en daar de oplossing te verwachten. Ook kwamen professionals soms met de meest wilde ideeën, hetgeen ook weer niet de bedoeling is. De ruimte die je geeft aan professionals en de professionele autonomie moet in balans zijn met de bedrijfskaders en de kaders van de kwaliteit van zorg. Het woord ‘Integratie’ is echt een sleutelwoord.

Celal van de Pol: Op dit moment bouwen we binnen de GGZ Drenthe aan een nieuw zorginformatiesysteem, dat is gekoppeld aan het Elektronisch Patiënten Dossier en de agenda’s van behandelaren. We betrekken behandelaren hierbij en vragen uit waar hun behoefte ligt en wat zij belangrijk vinden. Dit nemen we dan mee in de bouw. Luisteren naar de mensen is heel belangrijk. Dat is professionele zeggenschap, vanuit de inhoud kunnen vertellen waar zij behoefte aan hebben.

Wat is uw oproep om professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Petra de Rijke: Mijn oproep aan bestuurders: Ga zelf met je mensen praten. Wees onderdeel van het probleem, maar ook onderdeel van de oplossing. Metaforisch gesproken, ben jij degene die de foto maakt of sta jij er tussen?

Celal van de Pol: Luister naar de mensen met expertise en inhoud. Wat hebben zij nodig om de juiste zorg te verlenen? Ik snap dat we de zorg moeten verantwoorden. Probeer juist andersom te denken: dus niet Hoe willen we dat de zorg verantwoord wordt?, maar Hoe kunnen we vanuit de inhoud hele goede zorg verlenen aan de cliënten en wat hebben we daarvoor nodig?