Tanja Scholten en Karen Haarsma - JP van den Bent stichting

Om succesvol te ontregelen in een organisatie is betrokkenheid van iedereen belangrijk. In dit artikel vertellen Karen Haarsma (begeleider) en Tanja Scholten (bestuurder) hoe zij de regeldruk aanpakken in hun organisatie; JP van den Bent stichting.

Beeld: ©JP van den Bent stichting / JP van den Bent stichting
Op de foto: Tanja Scholten (links) en Karen Haarsma (rechts)

Hoe ziet jullie ontregelambitie eruit?

Karen: Op de woonvorm waar ik werk zijn de administratieve lasten eigenlijk heel laag. Dat komt doordat er in onze organisatie heel erg vanuit wordt gegaan dat als je iets goed kan uitleggen, dat het dan goed is. Het is niet nodig om via heel veel registraties te verantwoorden of je het goede hebt gedaan.

Tanja: we hebben niet zozeer een specifieke ontregelambitie, maar zien het aanpakken van regeldruk als iets dat gaat om een goede organisatiecultuur. Om regeldruk te voorkomen moet er niet alleen een goede cultuur in organisaties zijn, maar ook bij de organisaties eromheen, in ons geval zijn dat bijvoorbeeld de zorgkantoren, de gemeenten, de IGJ. Als JP van den Bent zijn wij zelf al behoorlijk regelarm. De afgelopen tijd zijn we vooral gaan kijken wat de wereld om ons heen van ons vraagt. We hebben het RVS-rapport ‘Anders verantwoorden, blijk van vertrouwen’ beetgepakt en zijn dit voor onszelf concreet gaan maken. Vanuit het rapport gaat het om de zorgverlener als vertrekpunt te nemen bij het afleggen van verantwoording, in plaats van alle externe partijen die wat willen. Vanuit die gedachte heb ik medewerkers letterlijk de vraag gesteld ‘hoe zou jij je willen verantwoorden’? Ieder in zijn eigen taal zegt dan ‘Ik wil laten zien wat ik doe en hoe ik leer’. Dat is de kern.

Hoe pakken jullie regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Karen: Er is heel veel vertrouwen in elkaar en ik voel geen druk vanuit de organisatie om me te moeten verantwoorden. Het bestuur geeft ons veel vertrouwen en ruimte om te doen waar we goed in zijn. Iedereen wordt in zijn waarde gelaten en iedereen draagt bij aan het geheel. We streven er vanuit de werkvloer voortdurend naar om te kijken wat er nodig is voor de cliënt. Als organisatie is JP van den Bent altijd op zoek naar verbetering en dat willen we met elkaar delen. De lijntjes zijn heel kort en we hebben structureel evaluatiegesprekken. Die cultuur en organisatievorm zorgen ervoor dat ik niet veel administratieve lasten ervaar.

Tanja: Vanuit onze eigen interne aanpak zijn we vervolgens ook met onze brancheorganisatie in gesprek gegaan. Die gaven aan dat het mooi zou zijn als onze aanpak niet alleen binnen onze organisatie, maar ook breder zou kunnen worden uitgerold. Na verdere uitwerking is ook in samenwerking met de NZa zo uiteindelijk het experiment ‘Vernieuwend verantwoorden’ ontstaan. Het uitgangspunt daarbij is dat interne sturing, de basis is voor externe verantwoording. Datgene wat ik als bestuurder gebruik om te weten hoe het in mijn organisatie gaat, datgene gebruik ik ook als verantwoording naar buiten toe.

In onze verantwoording gebruiken we zowel verhalen als cijfers. De verhalen zijn de basis, de cijfers zijn daarbij ondersteunend. Er worden verhalen opgehaald rond actuele thema’s, dit afgelopen jaar bijvoorbeeld rond de wet zorg en dwang. Rond die thema’s organiseren we reflectietafels waar alle betrokkenen meepraten om zo een gezamenlijk beeld te krijgen hoe het gaat. Op deze manier krijgt verantwoorden een lerend karakter en vinden medewerkers het leuk!

Dit jaar is het vernieuwende dat we de belangrijkste elementen uit de jaarrekening ook hebben opgenomen in het rapport ‘Zicht op JP’. En dat de accountant dit document heeft gebruikt bij de jaarcontrole, er is geen aparte jaarrekening opgesteld. Dit is de uitkomst van een proces van jaren om met elkaar voortdurend te kijken hoe verantwoorden eenvoudiger kan.

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij het ontregelen van de zorg?

Karen: Een belangrijk aandachtspunt waar je voortdurend alert op moet zijn om regeldruk te voorkomen is dat je eerlijk moet zijn in wat je kunt bieden. Iedereen moet bij zijn eigen rol blijven. Als je dat niet doet en zaken oppakt die eigenlijk niet op jouw bordje horen, dan ervaar je sneller regeldruk.

Tanja: In het hele systeem van verantwoorden houden verschillende partijen elkaar in de greep en er lijken misverstanden te zijn wat wel en niet mag. Door met elkaar aan tafel te zitten krijg je deze misverstanden boven tafel. Een cultuurverandering is nodig om te denken vanuit de geest van de wet, in plaats vanuit de letter van de wet. Ook vanuit VWS is het belangrijk om het programma [Ont]regel de Zorg niet los te laten staan, maar regeldruk een plek te geven in alle beleidsontwikkelingen en wetgevingstrajecten.

Wat heeft ontregelen in jullie ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgverleners?

Karen: We krijgen als begeleiders alle tijd om te zorgen dat cliënten krijgen wat ze nodig hebben. Ik ervaar geen druk, ik mag vanuit mijn professie doen wat ik denk dat goed is. Dit geeft mij zoveel werkplezier! Werkplezier zorgt in mijn ogen weer voor minder ziekteverzuim.

Tanja: De organisatie is gebaat bij weinig regeldruk, zo kan er van elke euro die we ontvangen 75 cent naar de inzet van medewerkers gaan. Verder zorgt het uitgangspunt, dat we altijd vanuit de cliëntvraag en de medewerker redeneren, ervoor dat we flexibel zijn. In onze organisatie is er is weinig overhead waardoor je minder van financiële systemen afhankelijk bent.

Wat betekent zeggenschap voor jullie en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als zorgverlener zeggenschap te hebben?

Karen: ik ervaar heel veel  zeggenschap. Ik bepaal zelf wat belangrijk is voor een cliënt. Ik ben daarin volledig autonoom, ik hoef niet mijn leidinggevende te bellen om toestemming te vragen om de zorg op een andere manier in te steken, als bijvoorbeeld een collega uitvalt door ziekte. Ik bedenk dan zelf dat we het die dag anders gaan doen en bepaal zelf wat het belangrijkste is en doe dat dan. Verder is bij ons een belangrijk vertrekpunt het werken in de ‘driehoek’ cliënt, verwant en begeleider; we doen het met z’n allen. Gedeeld eigenaarschap waarin iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid kent en neemt is de sleutel voor goede samenwerking in onze organisatie.

Tanja: wij gebruiken binnen JP de term eigenaarschap en zetten onder die noemer de professionals aan om vooral zelf zaken op te pakken. Om medewerkers bewust te maken dat ze altijd en overal mogen laten weten wat ze vinden zijn we bijvoorbeeld juist gestopt met de ondernemingsraad. Iedereen moet zeggenschap namelijk in iedere situatie pakken. Zeggenschap is daarbij ingebakken in alle ontwikkeltrajecten die er binnen JP van den Bent lopen. Die betrokkenheid is geen eenmalige actie, maar is de basis. De organisatie maakt daarbij keuzes die altijd in lijn zijn met de eigen visie. Zo blijven we bewust een platte organisatie om trouw te blijven aan de gedachte dat het in de kern gaat om de cliënten en de medewerkers.

Wat is jullie oproep om professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Karen: Met de tijd komen en gaan er regels, maar wanneer iedereen eigenaar is van een probleem op zijn eigen manier, vanuit zijn eigen rol dan is er geen ruis onderling en kun je goed samenwerken. Door te werken vanuit een gedeelde visie, weet je waar je met elkaar heen wilt en kun je je sterk maken om daar, vanuit jouw expertise, aan bij te dragen.

Tanja: Zorgverleners zou ik willen oproepen: gebruik je zeggenschap, vertrouw op je eigen gezonde verstand en spreek je uit! Wijs niet aan dat het niet goed gaat, maar pak het zelf op. Zorgbestuurders zou ik willen meegeven: blijf bij de eenvoud! Veel zaken zijn niet ingewikkeld maar hebben we ingewikkeld gemaakt met elkaar. En als organisatie is het belangrijk om te weten waar je voor staat. Soms is er moed en lef voor nodig om altijd voor die visie te staan. Wij werken al twintig jaar volgens onze visie. Als ik daar trouw aan blijf, dan krijgen regels geen kans.