De convenantspartijen VNG, VWS, Jeugdzorg Nederland en de vakbonden FNV en CNV hebben afgesproken om te stoppen met tijdschrijven voor jeugd en opvoedhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering. Een van de afspraken uit het convenant is om aan te tonen dat bekostigen zonder vermijdbaar tijdschrijven kan. Hiervoor is het project ‘Goede Voorbeelden Stoppen met Tijdschrijven’ gestart. In dit project worden goede voorbeelden van gemeenten, regio’s en/of zorgaanbieders die gedeeltelijk of volledig zijn gestopt met tijdschrijven beschreven om anderen te inspireren.
Op deze pagina vindt u de goede voorbeelden die tot nu toe zijn opgehaald.
Bij JENS, de uitvoeringsorganisatie die preventieve en ambulante jeugdhulp verzorgt in de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal, hoeven medewerkers geen tijd te schrijven.
Joëlle van Hooijdonk, casemanager ambulant bij JENS, kan er kort over zijn: “Minder papier = meer tijd voor jeugd en gezin!”. Ook directeur van JENS, Sven Balk, sluit zich daar volledig bij aan: 'Daag zorgprofessionals uit om te kijken wat er nodig is om een hulpvraag te beantwoorden en maak afspraken over de uitvoering daarvan. Administratieve handelingen zoals tijdschrijven zijn dan alleen nog onnodige ballast.’
Gelukkig denken ze er niet alleen bij JENS zo over, ook de gemeente Heerlen deelt deze visie: 'Hoe minder tijd professionals hoeven te steken in onnodige administratie, hoe meer tijd zij kunnen spenderen aan het helpen van onze jeugd. Gun mensen in de jeugdzorg dat ze kunnen doen waar ze het allerbest in zijn!', aldus Jordy Clemens (wethouder Onderwijs, Jeugd, Cultuur, Erfgoed en Wonen, gemeente Heerlen).
De professionals van coöperatie JENS hoeven geen tijd te schrijven. Hierdoor houden zij meer tijd over voor de zorg aan hun cliënten. Hoe dit kan en welke uitdagingen JENS en de gemeenten onderweg tegenkwamen, leest u in dit eerste goede voorbeeld over het stoppen met of minderen van vermijdbaar tijdschrijven.
JENS
In 2018 kozen de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal ervoor om de voorziening in basisjeugdhulp (ambulante jeugdhulp & lokale preventieve activiteiten) als één opdracht in de markt te zetten via Europese aanbesteding. Deze opdracht is gegund aan JENS, een samenwerkingsverband van vier zorginstellingen en drie welzijnsorganisaties: Alcander, Koraal, MeanderGroep, Mondriaan, Radar, Welsun en XONAR. Sinds de start van JENS op 1 januari 2019 verzorgen zij de preventieve en ambulante jeugdhulp in de gemeenten Heerlen, Landgraaf en Voerendaal.
Werkwijze JENS
JENS organiseert de zorg en ondersteuning in gebiedsteams. In deze gebiedsteams bekijken professionals vanuit verschillende expertises samen wat er nodig is om de cliënt te helpen. De professionals maken met de cliënt aan de voorkant afspraken over welke hulp ze inzetten. Iedere drie maanden wordt geëvalueerd hoe het ervoor staat met de hulpvraag. Als de hulpvraag niet is opgelost binnen de afgesproken termijn, dan bespreken ze wat daar de reden voor is en bekijken ze samen wat er verder nodig is. Wanneer het gebiedsteam niet de benodigde hulp kan leveren die nodig is om een cliënt verder te helpen, wordt gekeken welke zorgaanbieder in samenwerking met JENS wel de benodigde zorg kan bieden. In totaal werkt JENS samen met zo’n 65 andere zorgaanbieders.
Uitgangspunten samenwerking
Een belangrijk uitgangspunt van JENS is dat zij de vrijheid hebben om de basisjeugdhulp in de drie gemeenten zelf te organiseren. Voor het uitvoeren van de basisjeugdhulp wordt JENS taakgericht gefinancierd door de gemeenten. Dit houdt in dat JENS jaarlijks een vast bedrag ontvangt om de basisjeugdhulp uit te voeren. Omdat er geen verantwoording plaatsvindt op individueel cliëntniveau, hoeven de professionals van JENS geen tijd te schrijven en houden zij meer tijd over om de zorg te leveren die de cliënten nodig hebben.
Uitdagingen
De start van de samenwerking tussen de gemeenten en JENS ging gepaard met een aantal uitdagingen. Zo moesten de gemeenten flink bezuinigen op de jeugdhulp, wat betekende dat er minder geld beschikbaar was. Er moest een systeem komen waarbij de zorg slimmer en efficiënter werd georganiseerd met zo min mogelijk administratieve lasten. De gemeenten kozen er bewust voor om een andere weg in te slaan: waar zij voorheen 250 losse contracten met zorgaanbieders hadden kozen zij nu voor één opdrachtnemer in de vorm van JENS.
JENS kreeg vanaf de start in januari 2019 direct te maken met een flinke transformatieopgave, zowel financieel als inhoudelijk. Dit resulteerde in een aantal lastige gesprekken met zorgaanbieders, waarbij het aantal gecontracteerde zorgaanbieders fors daalde van 250 naar 65. Tegelijkertijd leverde dit proces ook een belangrijk leermoment op. “Ga moeilijke gesprekken met zorgaanbieders niet uit de weg, maar zie het juist als een kans om met elkaar in gesprek te gaan”, zegt Sven Balk, directeur van JENS. “Belangrijk is om het gesprek over welke zorg nodig is op een gelijkwaardig niveau te voeren – van professional tot professional. Een onderdeel hiervan is dat je soms ook nee moet zeggen. Niet gemakkelijk, maar wel noodzakelijk om verder te kunnen bouwen.”
Verantwoording
Ondanks dat de professionals van JENS geen tijd schrijven, legt JENS op andere manieren verantwoording af aan de drie gemeenten over de zorg die het levert. Dit gebeurt aan de hand van een aantal Key Performance Indicatoren (KPI’s). Voorbeelden hiervan zijn o.a. de cliënttevredenheid, de medewerkerstevredenheid, de borging van veiligheid, het aantal geholpen cliënten, de duur van hulptrajecten, het type hulptrajecten etc. Met deze KPI’s sluit JENS zo goed mogelijk aan bij de landelijke CBS indicatoren, zodat extra registratie beperkt blijft.
Voer de dialoog
De belangrijkste tip die JENS wil meegeven aan andere organisaties die momenteel nog tijdschrijven: Voer met elkaar de dialoog! In het geval van JENS is het ontzettend belangrijk geweest om steeds in gesprek te gaan (en te blijven) met de drie gemeenten, de gecontracteerde zorgaanbieders en – niet te vergeten – de organisaties uit het samenwerkingsverband. Op al deze niveaus moet men continu werken aan de vertrouwensrelatie. Dat vertrouwen in elkaar zorgt er uiteindelijk voor dat professionals de ruimte krijgen om datgene te doen waar ze goed in zijn: zorg leveren!
Wilt u meer weten over de werkwijze van JENS? Of zet uw organisatie zelf al stappen richting stoppen met of minderen van tijdschrijven? Laat het ons dan weten. Wellicht is uw aanpak wel een nieuw goed voorbeeld voor anderen! Uw reactie is welkom en kunt u sturen naar ip.v.kessel@minvws.nl!
Medio 2020 ondertekenden het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Jeugdzorg Nederland en de vakbonden FNV en CNV het convenant Stoppen met tijdschrijven. Na ondertekening zijn de partijen samen aan de slag gegaan om goede voorbeelden te verzamelen van organisaties die zijn gestopt met vermijdbaar tijdschrijven of dit hebben weten terug te dringen. Want werken zonder tijdschrijven kan!
Oproep
Bent of kent u ook een goed voorbeeld van stoppen met tijdschrijven in de jeugdzorg? Om te laten zien dat bekostigen van jeugdzorg zonder vermijdbaar tijdschrijven mogelijk is, zijn we op zoek naar gemeenten, regio’s en zorgaanbieders die laten zien dat het kan! Wordt er in uw organisatie geen (of minimaal) tijd geschreven? Of gebeurt dit nog wel, maar hebben jullie de ambitie om hiermee te stoppen? Mail naar ip.v.kessel@minvws.nl, zodat we samen jullie werkwijze kunnen beschrijven om anderen te inspireren.
Hoe meer partijen aan de slag gaan om tijdschrijven vergaand terug te dringen, hoe meer de professional ervan merkt op de werkvloer. Meer tijd voor jeugdigen, minder tijd aan administratie, dat is waar we het samen voor doen!
