Blog 1 Het Elektronisch Cliënten Dossier en regeldruk – word verliefd op je probleem

- ‘Ons ECD is een soort van lappendeken geworden. Er is geen logische indeling en samenhang meer’
- ‘Bij ons wordt geregistreerd om te registeren’
- ‘Wij hebben 160 documenten in ons ECD zitten.’
- ‘Wij dekken ons in voor audits en de inspectie’.

Zomaar een greep uit de uitspraken van deelnemers in het Ontregel-lab dat helemaal gericht is op het ECD, dé experimenteerruimte om tot nieuwe oplossingen voor regeldruk te komen. Niet echt een bemoedigende start met deze uitspraken? Zeker wel! Samen met 3 gemotiveerde teams van zorgaanbieders hebben we de dieperliggende oorzaken van regeldruk blootgelegd. Want achter die soms uitdagende zorgovereenkomst, of achter die zeer gedetailleerde regels schuilt vaak een wereld van dieperliggende oorzaken. Als je die niet aanpakt, dan schaf je links een regel af, maar popt er rechts net zo hard een nieuwe regel op. Daarom is een stap terug nodig, om later twee stappen vooruit te zetten. Op deze manier kunnen we de samenhang in het ECD, die tijdens het lab nog ‘lappendeken aan documenten’ werd genoemd, herstellen.

Maar hoe kom je tot die dieperliggende oorzaken? We doen dit bijvoorbeeld door 5x de ‘Waarom?-vraag’ te stellen. Wij hebben hierbij de visgraat-methodiek gebruikt om dat gestructureerd te doen. Kunnen zorgteams dat zelf niet? Dat wel, maar soms werkt een externe prikkel beter. Al is het alleen maar om je niet te laten verleiden tot de waan van de dag.

De visgraat-methodiek leverde ons clusters aan oorzaken op. Zo blijken systemen niet altijd ondersteunend aan het werk van zorgprofessionals. Bijvoorbeeld omdat processen zich in de praktijk sneller aanpassen dan in een systeem. Hoewel ik heb geleerd dat het ook andersom kan: bij één van de organisaties stonden de processen over de nieuwe Wet Zorg en Dwang eerder in het ECD dan dat er beleid over was gemaakt bij de organisatie. Ook scholing (‘hoe hanteer je een ECD?’), verschillende financiers (‘verschillende wijzen van declaratie maken het ECD inefficiënt’) en beleid (‘wat moet en wat mag in een ECD?’) waren clusters van oorzaken. Maar de belangrijkste lijkt toch wel... gedrag!

Zo geven zorgprofessionals zelf aan dat ze registreren om te registeren. Star vasthouden aan bestaande regels. Wrijving met andere zorgprofessionals ervaren door verschil in interpretatie van dezelfde regels. En dat niet meer zelf nagedacht wordt.

Dit blijkt vaak een kip-ei-verhaal: deze gedragingen zijn zowel oorzaak als gevolg! Iedere keer als we doorvroegen met de 5x Waarom?-vraag, kwam de aap uit de mouw. Zelf nadenken is eigenlijk niet meer nodig omdat regels tot in den treure zijn uitgewerkt. Waarom dan? Omdat ‘Wij dekken ons in voor audits en de inspectie’. Waarom dan? ‘Omdat dit in het verleden vervelende ervaringen zijn geweest’. Je kunt je afvragen of het handig is dat als uitgangspunt te blijven nemen. Maar zelf nadenken is soms best lastig, als de regels tot in den treure zijn uitgewerkt. Wat dit kip-ei-construct ons doet inzien is dat vicieuze cirkels doorbroken moeten worden.

Vicieuze cirkels doorbreken is zeker geen gemakkelijke opgave maar wel een uitdagende. Om de standaard te doorbreken gaan we oplossingen bedenken vanuit nieuwe invalshoeken. In geest van wat Albert Einstein heeft gezegd:

Volg ons in onze reis naar oplossingen voor regeldruk met de Ontregel-labs! In de volgende blog gaan we de belangrijkste oorzaken opnieuw definiëren, zodat we tot nieuwe oplossingen kunnen komen! Voor meer informatie neem gerust contact op: b.vanmierlo@vilans.nl. Vilans is de landelijke kennisorganisatie voor de langdurende zorg.