Interviews

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie? 

Ik werk momenteel voor twee organisaties, en vervul drie rollen; voor het ministerie van VWS ben ik binnen het programma Ondersteuning Passend Zorgaanbod (OPaZ) regio coördinator in Oost-Nederland, en ben ik daarnaast ontregelaar op de Ontregelbus, een onderdeel van het [Ont]regel de Zorg programma. Voor de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) ben ik adviseur voor het Ondersteuningsteam Zorg voor de Jeugd.

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?

Een doorsnee werkdag bestaat voor mij eigenlijk niet. De verschillende rollen, die zich niet in een vast stramien laten vangen, maken elke dag anders. Het varieert van het schrijven van een artikel, verslag of een rapportage tot het voorbereiden op bijeenkomsten en overleggen. Ik heb dagelijks telefonisch contact met mijn collega’s maar natuurlijk ook met cliënten, zorgprofessionals, gemeenten, zorgkantoren etc. Dat gaat meestal over een zorgvraag maar zeker ook om gewoon even te vragen hoe het met iemand gaat. In deze tijd van veel fysieke afstand, is het zo belangrijk om elkaar in de gaten te houden en er voor elkaar te zijn.
Tot slot heb ik regelmatig online teamoverleggen maar ook grotere bijeenkomsten, webinars, denktanks en brainstorms. Af en toe trek ik er, samen met een mede ontregelaar, weer op uit om een zorginstelling te bezoeken en een sessie van de Ontregelbus te faciliteren. Ook met organisaties die al gestart zijn met ontregelen en behoefte hebben aan een frisse blik.

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

De zorgprofessionals die ik in mijn werk ontmoet, zijn bevlogen en zeer betrokken bij hun cliënten. Het liefst brengen ze zoveel mogelijk tijd met hen door en hebben de beste kwaliteit van zorg hoog in het vaandel staan. Helaas zijn deze zelfde zorgprofessionals te veel tijd kwijt aan administratieve lasten, die vaak voortkomen uit regels. Tijd die ten koste gaat van contact met hun cliënt en uiteindelijk ook ten koste van hun bevlogenheid. Het verminderen van de regeldruk is wat mij betreft dan ook essentieel om zorgprofessionals te behouden voor hun vak en ze dat te laten doen waarvoor ze ooit gekozen hebben: zorg verlenen.

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

Als ontregelaar op de Ontregelbus merk ik die inspanningen natuurlijk rechtstreeks. Door als lid van het ontregelteam langs te gaan bij zorginstellingen, en in een aantal sessies samen met de medewerkers en bestuurders te kijken waar ze zelf hun intern opgelegde regeldruk kunnen verminderen, mag ik een heel actieve bijdrage leveren. In het kort: we beginnen met een ontrafelsessie (verkenning), daarna volgt de ontregelsessie (top 3 regels met de meeste regeldruk), waarna tot slot de ontknoopsessie plaatsvindt (ontwarren van de belangrijkste interne bron regeldruk).
 

Heeft u of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? 

Als ontregelaar op de Ontregelbus ben ik natuurlijk actief bezig met het helpen ontregelen binnen zorginstellingen. Maar ook binnen OPaZ en OZJ kijken we doorlopend hoe we, vanuit de behoefte van de cliënt, gezamenlijk de ruimte kunnen vinden die nodig is om te kunnen voorzien in een, vaak complexe, zorgvraag. En hierbij worden regels, kaders en protocollen wanneer nodig kritisch onder de loep genomen en waar mogelijk passend gemaakt. Een voorbeeld hiervan is de Rommelruimte. Hierbij gaat het om de regelvrijheid, het anders kijken naar en omgaan met wet- en regelgeving. OPaZ heeft samen met ‘het veld’ bekeken wat de mogelijkheden en succesfactoren zijn.

De ervaring leert dat er altijd meer ruimte is dan we in eerste instantie denken. Zo hebben we de gespreksfolder ‘Rommelruimte’ ontwikkeld, een handig instrument voor (startende) kleinschalige zorginitiatieven om het gesprek met gemeente, zorgkantoor en andere organisaties beter te stroomlijnen.

We gaan hier altijd uit van het principe dat het systeem van regels en protocollen ondersteunend moeten zijn aan de mens met de zorgbehoefte, en niet andersom, zoals we helaas ook nog vaak tegenkomen.

Wat zou u(w organisatie) mogelijk kunnen doen hieraan?

De Ontregelbus heeft vanaf september vorig jaar ruim 20 zorginstellingen bezocht en heeft hen geholpen de interne regeldruk te verminderen. Hoewel de Ontregelbus door corona een aantal maanden heeft stilgestaan, zijn er al wel resultaten behaald; deze resultaten zijn terug te lezen in de uitgebreide tussenrapportage.

Vanaf 1 september dit jaar zijn we verder gegaan met de instellingen die dat wilden. Zolang de maatregelen tegen corona dat toelaten en zolang het aantal beschikbare plekken nog niet is bereikt, kunt u zich nog opgeven. De inschrijving sluit in december.

Bij OPaZ en OZJ vervullen we regelmatig een bemiddelende rol tussen partijen die verschillende belangen hebben, maar wel gezamenlijk een zorgvraag in willen vullen. Hoewel dat op het eerste gezicht weinig met regeldruk te maken lijkt te hebben, blijkt in de praktijk dat professionals zich vaak beperkt voelen door kaders en protocollen. In de bemiddelende rol kunnen we daar, met het cliëntperspectief voor ogen, de goede vragen over stellen. Dat leidt soms tot een mooie maatwerkoplossing die voorheen onmogelijk leek.

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

Ondanks ieders goede intenties merk je dat de belangen, die op de verschillende niveaus binnen organisaties en tussen organisaties spelen, regelmatig strijdig zijn met de behoefte van een zorgvrager. Zeker als een vraag complex is en meerdere domeinen bestrijkt, is het al snel nodig om samen buiten de gebaande paden te kijken en creatief te denken om een passende invulling te vinden. Ons huidige systeem van controle, sturing, regels, duidelijke kaders en afgebakende budgetten is daar minder geschikt voor en belemmert ons ook mentaal om helemaal vanuit de zorgvraag en de cliënt te kijken. Onbewust willen de meesten van ons, of eigenlijk ons brein, allemaal toch graag zoveel mogelijk passend in duidelijke hokjes hebben. Dat is menselijk en we doen er allemaal aan mee, maar dat maakt wel dat het voor de groep kwetsbare mensen die meer nodig hebben dan een standaardpakket zorg en/of hulp, lastig is om een passende invulling van hun vraag te krijgen.

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie? 

Het Parkhuis is een zorgorganisatie voor langdurige zorg in de regio Dordrecht waar kwaliteit van leven voorop staat. De missie van Het Parkhuis is om cliënten en hun naasten te ondersteunen op hartverwarmende en bekwame wijze in hun leven met dementie (ook op jonge leeftijd), Korsakov en (geronto)psychiatrische problemen.

Marrie Cornelisse is Zorgmanager bij Het Parkhuis en verantwoordelijk voor twee locaties. Lisette Jansen is Senior Beleidsmedewerker bij Het Parkhuis. Zij zijn de trekkers van de pilot TOP. TOP is een multidisciplinaire werkgroep die staat voor ‘Terugdringen Onnodige Procedures/Protocollen’.

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uit ziet?

Marrie: “Geen werkdag is eigenlijk hetzelfde. Ik begin de ochtend altijd met het begroeten van de bewoners. Daarna check ik mijn mail en agenda en vervolgens heb ik meestal overleggen, bijvoorbeeld het wekelijkse overleg met mijn teams. Verder houd ik in de gaten welke na- en bijscholingen nodig zijn voor mijn teamleden zodat bijvoorbeeld de voorbehouden handelingen op peil blijven. Maar vooral faciliteer ik mijn teams om hun werk op een goede en plezierige manier uit te voeren, bewaak ik de kwaliteit van zorg, en zorg ik samen met mijn teams dat het goed toeven is voor de bewoners die op de locaties wonen.

Lisette: “Als beleidsmedewerker werk ik heel projectmatig en vooral adviserend. Ik begeleid projecten en ontwikkel beleid gericht op kwaliteitsverbetering, zoals het TOP-project, maar ook op de omslag naar kleinschalig wonen. Ik breng ook samen met teams klantprocessen in kaart en optimaliseer deze. De locaties bezoek ik regelmatig en als ik hoor dat er bij de ene locatie iets speelt, waarvan ik weet dat ze dat bij een andere locatie opgelost hebben, dan probeer ik de verbinding te leggen.”
 

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

Marrie: “Ik faciliteer teams en als de regeldruk vermindert kan iedereen zijn zorgtaken uitvoeren. Voor mij betekent minder regeldruk ook dat ik vaker aanwezig kan zijn op de werkvloer en daardoor sneller een probleem kan tackelen. Ik kan medewerkers meer coachen, de kwaliteit bewaken en efficiënter werken. Voorheen ging bijvoorbeeld veel tijd naar het inroosteren van medewerkers en dat doet een  planbureau nu.”

Lisette: “Omdat ik me bezighoud met kwaliteitsverbetering en ‘lean’ werken (leren werken zonder verspillingen), zoek ik altijd naar hoe processen efficiënter kunnen. Dus ik vraag vaak ‘waarom doe je dat, leg het me uit?’. Door de goede vragen te stellen, dragen mensen zelf een oplossingsrichting aan wat ze beter kunnen doen voor een bewoner of wat betreft hun eigen werkprocessen. Dat draagt ook bij aan meer werkplezier.”
 

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

Marrie: “Het is een dagelijks proces, waarbij ik het team stimuleer om door te zetten. Het vraagt in eerste instantie namelijk veel tijd, voordat het tijd oplevert. Die tijd moet je ook nemen, anders verhoogt het gevoel van druk. Het is een proces dat je met elkaar doet. We moeten dus allemaal begrijpen wat we aan het doen zijn, en waarom, om dingen te kunnen veranderen.”
 

Heeft uzelf of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie?

“We hebben deelgenomen aan een schrapsessie van Vilans. Daarvoor waren we al bezig om te kijken hoe we de administratieve lasten konden verlagen. Met onze multidisciplinaire werkgroep ‘TOP’ hebben we een lijst gemaakt van 93 punten.  Vervolgens hebben we de punten gekozen waar we zelf invloed op hebben en die veel tijdwinst op zouden kunnen leveren om mee aan de slag te gaan.

Via een Verbeterbord hielden we met het team de voortgang in de gaten. Er kwam pas een nieuw verbeterpunt op te staan als het vorige punt was opgelost. Ook hielden we een Excellijst bij met alle punten die we aan wilden pakken, daarachter de bijzonderheden of afspraken en via kleurmarkeringen (rood, oranje, groen) konden we in 1 oogopslag de stand van zaken zien. Daarnaast informeerden we met regelmaat de organisatie welke verbeterpunten we hadden gerealiseerd via een nieuwsbrief.

Onze tijdswinst als organisatie bleek maar liefst 87 uur per week te zijn, echt ver boven onze verwachtingen! Het meest verrassende was de besparing van 5 uur op rapporteren en 5 uur op de mondelinge overdracht tussen collega’s op een groep van 30 bewoners. Zo hebben we bijvoorbeeld looplijsten en de rapportage Algemene Dagelijkse Verrichtingen (ADL) aan het begin van een dienst geschrapt. De zorgprofessionals zijn bovendien kritischer en bewuster geworden, dus de vragen ‘waarom doen we dit, wat voegt het toe?’ stellen we ons nu veel vaker. Het Verbeterbord blijven we gebruiken en jaarlijks checken we of we hebben gedaan wat we hebben afgesproken.

De geboekte tijdswinst gaat direct naar de zorg voor de cliënten. Bijvoorbeeld naar meer activiteiten, zoals rustig samen ontbijten, vaker wandelen, gesprekken met naasten. Maar ook naar de omslag die we aan het maken zijn naar kleinschalig wonen, en daar de zorg op aan te passen.”

Heeft u een inspirerend ontregel-voorbeeld of praktische tip uit uw dagelijkse praktijk waar andere zorgverleners baat bij kunnen hebben?

“Laat de tijdswinst ook echt naar de bewoners zorg gaan in plaats van naar bezuinigingen. Zorg verder ook voor bewustwording op een plezierige manier. Afvinklijstjes lijken soms meer een doel dan een middel. We werkten in de communicatie bijvoorbeeld ook met tekstballonnetjes, zoals: ‘Bewustwording vergroten: stoppen met blinde vinkjes’. Geïnteresseerden zijn van harte welkom bij Het Parkhuis om meer te horen over onze ervaringen.”

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

“Wet- en regelgeving, omdat je daar zelf geen invloed op kunt uitoefenen. Het helpt als je begrijpt waarom een wet of regel er is.”

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie? 

Ik werk bij het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG), hét stadsziekenhuis van Amsterdam.  Ik ben daar verpleegkundige, teamleider en de Chief Nursing Information Officer (CNIO).

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?

Ik heb verschillende functies in het OLVG. Een deel van de week ben ik teamleider van de Medisch Psychiatrische unit. Op die afdeling werk ik ook 1 dag per week als verpleegkundige in de patiëntenzorg. Het andere deel van de week ben ik als CNIO verantwoordelijk voor informatisering en innovatie van het verpleegkundig vak en de verpleegkundige beroepsgroep. Samen met anderen geef ik richting en invulling aan de digitale koers van het OLVG. Het is daarbij mijn taak om steeds weer de link te leggen met verpleegkundigen. Ik ben betrokken bij veel projecten om informatisering en de verpleegkundige beroepsinhoud met elkaar te verbinden. In de praktijk betekent dat vooral praten met veel verschillende collega’s binnen en buiten het OLVG. Zo zit ik onder andere in een regionale stuurgroep van een project om de verpleegkundige overdracht digitaal uit te wisselen. Naast richtinggevend zie ik mezelf vooral ook als ‘verbindingsofficier’.

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

Verpleegkundigen ervaren veel regeldruk. Soms komt dat voort uit externe regels en afspraken. Maar een belangrijk deel van de ervaren regeldruk ontstaat ook door interne regels, procedures en systemen die niet optimaal ingericht zijn om de verpleegkundige te ondersteunen in zijn of haar vak. Ik zie het voor mezelf als een belangrijke taak om digitalisering en innovatie in te zetten om systemen en processen slimmer te maken, zodat deze wél ondersteunend zijn aan de zorgverlener. Systemen zoals een EPD kunnen je werk als verpleegkundige juist makkelijker maken, maar daar moeten we wel wat voor doen als professionals.

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

Ik merk meer en meer dat de landelijke beweging ook ‘landt’ op de werkvloer. Landelijke ontregel initiatieven zijn mooi, maar deze vertalen en daadwerkelijk invoeren op de werkvloer vraagt toch veel inspanning. Het gaat daarbij echt om een omslag in werken vanuit vertrouwen en professionaliteit. In het OLVG hebben we die slag dit jaar echt gemaakt, maar we zijn er nog niet. Vooral  aanpassingen in systemen kosten veel tijd. Ik zie bijvoorbeeld ook dat er veel winst is te behalen in het digitaliseren en standaardiseren van de verpleegkundige overdracht tussen ziekenhuis en verpleeghuizen en wijkverpleegkundigen. Maar dat is geen ‘quick win’, want het vraagt om afspraken tussen organisaties maar ook aanpassingen van de ICT/EPD leverancier.

Heeft u of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? 

Het OLVG is betrokken geweest bij diverse landelijke schrapsessies, onder andere met ons Verpleegkundig Stafconvent. Daarnaast is OLVG met enkele samenwerkingspartners in Amsterdam vanaf het begin betrokken bij het programma InZicht. InZicht is een programma van het ministerie van VWS dat de elektronische gegevensuitwisseling in de langdurige zorg versnelt. Gegevensuitwisseling tussen cliënt en zorgprofessional, tussen zorgprofessionals onderling én tussen de langdurige en curatieve (ziekenhuis) zorg.

Wat zou u(w organisatie) mogelijk kunnen doen hieraan?

Het OLVG is dus actief betrokken bij InZicht. Wij gebruiken dit programma om met enkele andere ziekenhuizen en VVT instellingen de verpleegkundige overdracht te digitaliseren en ontregelen. We gebruiken hiervoor de informatiestandaard eOverdracht. Bij een verpleegkundige overdracht moet elke verpleegkundige of verzorgende nu nog gegevens afkomstig van andere organisaties handmatig in het eigen systeem invoeren. Dit kost veel tijd, is niet efficiënt en foutgevoelig. Met eOverdracht is er nu ook een elektronische manier om gegevens efficiënt en foutloos te registreren en over te dragen. Bij de overplaatsing van een cliënt kunnen verpleegkundigen en verzorgenden hierdoor de relevante zorggegevens uitwisselen en hergebruiken. Zo kunnen zij de zorg beter voortzetten. Bovendien kan hiermee een verwachte tijdwinst (minder overtypen, knippen en plakken) van ongeveer 20 minuten per overdracht worden behaald. 

Vanuit het programma InZicht hebben we onze eigen overdrachtsprocessen geanalyseerd. We zagen daarbij dat dezelfde informatie meerdere keren wordt verzameld en overgetypt. Alleen dat inzicht al heeft ons geholpen om het overdrachtsproces te verbeteren en efficiënter te maken. De volgende stap waar we nu hard aan werken is om de overdracht ook daadwerkelijk rechtstreeks van het ene EPD naar het andere EPD te kunnen versturen. Dat is belangrijk, want hierdoor kan de verpleegkundige altijd op basis van actuele informatie de juiste zorg verlenen. En dat zonder informatie over te typen met kans op fouten en bijbehorend tijdsverlies. Op die manier volgt de informatie echt de patiënt tussen verschillende instellingen en zorgverleners.

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

Voor het slagen van de digitale verpleegkundige overdracht hebben we alle betrokken EPD/ICT leveranciers nodig. Doordat het altijd om informatie-uitwisseling tussen meerdere instellingen gaat, gaat het ook over meerdere leveranciers. Die zijn bereid om mee te werken, maar dat is wel een traag proces dat nu al meerdere jaren in beslag neemt. Dat komt met name doordat leveranciers ook voor allerlei andere zaken continu hun systemen moeten aanpassen, en het is soms lastig om dan invloed uit te oefenen op wat prioriteit krijgt. Wat helpt is dat er een duidelijke informatiestandaard ligt voor de verpleegkundige overdracht (eOverdracht). Daarnaast gaat nieuwe wetgeving helpen om de digitalisering te versnellen, kijk hiervoor op de website internetconsultatie.nl