Goede praktijken, mooie (ont)regelinitiatieven vanuit organisaties en zorgverleners zelf

Regeldruk vindt regelmatig zijn oorsprong binnen zorginstellingen zelf, in lokale processen en werkwijzen, of in de lokale implementatie van landelijke regels. Om daar vanaf te komen moet het dus ook in de instellingen zelf, op de werkvloer, gebeuren. In het rapport ‘Goede praktijken’ van (Ont)Regel de Zorg worden vele initiatieven van ontregelen in de zorginstellingen zelf gedeeld.

Laat u inspireren door de verhalen, neem contact op met de organisatie als u meer wil weten over één van de voorbeelden, en laat het ons weten als u zelf ook aan de slag wil maar daar nog wel wat ondersteuning, tips of begeleiding bij kunt gebruiken.

Arkin - De kwaliteit van de zorg staat weer centraal

Arkin omvat twaalf onderdelen die tezamen het hele spectrum van de ggz beslaan, met onder meer specialistische psychiatrie (Mentrum) en verslavingszorg (Jellinek). De zorgorganisatie heeft veertien klinische vestigingen, zestien poli’s en meer dan twintig spreekuurlocaties. Deze bevinden zich met name in Amsterdam, maar ook in Utrecht en andere plaatsen in Midden-Nederland. Arkin startte in het voorjaar van 2018 met de voorbereidingen voor (ont)regelen, om de administratielast voor medewerkers te verminderen. Er werd een (ont)regelteam opgezet, dat bij Mentrum en Jellinek twee experimenten initieerde. In 2020 wordt de aanpak uitgerold over vijf andere teams in de organisatie.

©VWS

Dimence - Betrouwbare processen én minder regeldruk door Horizontaal Toezicht

De Dimence Groep is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg en welzijn in met name Oost-Nederland. Bij deze organisatie is de zorg ondergebracht in een aantal slagvaardige stichtingen met elk een eigen doelgroep. De Dimence Groep was de eerste zorgorganisatie die overging naar Horizontaal Toezicht. Via gesprekken met andere zorgorganisaties deelt de Dimence Groep de opgedane ervaringen.

©VWS

GGz Centraal - Minder werkdruk door het wijzigen van de tijdregistratie

GGz Centraal is een organisatie voor specialistische geestelijke gezondheidszorg. GGz Centraal behandelt, begeleidt en ondersteunt mensen met (ernstige) psychische problemen in een werkgebied dat zich uitstrekt over Eemland, Flevoland, Gooi & Vechtstreek en Veluwe & Veluwe Vallei, waar in totaal 1,4 miljoen mensen wonen.

Behandelaren van GGz Centraal registreren inmiddels alleen nog de face-to-face tijd, het multidisciplinair overleg en de reistijd. Voor de registratie van tijd besteed aan overige indirecte patiëntgebonden werkzaamheden, wordt gewerkt met een procentuele opslag. Die opslag, gebaseerd op normtijden van de indirecte activiteiten, wordt per beroepsgroep vastgesteld en vervangt de indirecte tijd van voorheen. Na evaluatie blijkt de tijdwinst gemiddeld een kwartier per werkdag te zijn, met daarbij een spreiding van ervaren tijdwinst van nul tot 60 minuten. Aan het kwalitatieve resultaat wordt meer belang gehecht: medewerkers ervaren ontspanning, omdat ze niet al die kleine bezigheden hoeven vast te leggen.

©VWS

Archipel Thuis - Van sleutelkluizen naar toegang met een app

Archipel Thuis biedt alle vormen van thuiszorg in Eindhoven en omgeving, variërend van wijkverpleging tot individuele begeleiding. (Ont)regelen begon te leven bij Archipel Thuis toen bestuurders en medewerkers in 2018 hadden deelgenomen aan een workshop van Vilans over dit thema. Vervolgens is in alle lagen van de organisatie geïnventariseerd wat er kon verbeteren in de werkprocessen en werden zaken aangepakt zoals de ondertekening van het zorgplan en de noodzaak van diverse vragenlijsten, zoals de Arbocheck en de BEM-formulieren. Ook nu nog heeft de werkvloer het voortouwbij het bepalen van de onderwerpen die het meest  geschikt zijn om te (ont)regelen.

©VWS

Handig om te weten...

WZU Veluwe - kartrekker in combinatie met open cultuur stimuleert (ont)regelen

WZU Veluwe biedt zorg en ondersteuning aan op de Noord-Veluwe in verscheidene vormen, zoals verzorging en verpleging thuis, dagbesteding, individuele begeleiding en verzorging en verpleging in woon-zorgcentra. De wijkverpleging binnen WZU Veluwe is actief bezig met (ont)regelen. Inmiddels wordt de risicosignalering voor cliënten op indicatie ingevuld, worden de zorgplannen niet meer onnodig geëvalueerd en hoeft de tijd niet meer handmatig geschreven te worden. In de toekomst zien Kroon en Jansen met name (ont)regelkansen door de inzet van domotica, bijvoorbeeld voor de processen rondom medicatiegebruik. Domotica kan bijvoorbeeld ondersteunen in het herinneren van cliënten aan een medicatie-inname, of kan het proces voor aftekenen van medicatie versimpelen.

©VWS

Allerzorg - ICT als overheersend thema bij het (ont)regelen van wijkverpleging

Allerzorg biedt wijkverpleging, kraamzorg, palliatieve terminale zorg en andere vormen van thuiszorg aan door heel Nederland, vanuit meer dan zeventig locaties. Twee jaar geleden is Allerzorg serie dus aan de slag gegaan met (ont)regelen, door de aanstelling van Martine Duinker als (ont)regelaar. Haar eerste opdracht was het afschaffen van de
vijfminutenregistratie. Allerzorg ziet (ont)-regelen voornamelijk als een ICT-kwestie: het verbeteren van het gebruiksgemak van systemen en software. Teams melden (grote en kleine) ergernissen op dat gebied bij Duinker, die vervolgens optreedt als schakel naar zowel interne als externe ICT-dienstverleners.

©VWS

Ziekenhuis Gelderse Vallei (ZGV) - Meer kostbare tijd voor de patiënt en daardoor meer werkplezier

Ziekenhuis Gelderse Vallei verzorgt patiënten in West- en Midden Gelderland en Oost Utrecht. Het ziekenhuis staat onder andere bekend om zijn expertise op het gebied van voeding, bewegen en slaap. Het ziekenhuis is actief met [Ont]Regel de Zorg, onder het motto “meer kostbare tijd voor de patiënt en daardoor meer werkplezier.” Na zes eerste (ont)regelsuccessen gaat het ziekenhuis door met (ont)regelen door kritisch te blijven op de eigen processen. Het (ont)regelen moet vanzelfsprekend onderdeel worden van alle verbeterinitiatieven, procesaanpassingen en nieuwe ontwerpen. Het ziekenhuis heeft twee (ont)regelexperts in huis die in tijd gefaciliteerd worden om borging van het gedachtegoed in te regelen en in de tussentijd nieuwe initiatieven te ondersteunen. Nieuwe initiatieven kunnen aangedragen worden via een loket, waarna de aandragers van het initiatief worden ondersteund om hiermee zelf aan de slag te gaan.

©VWS

Spaarne Gasthuis - Een toename van bewustzijn over de zin en onzin van (ont)regelen

Het Spaarne Gasthuis is een topklinisch opleidingsziekenhuis met locaties in Hoofddorp en Haarlem. Op die twee locaties zijn vrijwel alle medisch specialismen aanwezig. Daarnaast heeft het ziekenhuis poliklinieken in Hillegom, Haarlem-Noord en Nieuw-Vennep. Op de kleinschalige vestigingen in Velsen-Noord en Heemstede wordt een beperkt pakket aan zorg aangeboden. Het Spaarne Gasthuis beschikt over drie specialistische centra: het Centrum Ouderengeneeskunde, het Oncologie Centrum en het Vrouw & Kind Centrum.

Begin 2018 stelde het Spaarne Gasthuis de stuurgroep ‘(Ont)Regel het Spaarne Gasthuis’ in, met als doelstelling ‘merkbaar minder regeldruk voor verpleegkundigen, artsen en paramedici’. De door de stuurgroep gevormde projectgroep, onder leiding van Thomas Bakker en Rik Maassen, richtte in Haarlem-Zuid en Hoofddorp verpleegkundige netwerken op om de administratieve problemen van verpleegkundigen in kaart te brengen en een oplossingsrichting te geven. Elk netwerk heeft een ‘(ont)regelaar’: Merel Kaatee heeft die rol in Hoofddorp.

©VWS

Radboud UMC - Experiment ZIRE: Van wantrouwen naar vertrouwen in zorgprofessionals door zinvolle registraties

Met de komst van het experiment ZIRE halverwege 2018 ging de registratieknop om bij het Radboudumc, het UMCG en Rijnstate. Het registreren van niet-zinvolle kwaliteitsparameters, met hoge administratieve last als gevolg, behoorde niet langer tot de tegenwoordige tijd. Door zorgprofessionals is een kernset van kwaliteitsmetingen samengesteld, met als belangrijkste doel het teruggeven van eigenaarschap voor kwaliteit van zorg aan de zorgprofessional.

©VWS

Philedelphia - Terug naar de bedoeling

Philadelphia levert gehandicaptenzorg op kleinschalige locaties met als uitgangspunt ‘Doe zoals je het thuis ook doet’. Op de locaties worden cliënten ondersteund om zo veel mogelijk deel te nemen aan het  gewone leven. Sinds 2011 werkt Philadelphia regelarm. De organisatie is in dit proces teruggegaan naar de bedoeling; het verlenen van goede zorg waarin de cliënt centraal staat. Teruggaan naar de bedoeling heeft geleid tot meer vrijheid en verantwoordelijkheid voor zorgprofessionals,
waardoor zij hun vak terug hebben en gemotiveerder zijn. Ze kunnen dan de zorg leveren vanuit de behoefte van de cliënt.

©VWS

JP van den Bent Stichting - gelukkige cliënten en zorgprofessionals door centraal zetten van de relatie

Het inzicht om zorg anders in te richten leeft bij de gehandicaptenzorgorganisatie JP van den Bent al ruim twintig jaar. Door de relatie tussen zorgprofessional en cliënt centraal te stellen, wordt de organisatie voortdurend vereenvoudigd. De professional krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en maatwerk te leveren. Hierdoor worden veel interne diensten onderdeel van het primaire zorgproces en daarmee niet meer organisatiebreed geregeld. JP van den Bent heeft bijvoorbeeld geen afdeling Inkoop of een centrale keuken, en ook geen begroting of strategische beleidsplannen. Zo kunnen zorgprofessionals waardegedreven werk leveren dat in het teken staat van de cliënt. Bestuurder Ruud Klarenbeek: “Doe de juiste dingen en doe ze goed.”

©VWS

Prisma - (ont)regelen door verwijdering van een schakel uit de keten

In Prisma zijn diverse vormen van zorg verenigd. Op Landpark Assisië in Biezenmortel helpt Prisma mensen met een verstandelijke beperking. Het onderdeel Fittin ondersteunt ouders en verwanten van cliënten bij het opzetten van particuliere wooninitiatieven. Onder de naam Makker biedt Prisma ambulante hulp aan, bijvoorbeeld bij een verslaving of bij moeilijke gezinssituaties. Prisma Kunst en Ambacht biedt dagbesteding aan, terwijl Adapt Re-integratie mensen met een beperking helpt bij het vinden van een geschikte baan. Bij Stichting Prisma Vrienden kunnen mensen met een (verstandelijke) beperking steun aanvragen voor het realiseren van bijzondere wensen, bijvoorbeeld op het gebied van sport, studie of evenementen. Ook participeert Prisma in het samenwerkingsverband Multipoli Bijonz, een multidisciplinair initiatief voor gecombineerde zorgvragen.

©VWS

Ipse de Bruggen - de Basis op Orde hebben is een voorwaarde om te kunnen (ont)regelen

Ipse de Bruggen is de grootste zorgorganisatie in Zuid-Holland voor mensen met een verstandelijke beperking. Zorg wordt aangeboden op ruim 400 locaties, met ongeveer 5.500 medewerkers en nog eens 2.200 vrijwilligers. Ipse de Brugge streeft naar het verlagen van de regeldruk, met name rond registreren en declareren, maar constateerde dat de eigen organisatie nog niet voldeed aan de randvoorwaarden daarvoor. Daarom werd in 2020 het project Basis op Orde uitgevoerd, gericht op het vergroten van de efficiëntie en effectiviteit van registratie- en declaratieprocessen.

Cosis - ‘snappen’ is minstens zo belangrijk als ‘schrappen’

Cosis is actief in de provincies Groningen en Drenthe en levert zorg aan mensen met een verstandelijke of een psychische beperking. De zorg strekt zich uit van ondersteuning thuis tot dagbesteding en een breed scala aan passende woonvormen. Cosis ontstond in 2013 uit een fusie. Met het groter worden van de organisatie nam ook de noodzaak toe alert te blijven op bureaucratisering. Met het oog daarop ging Cosis werken met de bedoeling, een concept (van Wouter Hart) dat meer focus geeft op de doelstellingen van een organisatie. Medewerkers en management leren bij hun activiteiten vaker de vraag te stellen of en hoe die activiteiten bijdragen aan de bedoeling. (Ont)regelen is bij werken met de bedoeling geen expliciet doel, maar eerder een gevolg.

De bedoeling van Cosis: “Wij helpen kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking grip te krijgen op hun leven. Tegen maatschappelijk zo laag mogelijke kosten. Samen zetten we kleine stappen.”

©VWS

De Rijnhoven - een ECD dat past bij persoonsgerichte zorg

Op zeven locaties aan de westkant van de provincie Utrecht biedt De Rijnhoven diverse woon-zorgmogelijkheden met onder meer kleinschalig groepswonen, dagbegeleiding en thuiszorg. (Ont)regelen is bij De Rijnhoven geen expliciete, systematische activiteit. De projecten die (ont)regelende effecten hebben, volgen uit het streven de zorg meer persoonsgericht te maken. Ze worden ad hoc opgezet en zijn over het algemeen bescheiden van omvang.

©VWS

MeanderGroep - focus op kwaliteit van leven

MeanderGroep biedt in Zuid-Limburg thuiszorg en verpleegzorg en een scala aan andere vormen van zorg, zowel intramuraal als extramuraal. MeanderGroep heeft veel ervaring opgebouwd met de combinatie van een grote zorgvraag en een krappe arbeidsmarkt. In 2019 is MeanderGroep uitgeroepen tot aantrekkelijkste werkgever van Zuid-Limburg. (Ont)regelen is een van de initiatieven waarmee MeanderGroep werkt aan die aantrekkelijkheid als werkgever. Zo was MeanderGroep in 2016 een van de eerste thuiszorgaanbieders die de 5-minutenregistratie afschafte. Overigens wordt er binnen de organisatie nauwelijks gerept van (ont)regelen: ‘mensgericht werken’ is de term aan de hand waarvan medewerkers beoordelen wat zinnige handelingen zijn en wat niet.

©VWS

Zorgbalans - (ont)regelen door een gezond kritische houding: intern én extern

Zorgbalans is een ouderenzorgorganisatie gevestigd in Haarlem. De visie van Zorgbalans is: uw leven, uw wensen, samen onze zorg. De organisatie bestaat onder andere uit woonzorglocaties, ontmoetingscentra, wijkzorg en biedt de mogelijkheid voor het kiezen
van een volledig pakket thuis (Prettig Thuis). Zorgbalans ondersteunt mensen met een zorgbehoefte om zo lang mogelijk op een eigen wijze vorm en inhoud te geven aan hun leven. Specifiek voor de intramurale zorg is de visie dat bewoners zoveel mogelijk in de gelegenheid moeten zijn hun leven voort te zetten zoals zij dat zelf willen. Goede zorg in een prettige woonomgeving. Zorgbalans (ont)regelt door kritisch te zijn op de intern en extern opgelegde administratie en processen.

©VWS