Veiliger, duidelijker, makkelijker: met hulp van de ORDZ-subsidie tekent Rosengaerde nu ook extramuraal digitaal medicijnen af

Van papieren lijsten naar digitaal medicijnen aftekenen: deze overstap maakte Rosengaerde al eerder voor de intramurale zorg. Het woonzorgcentrum biedt in de gemeente Dalfsen met ruim 300 medewerkers en meer dan 300 vrijwilligers kleinschalige en betrokken zorg en ondersteuning aan ouderen. Nu wil Rosengaerde ook extramuraal gaan werken met Medimo, een systeem om medicatie voor te schrijven en te registreren. Daarom werd een aanvraag gedaan voor de ORDZ-subsidie. Hoe zijn de voorbereidingen op de overstap verlopen? Vier medewerkers van Rosengaerde delen hun ervaringen.

De voordelen van digitaal aftekenen

“Er zijn minder medicijnfouten. Het is veiliger, duidelijker en makkelijker. En je kunt het overzicht niet kwijtraken,” somt Marieke Huisman enkele voordelen van digitaal medicijnen aftekenen op. Ze werkt als verzorgende IG en is bijna klaar met haar opleiding tot verpleegkundige. Zij weet alles van de voordelen, want ze was eerder ook betrokken bij de intramurale invoering van Medimo bij Rosengaerde. “We hadden inderdaad in het verpleeghuis al positieve ervaringen opgedaan,” beaamt manager Wijkzorg en projectleider Rianne Mensink. “Zowel door het bestuur als de medewerkers werd deze overstap voor de thuiszorg en aanleunwoningen daarom breed gedragen.”

Steeds weer nieuwe uitdagingen

Bij de aftrap van het overstapproject richtte Rosengaerde een projectgroep in met een diverse vertegenwoordiging aan collega’s. “Waaronder ICT, heel belangrijk,” stelt manager Mensink. Zo moest het systeem gekoppeld worden met de applicatie ONS. “Dat was uitdagend,” zegt Marylou Grubben, als beleidsadviseur betrokken bij het traject. “Want hoe richt je dat in? Nemen we alle cliënten in Medimo op, of alleen diegenen die op dit moment medicatie krijgen? Het is belangrijk om zulke vragen in deze fase te stellen, want het raakt aan de wet AVG en moet passen in onze visie op medicatieveiligheid. Hier hebben we dan ook goed over nagedacht.”    

Tijdens de voorbereidingen kwamen er steeds weer nieuwe uitdagingen bovendrijven rondom de inrichting van het systeem. Vooral het krijgen van een goed overzicht van alle cliënten en hun medicijnen bleek een ontzettende klus. “Er bleken bijvoorbeeld gegevens te ontbreken,” blikt verpleegkundige Teuni Rap terug. “Of de apotheek van een cliënt was onbekend.” Het was meer werk dan vooraf was voorzien, zegt manager Mensink. “Maar door het harde werk van alle betrokken collega’s is het allemaal gelukt.” Ze vertelt dat Rosengaerde heel alert is op een goede borging. “Intramuraal kennen collega’s de werkwijze, maar er is toen weinig op papier gezet. Dat doen we nu bij de extramurale invoering van dit systeem wel meteen. Straks voeren we dat dan ook door in het verpleeghuis.”

Het gebruik van zakkaartjes

Alle betrokken medewerkers van Rosengaerde kregen een training voorafgaand op de overstap. “Veel animo,” zo omschrijft verpleegkundige Rap de reactie van haar collega’s. Samen met Huisman trainde zij alle ongeveer honderd extramurale medewerkers in het gebruik van de applicatie. Die is blij met de gekozen aanpak: “Wij weten hoe de afdelingen werken, dat was een voordeel.” Dat beaamt ook manager Mensink. “Heel fijn dat onze eigen mensen dat, na zelf getraind te zijn door Medimo, konden verzorgen. Teuni en Marieke bedachten ook om met een zakkaartje te gaan werken: voor elke collega de basis van de nieuwe werkwijze op een klein kaartje.”

Draagvlak en kwaliteit

Áls we het doen, dan doen we het goed. Dat was de insteek van Rosengaerde bij de implementatie van deze nieuwe manier van werken. “We hebben de deadline weloverwogen een paar keer verschoven,” stelt beleidsadviseur Grubben. Mensink vult aan: “Bij Medimo hebben ze natuurlijk al vaak te maken gehad met zulke trajecten. Zij weten precies welke stappen gezet moeten worden. Maar dat ging te snel voor ons. We besloten te temporiseren en nu loopt het project goed.” Dat temporiseren was belangrijk, benadrukken de vier: “Anders krijg je ook geen draagvlak onder de medewerkers.” Rosengaerde is dicht bij zichzelf gebleven, concludeert Grubben. “Vaart was niet ons doel, maar kwaliteit. Daar ben ik heel blij mee.”

Blijf op de hoogte

Begin juni was het zover: Rosengaerde ging live met Medimo in de extramurale zorg. Of het werken met dit systeem net als in het verpleeghuis ook in de aanleunwoningen en thuiszorg goed blijkt te bevallen? En hoe staat het er over een tijdje voor met de borging van de werkwijze? Later dit jaar gaan we weer op bezoek bij Rosengaerde voor een update! Deze delen we natuurlijk weer via deze website ordz.nl.

Meer informatie

Nu al meer weten over dit (Ont)Regelproject? Neem dan contact op met Rosengaerde via info@rosengaerde.nl.