Ontregelnieuws - Thema Editie Goede Praktijken 2021

Vier jaar geleden startte Clementine Jansen met haar nieuwe baan als manager thuiszorg bij WZU Veluwe. Met een achtergrond in de thuiszorg merkte ze al snel op dat ze tegen meer administratie aanliep dan dat ze vanuit haar eerdere ervaring gewend was. “We administreren vaak onnodig vanuit gewoonte. Dat is zonde, aangezien je het liefst zo veel mogelijk tijd besteedt aan cliëntzorg”, aldus Jansen. Door landelijke aandacht voor het (ont)regelen van zorg, en door deelname aan een landelijke schrapsessie voor de langdurige zorg, werd Jansen extra geprikkeld om de (ont)regelbeweging binnen WZU Veluwe op gang te brengen. 

Inmiddels is de wijkverpleging binnen WZU Veluwe actief aan het (ont)regelen. Er wordt kritisch nagedacht over de zin van handelingen. Bijvoorbeeld het schrijven van tijd. Voorheen moesten de wijkverpleegkundigen tijdschrijven. Ofwel handmatig invoeren in het systeem, ofwel door in- en uit te klokken met een pasje bij de cliënt thuis. Beide varianten kostten schaarse tijd en leverden onnodig extra werkdruk op voor wijkverpleegkundigen. Dat was de aanleiding voor het project planning = realisatie. Sindsdien wordt de tijd per cliënt automatisch vooraf in het systeem gezet en stellen zorgprofessionals alleen een afwijking van meer dan tien minuten per activiteit handmatig bij. 

Lees hoe zij deze verandering hebben aangepakt binnen van WZU Veluwe op pagina 21 van rapport Goede Praktijken.

Ziekenhuis Gelderse Vallei startte in 2016 met (ont)regelen door het aanpassen van het zorgpad voor patiënten met darmkanker. Het ziekenhuis dacht dat de zorg voor patiënten met darmkanker beter kon worden uitgevoerd als de zorgprofessionals de juiste focus hadden. Een deel van de administratie bleek namelijk dubbel te worden uitgevoerd. De kwaliteitsindicatoren zijn destijds ontdubbeld: dit waren er eerst 229, na het ontdubbelen was dit 40 procent minder. Daarnaast is de patiëntreis in kaart gebracht en zijn dubbele en onnodige handelingen eruit gehaald, zoals het meerdere keren nabellen van de patiënt. 

Na het succes van dit eerste (ont)regelinitiatief, was de raad van bestuur vastbesloten om hiermee verder te gaan. Als doelen voor het (ont)regelen werden gesteld: meer kostbare tijd voor patiënten, betere zorg leveren, minder administratie en meer werkplezier voor de medewerkers. Vervolgens is bij zes afdelingen geïnventariseerd wat de (ont)regelmogelijkheden waren. De afdeling Hartbewaking en Eerste Hart Hulp noemde de dubbelregistraties bij medicatie.

Meer weten over hoe dit verder ging? Lees het hele ontregelverhaal van Ziekenhuis Gelderse Vallei op pagina 28 van rapport Goede Praktijken.

In noodsituaties toegang krijgen tot de woning van cliënten is voor medewerkers in de thuiszorg al jarenlang een lastig probleem. Op meerdere locaties bewaarde Archipel Thuis, dochteronderneming van de Archipel Zorggroep, in kluizen de sleutels van cliënten die aangesloten waren bij de personenalarmering. Werd er alarm geslagen, dan moest de medewerker eerst naar de locatie met de sleutelkluis, dan naar de cliënt, en vervolgens weer terug naar de sleutelkluis.

Deze procedure leidde in de praktijk tot veel oponthoud en irritatie. Op locatie Best vonden wijkverpleegkundigen in 2017 al dat dit (ont)regeld kon worden. Zij deden een poging deze procedure te verbeteren, maar dat initiatief slaagde slechts deels. Het bleek vooral lastig om de toegang te regelen via de centrale toegangsdeuren van (appartementen)complexen.

Dat was een van de redenen voor Archipel Thuis om dit vervolgens organisatiebreed op te pakken. Er was ook een acute reden dit probleem op te lossen: in 2019 heeft Archipel Thuis de onplanbare nachtzorg uitbesteed aan collega-zorgorganisatie ZuidZorg, volledig passend in de leidraad herkenbare en aanspreekbare wijkverpleging. ZuidZorg stelde de voorwaarde dat de omslachtige sleutelprocedure zou worden aangepast. Cliënten kregen vervolgens de keuze: een digitaal slot, dat bediend kan worden met een app, of een sleutelkluisje aan de buitendeurpost.

Medewerkers van Archipel Thuis (en ’s nachts van zorgorganisatie ZuidZorg) kunnen nu bij een melding vanuit personenalarmering bij het gros van hun cliënten de voordeur openen met de app Telelock. Via bluetooth bedient die app het slot dat aan de binnenkant van de deur is gemonteerd.

Wilt u alles weten over de wijze waarop Archipel Thuis heeft ontregeld? Lees het ontregelverhaal van de van Archipel Thuis op pagina 11 van rapport Goede Praktijken.

Horizontaal Toezicht is een manier van samenwerken en verantwoorden tussen zorgaanbieder en zorgverzekeraar die zich richt op de rechtmatigheid van de zorguitgaven binnen de Zorgverzekeringswet. Door middel van aantoonbare ‘first time right’ registratie wordt het achteraf controleren van zorgdeclaraties overbodig, omdat er meer zekerheid is over de juistheid van de declaratieprocessen. Het grootste voordeel van Horizontaal Toezicht voor zorgorganisaties is dat zij meer ‘in control’ zijn op hun processen rond registratie en declaratie. 

Dit geldt ook voor de Dimence Groep die in 2015 gestart is met de implementatie van Horizontaal Toezicht. Doordat de materiële controles veel administratieve lasten opleverden, dachten ze bij de Dimence Groep dat het anders moest kunnen. Die controle was immers gericht op de uitkomst van processen, in plaats van op de juistheid en betrouwbaarheid van die processen. De Dimence Groep is daarom gestart met Horizontaal Toezicht, waarbij de nadruk ligt op een correcte registratie en declaratie in het primaire proces.

Wilt u weten hoe dit ontregelproces is verlopen en wat het heeft opgeleverd? Lees het ontregelverhaal van de Dimence Groep op pagina 10 van rapport Goede Praktijken.

(Ont)regelen is een belangrijk speerpunt geworden binnen het Spaarne Gasthuis. Een van de bestuurders nam in 2018 deel aan de eerste conferentie van de landelijke denktank (Ont)Regel de Zorg en besloot daarna zelf een projectgroep op te richten om de goede voornemens in praktijk te brengen. De projectgroep haalt in het hele ziekenhuis ideeën op over hoe de regeldruk verlaagd zou kunnen worden. Inmiddels heeft het Spaarne Gasthuis een hoop initiatieven in gang gezet. Enkele voorbeelden zijn: het schrappen van een papieren opnameboek op de Eerste hartlonghulp, het stoppen met deelname aan vrijwel alle keurmerken, het uitrollen van een nieuwe werkwijze voor de pijnscore en het anders inrichten van de ontslagprocedure op de afdeling Chirurgie. De laatste twee voorbeelden licht het Spaarne Gasthuis graag verder toe.

Verpleegkundigen vroegen patiënten standaard drie keer per dag hoeveel pijn ze hebben op een schaal van 1 tot 10. Bij een score van 4 of hoger ‘moest’ de verpleegkundige handelen. Aanvankelijk stelde de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd deze eis, maar inmiddels zijn die eisen versoepeld en legde het eigen protocol van het Spaarne Gasthuis die verplichting op. In de praktijk blijkt dat deze registratie haar doel voorbij kan schieten, omdat het drie keer daags registreren van een pijnscore bij een patiënt zonder pijn niet zinvol is. Daarnaast verschilt het per patiënt op welk moment ingrijpen wenselijk is.

Merel Kaatee, senior verpleegkundige chirurgie, maakt deel uit van de projectgroep en op haar afdeling was de ontslagprocedure al langere tijd een heet hangijzer. Als een patiënt hersteld was van een ingreep en ontslagen kon worden, meldde de verpleging dat aan de afdeling Nazorg, elders gevestigd in het ziekenhuis. Deze afdeling inventariseerde vervolgens waar de patiënt naartoe wilde of moest (huis, revalidatiecentrum of verpleeghuis bijvoorbeeld) en nam het ontslag voor haar rekening.

Daar ging soms wel een aantal dagen overheen, omdat de verpleging en nazorg eerst veel informatie met elkaar moesten uitwisselen voordat de afdeling Nazorg met de patiënt sprak. Kaatee: “Als je ‘s ochtends belde, kon de afdeling Nazorg soms pas in de middag de patiënt voor het eerst spreken over zijn of haar wensen. Dan kon vaak pas de volgende dag contact worden gelegd met andere zorginstellingen om de concrete mogelijkheden te inventariseren.” Is die kostbare extra ligtijd in het ziekenhuis niet te voorkomen, zo vroeg Kaatee zich af?

Wilt u weten hoe zij dit hebben aangepakt? Lees het hele ontregelverhaal van het Spaarne Gasthuis op pagina 32 van rapport Goede Praktijken.

Geïnspireerd door het experiment regelarme instellingen (ERAI) gooide Philadelphia het roer in 2011 radicaal om. Het uitgangspunt was minder regels en meer uitgaan van de wensen van de cliënt. Volgens Bas Bodzinga (directeur klantbelang) past ontregelen bij de kleinschalige manier waarop Philadelphia zorg levert. “Het gewone leven nabootsen past bij Philadelphia. Als je thuis bent, plak je ook geen stickers op de producten in je koelkast. Waarom zou je dat hier ineens wel doen?” Door deelname aan het experiment kwam Philadelphia er al snel achter dat een groot deel van de regels zelf bedacht was. Bodzinga: “We maakten elkaar gek met allerlei regeltjes die te pas en te onpas gebruikt werden. Mensen ’s nachts wakker maken, omdat ze hun slaappil moesten nemen bijvoorbeeld, terwijl dat helemaal niet nodig was.”

Philadelphia wilde terug naar de bedoeling: het leveren van goede zorg. Dat begint met vrijheid voor de zorgprofessional om de tijd te nemen voor de cliënt. De professional krijgt daarbij zelf de verantwoordelijkheid om invulling te geven aan die vrijheid. En de zorg te leveren vanuit de behoefte van de cliënt. Dit leidt tot vertrouwen. Deze uitgangspunten vertalen zich naar de formule: Vrijheid X Verantwoordelijkheid = (zelf)Vertrouwen en Vertrouwen in elkaar. Bodzinga: “Bij vrijheid hoort verantwoordelijkheid, als dit goed gaat dan levert het vertrouwen op in jezelf en vertrouwen in de ander.” Philadelphia handhaaft ook op basis van vertrouwen. Door eerst samen te kijken naar een oplossing creëert Philadelphia een veilige omgeving. En bij bepaalde incidenten doet een externe commissie van onafhankelijke experts onderzoek.

Regelarm werken was een manier om terug te gaan naar de bedoeling. Voor Philadelphia betekent regelarm werken dat zorgprofessionals er zijn voor hun cliënten en niet om tijd te besteden aan overbodige regels en lijstjes af te werken.

Meer weten? Lees het hele ontregelverhaal van Philadelphia op pagina 40 van rapport Goede Praktijken.

De mens centraal stellen en daardoor andere, betere zorg leveren was al in de jaren negentig het uitgangspunt bij JP van den Bent. Hierin wordt uitgegaan van het principe dat gepaste zorg is terug te voeren naar de relatie tussen de zorgprofessional en de cliënt. De organisatie heeft de afgelopen jaren een flinke groei doorgemaakt door terug te gaan naar de basis; ‘mensen laten leven’. JP van den Bent wordt inmiddels gezien als een bekend vernieuwer binnen de gehandicaptenzorg en daarbuiten.

De vereenvoudiging van zorg bij JP van den Bent begon met het uitzoeken van hoe de verhouding tussen de zorgprofessional en cliënt eruit zag en hoe deze versimpeld kon worden. Om het roer daadwerkelijk om te gooien was lef nodig om het ‘gewoon te gaan doen’. Daarnaast werden meerdere experimenten uitgevoerd, waarbij JP van den Bent de ruimte kreeg van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Wilt u weten hoe de verschillende ontregelinitiatieven van JP van den Bent vorm kregen? Lees het ontregelverhaal van JP van den Bent op pagina 43 van rapport Goede Praktijken.

De wens meer ‘handen aan het bed’ ligt ten grondslag aan het huidige streven van Ipse de Bruggen om de regeldruk te verlagen. In het kader van die wens werden een aantal jaar geleden ondersteunende functies opgeofferd voor verzorgende functies. Bovendien werd voor veel teams zelforganisatie ingevoerd. Daarbij bleek dat sommige teams meer (administratieve) hulp nodig hadden dan was voorzien.

Die combinatie van ontwikkelingen leidde tot een grote druk op de ondersteunende medewerkers. Ipse de Bruggen trok daaruit echter niet de conclusie dat er dus (weer) meer ondersteunend personeel moest komen. Bestuurder Andrea van Steensel: “We vonden in plaats daarvan dat we iets moesten doen aan de hoeveelheid werk van deze medewerkers. Dat moest toch minder kunnen?” Ipse de Bruggen is in eerste instantie veel gaan investeren in ICT, maar dat bleek niet voldoende. Een grootschalig onderzoek wees vervolgens uit dat een aanzienlijk aantal processen zich nog niet leende voor (ont)regelen, omdat het overzicht erop ontbrak. Dat moest eerst worden geregeld en daar is het project Basis op Orde voor in het leven geroepen. Van Steensel: “Bij regeldruk kun je naar anderen wijzen, maar je kunt ook eerst naar binnen kijken: heb je veel regeldruk niet aan jezelf te danken?”

Tijdens Basis op Orde is een aantal processen binnen Ipse de Bruggen onder de loep genomen aan de hand van de vraag hoe het zo eenvoudig mogelijk in te richten zou zijn. De minimale norm was voldoen aan de wettelijke vereisten. Vervolgens kregen per proces telkens de drie pijlers van het project aandacht.

Wilt u weten hoe zij dit hebben aangepakt? Lees het ontregelverhaal van Ipse de Bruggen op pagina 49 van rapport Goede Praktijken.

De wens om de regeldruk in de gehandicaptenzorg te verlagen was er al langere tijd. De initiatieven die in 2018 en 2019 landelijk op dat gebied werden ontplooid (door Vilans, het ministerie van VWS en Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN)), vormden voor Cosis de concrete aanleiding om echt aan de slag te gaan met (ont)regelen. Daarmee sloot de organisatie ook aan bij interne ontwikkelingen. Eerder formuleerde Cosis ‘de bedoeling’ van de organisatie: “Wij helpen kwetsbare mensen met een verstandelijke en/of psychische beperking grip te krijgen op hun leven. Tegen maatschappelijk zo laag mogelijke kosten. Samen zetten we kleine stappen.” Niesje Kats, hoofd Kennis, Kwaliteit en Onderzoek: “Vanuit die bedoeling willen we de cliënt meer centraal zetten. Regels en administratie moeten met het oog daarop zo min mogelijk afleiden van de zorgtaken.”

Cosis heeft de eerste stappen in het (ont)regelen gezet. Locatiehoofd Maureen Breuklander: “We kijken nu kritischer met elkaar naar wat we doen en waarom we dat doen. Dat is een stap die we het afgelopen jaar hebben gezet. Altijd de vraag kunnen stellen ‘waarom doen we dit?’” Maar de vervolgstappen moeten nog komen. Bianca Kanters, adviseur Kennis, Kwaliteit en Onderzoek bij Cosis: “De stap van bewustwording moet nu worden gezet van de leidinggevenden naar de zorgprofessionals. En daarna moeten we ermee aan de slag en initiatieven gaan implementeren. Het liefst hadden we dit al gedaan, maar door corona heeft onze focus het afgelopen half jaar ergens anders op gelegen.”

De eerste stappen leidden wel al tot kleine succesjes. Zo werden sommige regels rond de voedselveiligheid aangepast per locatie. Het is immers niet in elke situatie nodig om de strengste variant van de HACCP-methodiek* te hanteren. Kanters: “Het stickeren van voedingsmiddelen is volgens de HACCP-methodiek bijvoorbeeld niet altijd nodig. Maar toch deden veel teams dat standaard, terwijl dat volgens de hygiënecode niet altijd nodig is.”

Wilt u meer weten over deze en andere behaalde successen? Lees het hele ontregelverhaal van Cosis op pagina 52 van rapport Goede Praktijken.

De Rijnhoven introduceerde drie jaar geleden het werken met zelforganiserende teams. Teams werden zelf verantwoordelijk voor onder meer coördinerende en administrerende taken. Het opnieuw verdelen van de taken leidde tot een herbezinning en daarmee tot een (ont)regelbeweging: wat moest eigenlijk per se geregistreerd worden en wat was minder nodig? Een rondgang langs de zorgprofessionals aan de hand van die vragen leverde met name veel commentaar op over het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Dat zat onhandig in elkaar, vonden medewerkers. Door het werken met tabbladen was het onoverzichtelijk en veel gegevens moesten dubbel worden ingevoerd. Bovendien sloot het ECD niet aan bij een belangrijk streven van De Rijnhoven, namelijk het persoonsgerichter maken van de zorg. Daarom licht De Rijnhoven graag de (ont)regelinitiatieven rondom het ECD uit.

De Rijnhoven is overgegaan op een nieuw ECD. De verschillende belangrijke onderwerpen zijn niet meer over diverse tabbladen verdeeld, maar wie het dossier van een cliënt opent, krijgt meteen overzichtelijk de hoofdlijnen gepresenteerd. Gegevens hoeven maar één keer te worden ingevoerd. Verschillende lijsten met risicosignaleringen zijn onderdeel van het Meetinstrument Kwaliteit van Zorg (Mikzo), een meetinstrument dat via het beantwoorden van een beperkt aantal vragen de zorgdoelen in kaart brengt. Daarnaast kan familie gebruikmaken van het dossier. Ze kunnen bijvoorbeeld afspraken noteren in de agenda van een cliënt. Medisch en zorgpersoneel heeft ook toegang tot die agenda. “Daar is een mooie term voor”, zegt Martine Klinken, verzorgende, tevens betrokken bij de implementatie van het nieuwe ECD. “Het nieuwe ECD is een ‘samendossier’.”

Inhoudelijk is het grote verschil dat het nieuwe ECD meer gericht is op de cliënt. Dat wil zeggen dat er meer aandacht dan voorheen is voor de mogelijkheden van de bewoner en juist minder nadruk wordt gelegd op wat de bewoner níet kan. Het zorgplan wordt bijvoorbeeld meer gevuld met informatie over wat de cliënt fijn vindt, wat goede bezigheden zijn en wat zijn of haar bijzondere behoeften zijn. Bovendien is het zorgplan niet meer een statisch document dat één keer per halfjaar wordt aangepast: dat gebeurt nu voortdurend.

Toen eenmaal was besloten het ECD aan te passen, werd in september 2019 een werkgroep samengesteld om te brainstormen over alle elementen die voor verbetering in aanmerking kwamen.

Wilt u weten wat er is bereikt met deze werkgroep? Lees het hele ontregelverhaal van De Rijnhoven op pagina 56 van rapport Goede Praktijken.

Ontdek wat er speelt en abonneert u zich op Ontregelnieuws. Ieder kwartaal houden wij u graag op de hoogte van alles op het gebied van (Ont)Regel de Zorg. Zodra de volgende editie verstuurd wordt, ontvangt u deze in uw mailbox.

Direct abonneren