Minder administratieve lasten, meer werkgeluk: dat zijn enkele doelen van Vivium Zorggroep. Een nieuw en intuïtiever elektronisch cliëntdossier (ECD)
moet ze daarbij helpen. De zorggroep grijpt de verbetering van het ECD aan om alle bijbehorende processen opnieuw te beschrijven, van de intake met de
cliënt tot het evalueren van het zorgplan. Zo maken ze hun organisatie klaar voor de toekomst.
Resultaten
- Een ECD dat zo efficiënt en eenvoudig mogelijk in gebruik is (momenteel in implementatiefase).
- Standaard processen die op alle locaties hetzelfde zijn.
- Makkelijker registeren door spraakgestuurd rapporteren.
- Eenvoudigere processen, zoals geen handtekening meer nodig onder de dienstverleningsovereenkomst en een versimpelde incidentenprocedure.
- Meer bewustzijn om onnodige administratie te verminderen.
Aanpak
80 registraties die anders kunnen
Adviseur kwaliteit en beleid Corine Roos: “We hebben deelgenomen aan de Benchmark Care van Berenschot. 80% van de respons ging over knelpunten in ons ECD, dus dit was een logisch startpunt voor ons. Ook zijn we tijdens bijeenkomsten in gesprek gegaan met collega’s. Dit leverde zo’n 80 registraties op die makkelijker kunnen of misschien zelfs overbodig zijn.”
Ontregelen in projectgroepen
“We hebben een projectleider aangesteld die alle stappen rondom het schrappen van administratielast coördineert. De acties die daarbij horen beleggen we zo veel mogelijk in projectgroepen die met de vernieuwing van het ECD bezig zijn. Andere ontregelkansen, zoals het aanpassen van de dienstverleningsovereenkomst, pakken we op in de vakgroep Kwaliteit.”
Uitgebreid communicatieplan
“Het nieuwe ECD vraagt een andere manier van werken van onze medewerkers. Collega’s die niet direct betrokken zijn bij het opnieuw inrichten van onze processen informeren we doorlopend over de veranderingen. We hebben hiervoor een uitgebreid communicatieplan opgesteld, met continue aandacht voor live en online communicatie. Bijvoorbeeld via onze aparte projectpagina op ons intranet, updates in bestaande nieuwsbrieven en trainingen.”
Knelpunten
“We moeten op zoek naar de functies die registraties hebben. Welke houvast bieden de regels, en hoe kunnen we deze kennis gebruiken om oplossingen te bedenken die minder regels en registraties vragen? Dat is een uitdaging.”
Tips
Betrek de medewerkers vooraf zoveel mogelijk bij de keuze van een ECD.
- Dit zorgt voor betrokkenheid en draagvlak.
- Vraag zo veel mogelijk input van medewerkers bij het opnieuw inrichten van werkprocessen. Dit heeft ons nieuwe, verrassende inzichten opgeleverd.
- Leer van andere zorginstellingen en trek met elkaar op.
Meer weten
Lees het interview dat we eerder hielden met Wiko Vlasblom, bestuurder bij Vivium
Of stuur een e-mail naar Corine Roos, adviseur kwaliteit en beleid prencommunicatie@vivium.nl