Praktijkverhalen31-10-2025

Elk jaar worden 1.800 intakevragenlijsten ingevuld bij Fundis Zorgpension. Op 5 locaties werken cliënten aan hun herstel na een ziekteperiode, na een operatie of valpartij. Met subsidie van [Ont]Regel de Zorg komt er nu een digitale intake die zorgprofessionals veel tijd bespaart. Ook door het inzetten van bedrijfsvideo’s wil de organisatie tijd anders gaan benutten. Directeur René van de Wetering vertelt hoe: door in gesprek te gaan met cliënten over reablement. Een manier van werken om mensen te helpen hun leven te leiden zoals ze dat zelf graag willen.

Ontregelen én reablement

Wanneer het ontregelproject voor Fundis Zorgpension geslaagd is? Als ze de tijd die ze kwijt zijn aan de opname van een cliënt met de helft terug kunnen brengen, zo vertelde een medewerker al eerder op onze site. Tijdens het ontregelen kwam daar een extra doel bij. ‘We bedachten we dat we ook het gedachtegoed van reablement wilden meenemen’, zegt René. ‘We willen al bij de intake in gesprek gaan over wat iemand opnieuw wil kunnen, of misschien nieuw wil leren. Want we vinden dat iemand vooral zelf moet doen wat-ie zelf kan. Wat diegene niet kan, proberen we aan te leren. En we zoeken een oplossing voor de dingen die de persoon niet (meer) kan leren.’ Gebeurt dat niet al volop in Nederland? René stelt dat we in de praktijk vanuit de zorg eigenlijk alles voor de cliënt regelen. ‘En dat terwijl iemand dat vaak ook zelf zou kunnen. Denk aan een weduwnaar wiens vrouw altijd heeft gekookt. Dan zou je diegene kunnen leren koken. Dat zorgt voor eigen regie. Ik ben daarom blij dat reablement ook is opgenomen in het recente Hoofdlijnenakkoord Ouderenzorg.’

Omslachtig proces

Op dit moment is Fundis Zorgpension 1 fte kwijt aan de intake van hun 1.800 cliënten per jaar. René vertelt: ‘Het is een omslachtig proces. Zo moeten medewerkers nu geschreven antwoorden soms later overtypen. Daarnaast zitten er dubbelingen in de papieren vragenlijst en moeten medewerkers de handtekening van de cliënt inscannen.’ Straks kan de cliënt de vragenlijst zelf invullen, of met een familielid. ‘Of een medewerker doet dat nog steeds, maar hoeft dan later niets meer over te tikken. In een volgende fase van ons project maken we bovendien een automatische koppeling met het elektronisch patiëntendossier. Dat gaat ook tijd schelen.’

Soepele overgang

Als de vragenlijst klaar is, gaat de projectgroep ‘m eerst testen. Daarna wordt de vragenlijst op alle 5 locaties tegelijk ingevoerd. René: ‘Dat gaan we niet doen met een big bang. In het begin kunnen medewerkers ook nog de huidige lijst gebruiken, als ze dat willen. Ik wil een soepele overgang bieden.’

De tijd die Fundis Zorgpension straks bespaart met de digitale intake, wil René gebruiken om in gesprek te gaan over reablement. ‘We hebben onze 120 medewerkers daarin getraind. Daar hebben we samen met Vereniging Reable Nederland een leergang voor ontwikkeld. Reablement vraagt bijvoorbeeld om andere luister- en gesprekstechnieken. Neem het thema eenzaamheid. We weten uit ervaring dat cliënten het niet snel aangeven dat ze zich eenzaam voelen. Het is dan extra belangrijk dat je goed doorvraagt.’ Als de nieuwe vragenlijst goed werkt, wil Fundis nog een stap verder gaan: de organisatie wil AI gaan inzetten. ‘Op basis van de antwoorden van de cliënt kan AI een samenvatting maken, met daarin een focus op reablement. Misschien komen er bijvoorbeeld al signalen van eenzaamheid uit de vragenlijst naar voren. De AI-samenvatting is dan een extra hulpmiddel om medewerkers te helpen om het gesprek hierover te voeren.’

"‘We willen AI gaan inzetten om medewerkers te helpen het gesprek over reablement te gaan voeren’"

Minder uitlegtijd nodig dankzij video’s

Het andere onderdeel van het ontregelproject bestaat uit het opnemen van video’s voor cliënten. Voor elke locatie is er een introductievideo gemaakt, waarin mensen meer te weten komen over de kamers, de faciliteiten en de samenwerkingspartners. Ook zijn 2 video’s opgenomen waarin herstelzorg en reablement worden uitgelegd. ‘Een nieuwe cliënt heeft er vaak al een hele dag opzitten als-ie bij ons komt, bijvoorbeeld na een gebroken been’, vertelt René. ‘Bij een opname moeten we veel informatie geven, maar na zo’n intensieve dag is het lastig voor de cliënt om dat allemaal te onthouden.’ Met de video’s wil Fundis Zorgpension dat ondervangen. René ziet daarin zowel voordelen voor de zorgverleners als voor de cliënten: ‘Onze medewerkers hoeven minder informatie te herhalen. Dat scheelt uitlegtijd. De cliënt kan de video’s kijken op een zelfgekozen moment, wat voor meer eigen regie zorgt. En ze kunnen de video’s ook delen met familieleden. Dat kan helpen om verkeerde verwachtingen te voorkomen.’ Later dit najaar hoopt Fundis op elke locatie met de video’s én nieuwe vragenlijst te werken.

‘Door de video’s hoeven medewerkers minder informatie te herhalen en heeft de cliënt meer eigen regie’

Ruimte geven om te ontregelen

Tot slot heeft René een tip voor organisaties die ook willen gaan ontregelen. ‘Denk goed na over hoe je het project inricht. Creëer een structuur die medewerkers echt de ruimte geeft om deel te nemen aan het ontregelen.’ Hij licht toe dat Fundis Zorgpension een hele platte organisatie is: bijna iedereen werkt als zorgmedewerker op een van de locaties. ‘Eerst hadden we verschillende projectgroepen ingericht. Maar de zorg gaat altijd door. Het kwam daardoor geregeld voor dat een groepslid door ziekte op locatie een collega moest vervangen. Daardoor hadden de projectgroepen te weinig menskracht. We hebben daarom meerdere groepen samengevoegd tot 1 projectstructuur, zodat het een steviger geheel is.’

Meer weten?