Praktijkverhalen31-10-2025

Stel, je hebt succesvol een ontregelproject afgerond. Hoe borg je dit dan, zonder dat dit voor onnodige regels of administratie zorgt? We vragen het aan 3 medewerkers van het IJsselland Ziekenhuis. Dit ziekenhuis ging met behulp van een [Ont]Regel de Zorg-subsidie met 2 projecten aan de slag: het verminderen van het aantal spoedaanvragen voor bloedafname en het digitaliseren van de intake voor patiënten. Hoe pakten zij de borging aan, en welke tips hebben zij voor organisaties die hun project ook willen borgen?

2 ontregelprojecten

Het eerste ontregelproject in het IJsselland Ziekenhuis draaide om het terugdringen van het aantal spoedaanvragen voor een bloedafname bij het Algemeen Klinisch Laboratorium (AKL). Deze cito-aanvragen kostten analisten veel tijd en bleken in de praktijk lang niet altijd spoed. Hiervoor heeft het AKL inmiddels meerdere oplossingen ingevoerd.

In het tweede ontregelproject stond de digitale intake van patiënten centraal. Alvast thuis digitaal je intakevragenlijst invullen, in plaats van in het ziekenhuis. Na een succesvolle pilot bij de maag-, darm- en leverkliniek (MDL) breidde het project zich uit over het hele ziekenhuis. Niet alleen voorafgaand aan een geplande opname konden patiënten zelf de vragenlijst invullen; vanaf toen konden ook patiënten op de spoedeisende hulp (SEH) en bij de acute opnameafdeling (AOA) de vragenlijst invullen. 2 maanden na de livegang werd 63% van de vooraf verstuurde vragenlijsten thuis ingevuld. Het doel was om naar gemiddeld 80% te gaan. Dat is inmiddels gelukt.
 

Borgen hoort erbij

‘In mijn werk vind ik het nieuwe en innovatieve van projecten vooral leuk’, vertelt strategisch projectleider Jolanda Egberink. ‘Maar het beheersen en borgen hoort er natuurlijk ook bij. De uitdaging in een ziekenhuis is, net als bij de andere fasen van een project, om zoveel mogelijk professionals aan te haken. Dat is soms best lastig: dan heeft de ene collega een dagdienst en de andere een nachtdienst, en dan moet een arts opeens naar de OK.’ Toch is haar uitgangspunt dat de professionals overal bij betrokken moeten zijn, en dus ook bij de borging. ‘Daarom hebben ze zelf bijvoorbeeld de werkinstructies geschreven.’

Informatie straks met 1 druk op de knop beschikbaar

‘Voor een goede borging van ons project voor het verminderen van de cito-aanvragen is het belangrijk om structureel inzicht te hebben in het aantal aanvragen’, vertelt klinisch chemicus Irma Kuipers. Ze krijgt hiervoor elke maand van de ICT-collega’s een uitdraai met alle statistieken. Die cijfers bieden de basis om in gesprek te gaan met collega’s over het aantal en de soort aanvragen per afdeling. ‘We zagen al in de eerste maanden een vermindering van het aantal cito-aanvragen, dat is mooi’, aldus Irma. Voor de borging zijn er volgens haar wel verbetermogelijkheden. ‘Het proces hangt nu nog te veel van mij af. Zo moet ik elke maand best veel bewerken aan de statistieken om de informatie goed op een rij te krijgen. Dat moet minder afhankelijk van mij worden, zodat het meer ingebed wordt in onze werkprocessen.’

Ze ziet daarvoor al een mogelijkheid. ‘We gaan ons datasysteem vervangen: we gaan over op een nieuw laboratoriuminformatiesysteem (LIS). Dat is een groot project, waarvoor we nu bezig zijn met de voorbereidingen. Het biedt ons de kans om processen beter in te richten. Een van de opdrachten die we aan de LIS-werkgroep hebben meegegeven is dat de gegevens over de cito-aanvragen straks met 1 druk op de knop beschikbaar moeten zijn.’ Jolanda vraagt: ‘Dus eigenlijk was het ORDZ-project een mooie voorbereiding op het nieuwe datasysteem?’ ‘Absoluut’, zegt Irma. ‘Daardoor kunnen we het LIS nu concreter inrichten.’

Niet te veel optuigen

Als teamleider kliniek Long en MDL was Else Jonker vanaf het begin betrokken bij het ontregelproject voor de digitale intake. ‘Verpleegkundigen kwamen met dit idee en Else zwengelde het aan’, blikt Jolanda terug. ‘Dat heb je nodig, een leidinggevende die achter goede ideeën gaat staan.’ Over de borging vertelt Else: ‘We hebben de intake opgenomen in ons jaarplan. Daardoor komt het onderwerp elk kwartaal terug in de bespreking met teamleiders.’

‘Goed dat de intake in het jaarplan staat’, reageert Irma. ‘Daar maak ik een notitie van, om te checken of wij dat ook hebben met ons project. Op die manier komt het steeds terug.’ Maar dat hoeft niet voor altijd, benadrukt Else. ‘Op een gegeven moment moet het echt onderdeel van het gewone werkproces zijn. Wij hebben alle werkprocedures bijvoorbeeld in ons documentbeheersysteem gezet. We willen ook niet te veel optuigen, omdat dat anders weer werkintensief wordt.’

"Je moet je project durven loslaten." Jolanda Egberink, projectleider

Vertrouwen hebben

Tot slot 2 tips om na het ontregelen een project succesvol te borgen. ‘Automatiseer het zoveel mogelijk’, adviseert Irma. ‘Houd er wel rekening mee dat dit intensief is voor de applicatiebeheerder. Betrek applicatiebeheer er daarom meteen aan het begin van het project bij. Ga niet eerst zelf uitgebreid ideeën bedenken en vlieg ook niet pas op het laatst de verantwoordelijke persoon in, waarna blijkt dat lang niet alles mogelijk is. Dat is niet alleen vervelend voor je collega, maar je mist ook een kans om de borging meteen goed in te richten. Dus: doe het samen!’

Elses tip: ‘Sluit je project af! In het ziekenhuis veranderen we constant. Op basis daarvan kun je bezig blijven om je project aan te passen, maar dat moet je niet doen. Loopt je proces naar behoren? Dan moet je naar het beheren gaan. Je moet er vertrouwen in hebben dat het loopt.’ Jolanda: ‘Je moet je project durven loslaten.’

"Loopt je proces naar behoren? Dan moet je naar het beheren gaan" Else Jonker, teamleider kliniek Long en MDL

Meer weten?