Toen de fysio-, bewegings-, oefen- en ergotherapeuten van Cure+ overstapten op een nieuw EPD waren de ambities helder: minder administratieve last in de behandelkamer en meer regie bij de patiënt. De eerste fase was wennen door technische uitdagingen. Hoe staat het er nu voor? We spraken directeur Sanne Bruggeman en therapeuten en kwaliteitsmedewerkers Lydia van der Niet en Michel van Ruijven.
Sinds de implementatie 2 jaar geleden is er veel gebeurd. ‘We proberen de snelle ICT-ontwikkelingen bij te benen’, vertelt Sanne. ‘We hebben nu bijvoorbeeld een duidelijkere koppeling in het EPD tussen specialisaties en therapeuten. Daardoor komt een patiënt automatisch bij de juiste therapeut terecht: we hoeven niet meer handmatig die koppeling te maken.’ Ook het versturen van vragenlijsten vooraf is geautomatiseerd. ‘Als onze medewerker de juiste lijst aanklikt bij het maken van een eerste afspraak, gaat de juiste vragenlijst direct mee in de mail. Dat drukt de administratieve last enorm.’
Volgens Lydia heeft dat ook effect op de kwaliteit van zorg. ‘Omdat patiënten de vragenlijsten vooraf invullen, hebben therapeuten meer tijd voor de behandeling. Dat zie je terug in de scores: collega’s hebben bijvoorbeeld tot wel 30% minder administratietijd nodig buiten de behandeltijd om vergeleken met de eerste helft van 2024. Ook vult zo’n 10% van de patiënten vooraf de benodigde vragenlijsten in. Dat is een zeer goede score, aangezien het overgrote deel van onze patiënten een beperkte taal- en digivaardigheid heeft.’
Sparren met collega’s over verbeteringen
Waar de eerste maanden vooral draaiden om het leren gebruiken van het systeem, is er nu ruimte voor verdieping. ‘De eerste uitprobeer- en testfase zijn we voorbij’, vertelt Michel. ‘Nu kijken we hoe we het nieuwe EPD nog slimmer kunnen inzetten.’ Dat leidt tot andere gesprekken op de werkvloer. ‘Collega’s stellen proactievere vragen. Ze begrijpen beter hoe het systeem werkt en zien zelf steeds meer doorontwikkelmogelijkheden. Dat is een belangrijke stap tot verdere verbetering.’
Die vragen komen regelmatig. ‘Zo’n 2 keer per week sparren we met een collega over wat er beter kan’, vervolgt Michel. ‘Collega’s kunnen hun werk doen en tegelijkertijd meedenken over een volgende stap. Vaak kunnen we collega’s binnen 2 weken een terugkoppeling geven op hun vragen.’
‘Innovatie kost geld, dus het moet ook echt iets opleveren. Dat spanningsveld blijft’
Verschillen per locatie en specialisatie
Die verbeteringen zien er niet overal hetzelfde uit. ‘Elke locatie van Cure+ heeft een eigen dynamiek’, legt Lydia uit. ‘En ook elke specialisatie heeft iets anders nodig. Zo besteden we bij jonge kinderen en hun ouders veel aandacht en tijd aan de anamnese, onderzoek en analyse. Bij sportfysiotherapie is dat weer heel anders, omdat we daar gemotiveerde sporters behandelen: dan heb je eerder de tijd om gesprekken of instructies ook direct vast te leggen in het patiëntendossier.’
Dat zorgt soms voor complexe vraagstukken. ‘Denk aan vragenlijsten die ons EPD niet levert, of alleen in aangepaste vorm’, zegt Michel. ‘Dan moeten we processen aanpassen of opnieuw inrichten en dat kost tijd én geld.’ Soms zijn vraagstukken zo groot dat het op beleidsniveau opgepakt moet worden. ‘Dat duurt natuurlijk wat langer’, vult Sanne aan.
Balans tussen innovatie en praktijk
Cure+ kijkt ook vooruit. Zo kijkt de organisatie naar toepassingen van AI binnen het EPD om de verslaglegging te ondersteunen. ‘Er zijn programma’s die kunnen meeluisteren in de behandelkamer en automatisch rapportages maken’, vertelt Lydia. ‘Dat kan veel tijd schelen. Maar willen we om privacyredenen wel dat een AI-programma meeluistert? En werkt dat goed genoeg, zeker in relatie tot de hoge kosten die eraan hangen? Daar zijn we over na aan het denken.’
Wat ook op het wensenlijstje staat: nog meer digitaal werken. ‘We zouden meer op afstand kunnen doen en op die manier complexere zorgvragen op kunnen pakken. Bijvoorbeeld bij revalidatietrajecten: patiënten hoeven niet altijd fysiek aanwezig te zijn om aan hun herstel te werken.’
‘De basis staat. Nu is de vraag: hoe maken we het nóg makkelijker?’
Regie bij de patiënt steeds normaler
Zoals bij elke verandering was er in het begin wat weerstand bij collega’s. ‘Dat is logisch’, vindt Sanne. ‘We hebben die onrust weggenomen door samen te werken met collega’s. Inmiddels is de weerstand grotendeels verdwenen: het is voor iedereen duidelijker wat het nieuwe EPD ons oplevert.’
Ook patiënten moeten wennen. ‘Niet iedereen kan of wil vooraf vragenlijsten invullen. Dan doen we dat alsnog tijdens de afspraak en motiveren we patiënten om de volgende keer wél vooraf de vragenlijst in te vullen. Het scheelt dat wij niet de enige zorginstelling zijn die dit van patiënten vraagt: het gebeurt op de meeste plekken al. Daarom wordt het ook steeds normaler.’
Blik op de toekomst
Eén ding blijft leidend: doorontwikkelingen moeten werken in de praktijk. Sanne: ‘Innovatie kost geld, dus het moet ook echt iets opleveren. Dat spanningsveld blijft.’ Wat er bovenaan het wensenlijstje staat? ‘We willen dat patiënten nog beter online hun afspraak kunnen plannen en afspraken kunnen wijzigen. De rol van secretaresses verandert daarmee: door minder met afspraken plannen bezig te zijn, hebben ze meer tijd om patiënten te ondersteunen bij het gebruik van de online agenda of vragen te beantwoorden over bijvoorbeeld vergoedingen. En we houden goed in de gaten welke ontwikkelingen contacten in de regio doormaken. Zo hoorden we bijvoorbeeld over organisaties die dankzij virtuele assistenten mensen sneller en beter kunnen helpen aan de telefoon. Dat soort inzichten nemen we mee: we blijven onderzoeken wat voor ons kan werken.’
Zoals Lydia het samenvat: ‘De basis staat. Nu is de vraag: hoe maken we het nóg makkelijker?’
Meer weten
- Lees ook de eerdere artikelen over dit ontregelproject van Cure+ op onze website: ‘Cure+ legt administratieve last buiten de behandelkamer met nieuw EPD’ en ‘3 communicatietips van Cure+ om succesvol te ontregelen’.
- Neem voor meer informatie over dit project contact op met Sanne Bruggeman via s.bruggeman@cureplus.nl.