Medicatiecheck met een QR-code

Praktijkverhalen | 01-01-2023

Wat is er gedaan?

Sinds 2016 maakt het ziekenhuis St Jansdal gebruik van barcodescanning tijdens de medicatietoedieningen. Zo kan er digitaal gecheckt worden of de juiste medicatie aan de juiste  patiënt wordt toegediend. Het proces start in de ziekenhuisapotheek bij binnenkomst van de medicatievoorraad. Daar wordt gecheckt of de medicatie voorzien is van een QR- of barcode. Zo nodig wordt deze daar alsnog op aangebracht. Het is belangrijk om verpleegkundigen zodanig te faciliteren, dat het scannen sneller gaat dan het handmatig afhandelen van een toediening. Door dit systeem is het ook mogelijk om voorraadbeheer toe te passen. Ook wordt er gemonitord wat de top tien niet scanbare medicatie is. Hier wordt vervolgens actief actie op ondernomen. Al deze stappen zijn basisvoorwaarden om het closed loop proces uiteindelijk goed te kunnen laten verlopen!

Het scannen wordt zowel ingezet in de ziekenhuisapotheek als op de verpleegafdelingen, specialistische afdelingen en SEH. Door het scannen is er geen tweede check meer nodig op de door de apothekersassistente uitgezette medicatie. Op de afdeling ondersteunt het verpleegkundigen bij het verifiëren van de juiste medicatie voor de juiste patiënt, op de juiste tijd en met de juiste dosering. Bij bereiding van medicatie op de afdeling vindt er nog wel een tweede controle plaats door een tweede verpleegkundige. Wel checkt het systeem de juiste ingrediënten van de bereiding. Desalniettemin scheelt een digitale medicatiecheck tijd en is het veiliger voor de patiënt.

Daarnaast werkt het St Jansdal met een medicatiebewakingssysteem dat de patiënten in het ziekenhuis gedurende de gehele opname in de gaten houdt. Het kan onder andere de wisselwerking tussen verschillende medicijnen in de gaten houden en monitort het effect dat de medicijnen hebben op de patiënt. Zo controleert bijvoorbeeld het systeem het effect van de medicatie op wijzigende lab-uitslagen. Zo kan het medicatiegebruik efficiënt worden bewaakt. Dit systeem geeft een reductie van 55% van het aantal meldingen bij voorschrijven voor artsen gedurende de dag en het levert maar liefst 45% meer tijd op. Tijd die vervolgens weer extra aan de patiënt besteed kan worden!

Aanpak

Na de implementatie is men gestart met een regiegroep kliniek. Deze multidisciplinaire gebruikersgroep komt maandelijks bij elkaar. Hierbij moet je denken aan vertegenwoordiging namens de verpleegkundigen, iemand vanuit de apotheek, artsen, ondersteunende diensten en technisch beheerders van het EPD. De groep bespreekt knelpunten met betrekking tot de registratie in het verpleegkundig dossier, daarnaast worden er werkprocessen geoptimaliseerd. Ook worden nieuwe ontwikkelingen gepresenteerd, waarbij eindgebruikers input en feedback kunnen leveren. Door met meerdere disciplines bij elkaar te komen kunnen de knelpunten makkelijker worden opgelost. Iedereen kan items aandragen die aangepakt kunnen worden, afdelingen leren van elkaar en maken gebruik van elkaars expertise.

Uitgangspunten

Goed proces
Om het medicatietoedieningsproces goed te kunnen laten verlopen moet aan alle randvoorwaarden worden voldaan. Van binnenkomst van medicatievoorraad in de apotheek, verspreiding in huis, het voorschrijven door artsen, tot het faciliteren van verpleegkundigen om de medicatie te kunnen toedienen. Alleen indien het ‘juiste’ proces makkelijker gaat dan een workaround zullen zorgprofessionals deze werkwijze volgen. Zelfs de opiaten registratie verloopt op deze wijze. Er hoeft niet meer ’s nachts geteld te worden of de opiatenvoorraad klopt. Ook dit bespaart de  verpleegkundigen tijd.  

Communicatie
Extra belangrijk gedurende de implementatie en de optimalisatie van het proces is de communicatie tussen alle betrokken partijen. De lijnen zijn heel kort. Er is maandelijks overleg met de regiegroep waarin problemen kunnen worden aangekaart en in gezamenlijk overleg worden hier oplossingen voor gevonden.

Goed voorschrijven
Het is essentieel dat artsen de juiste medicatie voorschrijven. Als het namelijk in de basis niet goed gaat, dan verlopen de vervolgstappen in het proces niet zoals beoogd.  Artsen worden daarom getraind door de ziekenhuisapotheker bij aanvang van de aanstelling. Daarnaast is het mogelijk dat artsen hun favoriete instellingen kunnen maken voor medicatie die zij vaak gebruiken.

Vervolg/Effecten

Een belangrijk effect van de invoering van barcodescanning is dat de veiligheid omtrent medicatie toedieningen flink is gestegen. Er zijn minder handmatige controles nodig waardoor er minder menselijke fouten gemaakt kunnen worden. Bovendien verloopt het proces sneller, mits aan alle voorwaarden is voldaan. Ook hoeft er minder vaak contact opgenomen te worden met de apotheek omdat de voorraad via een automatisch systeem beheerd wordt. Daarnaast kan het medicatiegebruik van patiënten in het ziekenhuis makkelijker gecontroleerd worden waardoor er minder problemen zijn omtrent medicatieverificatie. Ook kan de nierfunctie van een patiënt makkelijk gemonitord, doordat lab uitslagen gekoppeld zijn. Hierdoor wordt het snel gesignaleerd als er zich problemen voordoen.  

Successen en leermomenten

Doordat het St Jansdal zelf indien nodig alle individuele medicatie voorziet van een QR-code lukt het om alle stappen van het medicatieproces te monitoren en hier op te interveniëren. Daarnaast is er in de ziekenhuisapotheek de monitoring op niet-scanbare medicatie. Hier wordt naar gekeken zodat de percentages gescande medicijnen hoog blijven en is zichtbaar hoe goed het St Jansdal al op weg is. Ook leidinggevenden kunnen zien hoe goed de afdeling bezig is met scannen van medicatie. Daarom zijn ze ook ontzettend trots op wat ze tot nu toe al behaald hebben! Die successen moeten ook regelmatig gevierd worden zodat men gemotiveerd blijft eraan te werken.

Wil je hier meer over weten? Dan kan je contact met ons opnemen via ons contactformulier.