Hans Schoo (Rijnstate): “Zorg dat het gezamenlijke doel duidelijk is”
Hans Schoo werkt sinds 2017 als bestuurder Rijnstate. Dit ziekenhuis heeft vestigingen in Arnhem, Elst en Zevenaar. We leggen hem – en andere zorgbestuurders – 5 vragen voor over waarom en hoe ze ontregelen. En wat dit ze oplevert.
“Hoe mooi zou het zijn als het lukt om als zorgprofessional nog maar 20% van je tijd kwijt te zijn aan administratie? Dan blijft er zoveel meer tijd over voor de patiënt. En dit draagt direct bij aan het werkplezier van onze zorgprofessionals.”
Hoe maken jullie bij Rijnstate werk van ontregelen?
“We zijn daar sinds 2018 op verschillende manieren actief mee bezig. Het begon voor ons met de deelname aan het project Zinvol Registeren (ZIRE). Dat hebben we allereerst op onze afdeling oncologie geïmplementeerd, en later ook op de Intensive Care.
Daarnaast hebben we meegedaan aan de Ontregelbus, en organiseren we jaarlijks een week waarin het ontregelen centraal staat. We proberen onze medewerkers dan te stimuleren om zelf aan de slag te gaan om de regeldruk te verlagen. Want ik kan wel vanuit de bestuurskamer zeggen dat ik ontregelen belangrijk vind – en dat doe ik ook – maar uiteindelijk moet het op de afdeling gebeuren. Mensen moeten zelf op een andere manier willen werken.”
Hoeveel tijd maakt u zelf vrij in uw agenda voor ontregelen?
“Ik houd het niet zo specifiek bij, maar ik denk toch wel een paar uur per maand. Bijvoorbeeld door er aandacht aan te besteden tijdens overleggen, zoals die van de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ). Ik heb het Integraal Zorgakkoord en het aanvullende Zorg- en Welzijnsakkoord in mijn portefeuille. In deze overleggen worden veel nieuwe afspraken gemaakt, vaak met bijbehorende administratieve lasten. Dan probeer ik duidelijk te maken wat dat in de praktijk betekent: ‘Als we dit afspreken, moet ik 3 mensen aannemen. Willen we dat? Voegt het daarvoor genoeg toe?’”
Wat heeft ontregelen jullie opgeleverd?
“We merken dat medewerkers steeds meer ruimte voelen om zelf dingen te veranderen. Ik liep laatst mee op een afdeling waar een verpleegkundige het beddenbriefje in onze app heeft ingebouwd. Dat was een A4’tje waarop alle bedden staan waar iemand die dag voor verantwoordelijk is, met de naam van de patiënt, wat er die dag moet gebeuren, enzovoort. Nu dit gedigitaliseerd is, hebben verpleegkundigen de informatie altijd bij de hand en kunnen ze direct registraties doen.
Ik vind dat een mooi voorbeeld van ontregelen. Want hiermee geef je verpleegkundigen meer zeggenschap over hoe zij hun werk willen inrichten. En het bespaart verpleegkundigen per dag een half uur tot een uur administratietijd. Met het zinvol registeren op de afdelingen oncologie en intensive care besparen we ook zo’n half uur aan administratietijd per dag.”
Waar lopen jullie tegenaan bij het ontregelen?
“Dat het niet zo makkelijk is als het lijkt. We kunnen klagen over administratie, maar het geeft ook houvast. Daarom ben je er ook niet met alleen regels schrappen. Als je iets echt wilt ontregelen, dan moet je het de-implementeren. Dat kan voor weerstand zorgen, want je stopt met iets waar je destijds in hebt geloofd. Maar weerstand is voor mij een teken dat we op de goede weg zitten, want zonder weerstand geen verandering.
Ook het levend houden van het ontregelen is een uitdaging. We hadden een manager die dit aanjoeg, maar zij is helaas laatst vertrokken. Daardoor zit het ontregelen nu in een slappe periode. Er gaat nu meer aandacht naar andere thema’s die ook belangrijk zijn, zoals duurzaamheid. We zijn daarom op zoek naar iemand die haar rol over kan nemen en het ontregelen weer nieuw leven in kan blazen.”
Tips van Hans Schoo om aan de slag te gaan met ontregelen
- Zorg dat het gezamenlijke doel duidelijk is. Wanneer je merkt dat mensen afdwalen of niet mee willen in het ontregelen, kun je ze daaraan herinneren: ‘We gaan wel deze kant op, toch? Daarover waren we toch eens met elkaar?’
- Wees niet te veel bezig met wat er allemaal niet kan. Want dan komen ontregelprojecten nooit van de grond. En accepteer dat sowieso lang niet al je projecten slagen. Soms werkt het op de ene afdeling wel, en op de andere niet. Of soms was de oude manier van werken toch fijner. Dat is gewoon zo.
- Betrek je zorgprofessionals vanaf dag 1. Denk niet dat jij weet hoe het moet, want dan sla je de plank misschien mis. Vraag de mensen die daadwerkelijk met de administratielast te maken hebben hoe zij die willen aanpakken.
- Denk aan arbeidsbesparende technologieën. De wereld van administratielast is zelfbevruchtend: er komen steeds weer nieuwe regels bij. Sommige zijn overbodig, maar andere registraties zijn heel nuttig. Vraag je wel steeds of je deze zo efficiënt mogelijk uitvoert. Moet je bijvoorbeeld zelf de bloeddruk registeren, of kan het apparaat waarmee je meet dit direct doen?
- Deel geslaagde ontregelprojecten met elkaar. Ik zou ons allemaal gunnen dat we het wiel niet steeds zelf uit hoeven te vinden, maar dat we van elkaar leren.