Meer ervaringen

Aris Prins, apotheker

 “We merken wel”, zegt apotheker Aris Prins, ”dat het bij de farmacie meestal erg traag gaat: veel partijen en dus veel hordes om te nemen voordat de last echt verlicht is op de werkvloer.” Daarnaast is het door de invoering van nieuwe wetten en regels voor ICT-bedrijven lastig geworden om in ICT-processen administratieve lasten aan te pakken. Verder meten de verzekeraars op verschillende manieren de kwaliteit van een apotheker. En de discussies over tekorten ten slotte, helpen ook niet mee. “Het zou makkelijker werken als we elkaar meer zouden vertrouwen. Waar we het hierbij eigenlijk over hebben, is dat we als apothekers gewoon ons werk kunnen doen.”

In de farmacie is het dus nog niet zo eenvoudig. Enerzijds hebben apothekers te maken met de ‘zachte’ kant van de dienstverlening, anderzijds met de ‘harde’ productlevering, die onvermijdelijk administratie met zich meebrengt. Maar er zijn toch vorderingen gemaakt. “De administratie bij de Opiumwet bijvoorbeeld. Met de inspectie hebben we afgesproken dat het digitale receptenverkeer voldoende is. Daarmee kunnen we prima misbruik bij patiënten signaleren. Bij misbruik van artsen is het wat lastiger, maar alleen de arts mag een digitaal recept versturen, terwijl je het bij een fax nooit zeker weet. Die kan net zo goed van de koffiejuffrouw komen. Een mooi voorbeeld van risicogestuurd én eenvoudiger werken.”

Eelco Collette, uroloog in opleiding

Medisch specialisten zijn in hun eigen instelling of via hun wetenschappelijke vereniging en/of de Federatie Medisch Specialisten bezig met het verminderen van de administratielast. Uroloog in opleiding Eelco Collette bijvoorbeeld, ging voortvarend te werk toen hij was toegetreden tot de commissie (Ont)regel de zorg van de Nederlandse Vereniging voor Urologie.

“Om te weten wat bij alle betrokken partijen - artsen, verpleegkundigen, fysiotherapeuten, apothekers - de grootste irritaties zijn, ben ik het net op gaan halen. Wat ik terugkreeg was bijvoorbeeld de verlenging van uitvoerend verzoeken en het tekenen van machtigingen voor poliklinische zorg in de thuissituatie. Elke drie maanden weer tekenen voor vervanging van katheters. Zonde van onze tijd, die van de verpleegkundigen en van onze patiënten. Wat bleek? Je hoeft volgens de Wet BIG maar één keer per jaar of eenmalig te tekenen. En voor bijvoorbeeld wondverzorging, die aan de ‘buitenkant’ gebeurt, helemaal niet.

We kunnen dus schrappen en dat ga ik namens de Commissie (Ont)regel de zorg ook adviseren aan mijn collega- urologen in de algemene ledenvergadering van de Nederlandse Vereniging voor Urologie.”

Jacqueline Bekker-Bakker, verpleegkundige

“Veertig procent van de tijd besteden verpleegkundigen aan administratieve handelingen! Ik weet wel dat administratie erbij hoort, maar ik weet ook zeker dat het allemaal minder, sneller en efficiënter kan.” En dus ging Jacqueline Bekker-Bakker, verpleegkundige bij Noordwest Ziekenhuisgroep, naar de eerste bijeenkomst van (Ont)regel de zorg, en naar alle schrapsessies die daarop volgden. “Daarna ben ik als projectleider in het ziekenhuis gaan ‘ontregelen’. Maar dat is heel ingewikkeld. Je hebt te maken met al die verschillende beroepsgroepen op één locatie. Als je het voor een onderdeel van mijn werk gemakkelijker maakt, kan het voor het werk van een ander juist weer lastiger worden.”

Toch gebeurt er al het nodige. Zo is al besloten dat de ziekenhuizen geen keurmerken en lintjes meer gaan dragen: “Die hebben geen onderscheidend vermogen meer en kosten dus alleen maar extra handelingen en geld.” Andere voorbeelden: “Het opiaten tellen weer bij de apotheker neerleggen, minder pleisters plakken en de Snaq score voor signalering van ondervoeding verbeteren.”

Veel resultaten zijn er nog niet, maar Jacqueline heeft wel van alles in werking gezet. “Daar wil ik dan nog wel bij zeggen dat de EPD’s ontzettend bepalend zijn. Mijn advies: betrek de verpleegkundigen bij de technologische innovatie. Maar ik denk wel dat er een omslag gaande is: meer kijken naar wat goed is voor patiënt en zorgverlener, meer vertrouwen in de zorgprofessional. En dan kan het echt een stuk efficiënter.”

Prof. dr. Peter Siersema, Radboud UMC

“Wat we tegenkwamen in de top 5 van zaken die onnodig veel tijd kosten, wilden we zo snel mogelijk oplossen. En dat is ook gebeurd.” Prof. dr. Peter Siersema van het Radboud UMC geeft voorbeelden: “Het bleek niet nodig om informatie over het gebruik van antistolling met de hand in te vullen. Of aan de Trombosedienst door te geven dat mensen met ontslag gaan. Dat kon allemaal gedigitaliseerd worden. En waar we ook naar gekeken hebben zijn de vele besprekingen, die ook nog eens altijd uitlopen. Door een ‘vergadersanering’ hebben we ervoor gezorgd dat daar veel minder tijd aan verloren gaat. Verder hebben we dan nog het EPD: daar zitten altijd kleine irritaties in en die zijn opgelost. We maken ook afspraken over verplichte velden: sommige daarvan willen we niet meer invullen. Niemand doet er iets mee en de patiënt wordt er niet beter van.”

“Eigenlijk zijn het meestal hele simpele oplossingen”, zegt Siersema. “Je moet alleen de tijd nemen om ze op te pakken.” Maar het moet wel van de afdelingen zélf komen; van bovenaf opleggen werkt niet. “Zo’n 85 procent van de afdelingen heeft al meegedaan aan de schrapsessies. De meeste collega’s zijn enthousiast, hoewel je natuurlijk ook altijd sceptici hebt. Ik merk ook dat de mensen kritischer worden. Bij een nieuwe maatregel vragen ze zich af: ‘Waarom gaan we dit doen en wat kunnen we ervan leren? En hoe gaan we het zo slim mogelijk doen?’ Kijk, zo’n manier van denken willen we natuurlijk hebben. Want werkdruk heeft uiteindelijk met jezelf te maken. Dus moet je ook kijken wat je er zélf aan kunt doen.”

Pauline Arts-de Witt, wijkverpleegkundige

“Om hulpmiddelen zoals een hoog-laagbed of een toiletstoel aan te vragen, hebben we sinds kort geen machtiging van de huisarts meer nodig. Hierdoor kunnen wij, als wijkverpleegkundigen, makkelijker hulpmiddelen aanvragen. Fijn dat dit actiepunt van (Ont)regel de zorg nu is weggestreept.”

“Volgende stap is om het op dezelfde manier ook voor verbandmaterialen te regelen. We kunnen alleen met verbandmaterialen werken die bij de cliënt in huis zijn. Als wij bij een cliënt komen om een wond te verzorgen, hebben we een machtiging nodig voor verbandmaterialen. Nu moet dit nog via de huisarts, terwijl wondverzorging ook ónze expertise is. De benodigde materialen moeten besteld worden en levering duurt vaak een dag. Dat kan makkelijker, beter en sneller.”

“Een ander succes is dat er geen handtekening van de cliënt meer nodig is bij elke verandering van het zorgplan. Er ging altijd veel tijd verloren met printen, laten ondertekenen en weer inscannen van het zorgplan. Maar de grootste winst tot nu toe is de afschaffing van de 5 minutenregistratie. Over elke 5 minuten verleende zorg moesten we registreren wat voor soort zorg we bij een cliënt verleend hadden. Veel administratie en voortdurend op de klok kijken, afronden en bijstellen. In het systeem ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’, worden alleen nog grote afwijkingen in de geplande tijd bijgesteld, en dat geeft meer rust tijdens het werk. Die 5 minutenregistratie was symbolisch geworden voor de regeldruk in de verpleegzorg.”

Pieter Flaton, praktijkhouder in de fysiotherapie

“De werkgroep Administratieve lasten paramedie vond het prettig om directe terugkoppeling uit het veld te krijgen en ik vond het leuk om mee te denken.” De actiepunten voor de paramedische zorg boden Pieter Flaton, praktijkhouder in de fysiotherapie, daarvoor voldoende materiaal. “Een aantal punten zijn relatief eenvoudig op te lossen. Zo denken we van sommige zaken dat ze verplicht zijn, terwijl dat helemaal niet zo is. Bijvoorbeeld dat je als fysiotherapeut de plicht hebt om de patiënt te informeren over de zorgverzekering.”

Een ander voorbeeld gaat om de aangepaste richtlijn Fysiotherapie, die nu meer duidelijk maakt over de verplichting van de begin- en eindmeting bij de behandeling. Als een patiënt bijvoorbeeld telefonisch afbelt, of niet meer op komt dagen, volstaat het nu om te noteren: ‘Test niet mogelijk, patiënt geeft aan dat behandeldoel bereikt is.’ Daar moet de beroepsgroep nu goed over geïnformeerd worden. Maar ook zoiets als de uniformering van de diagnosecodes bij zorgverzekeraars kan de administratieve lasten verminderen. “Uniformering verkleint de kans dat een verzekeraar je declaratie afwijst omdat je een verkeerde code hebt opgegeven.”

Het zijn allemaal kleine stapjes waardoor het langzaamaan beter wordt. Wat Pieter Flaton daarbij aanstaat in het programma Ontregel de zorg? “Dat iedereen kan meedenken. Als je nu ergens ontevreden over bent, ga naar de website van ordz.nl en kaart het aan. Daar is het programma voor.”

Ymkje van der Meer, Kwaliteitsadviseur Ontregelteam

“Hoe ontregelen we de zorg? Hoe zorgen we ervoor dat de werkdruk voor behandelaren lager wordt?” Dat waren de vragen waarmee Ymkje van de Meer als Kwaliteitsadviseur Ontregelteam samen met haar collega’s bij Jellinek mee aan de slag gingen. De werkdruk bleek vooral te liggen bij de dossiervoering. “Alles maar in het systeem moeten zetten, niet alleen de directe contacten, maar ook alle handelingen eromheen: het behandelplan, brief naar huisarts schrijven, contacten met externen, enzovoort.” En nu? “We schrijven alleen nog maar over de behandeling zélf. Niet over alles wat er nog omheen gebeurt: zinnige en zuinige dossiervorming. Dat scheelt de behandelaren zo’n halfuur tot drie kwartier per dag.”

Voor het ontregelen van de zorg zijn er schrapsessies georganiseerd. De aanmeldformulieren waren daar onder andere het slachtoffer van. “Bij de inschrijving van cliënten moesten we altijd een formulier van vier kantjes invullen met allerlei gegevens waar de zorgadministratie niets aan heeft. Nu doen we dat gewoon met één mailtje.”

Het is bij de ontregeling wel erg belangrijk om de behandelaren er continu bij te blijven betrekken. “Tijdens de schrapsessies is het steeds de vraag: als er een verandering aan zit te komen, wordt het dan misschien toch weer ingewikkelder? Je moet voorkomen dat je iets weghaalt en dat er dan twintig nieuwe regels voor terugkomen. Bovendien moet je beseffen dat we al 12 jaar in een keurslijf zitten. Soms vinden ze die nieuwe vrijheid ook wel lastig. Maar ja, voortdurend alles checken zegt niets over de kwaliteit van de behandeling. Als cliënten nu tegen hun behandelaar zeggen: ‘Moet je niet weg? Normaal ben je altijd gehaast’, dan zeggen de behandelaren zelf ook: ‘We gaan niet meer terug naar de oude situatie.’ Maar het zal nog wel even duren voordat het volledig ingebed is in het werk.”