GGz Breburg: regeldruk radicaal verminderen met design thinking
Een radicaal simpel administratieproces – dat is de ambitie van GGz Breburg. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want de zorginstelling in Brabant heeft te maken met verschillende wet- en regelgeving en verwijskanalen. Daarom hebben ze het programma Vernieuwing Administratieve Ondersteuning (VAO) opgezet, dat met hulp van de ORDZ-subsidie het hele administratieproces onder de loep neemt.
“In de loop der jaren hebben we onszelf best wat extra regels opgelegd”
“We staan aan het begin van het ontregelen”, zegt projectmanager Marieke Fleskens. “Op dit moment zijn we bezig mensen uit onze organisatie bij elkaar te brengen, om samen met een helicopterview naar onze processen te kijken. We brengen in kaart wat we wettelijk verplicht zijn vast te leggen, en wat we onszelf hebben opgelegd. Want in de loop van de jaren hebben we intern best wat extra regels ingevoerd, soms omdat we ergens zelf op wilden controleren, en soms vanuit nieuwe wetenschappelijke inzichten.”
Goede voorbeelden ophalen en verspreiden
Het doel van het programma VAO is om alles dat niet wettelijk verplicht is overboord te gooien en de administratie zo simpel en uniform mogelijk te maken en, waar mogelijk, te centraliseren. “Met financiers zetten we in op samenwerking vanuit vertrouwen”, licht Fleskens toe. “We gaan in gesprek met hen over wat echt nodig is qua vastlegging ter verantwoording, en wat extra is. Dat laten we voortaan achterwege.”
“Intern nemen we onze eigen processen onder de loep. Die zijn vaak op verschillende locaties op andere manieren georganiseerd of ingeregeld, en daar hebben onze zorgprofessionals last van. We hebben een vrij groot werkgebied, dus onze zorgsecretariaten zitten soms 80 kilometer bij elkaar vandaan. Op al die locaties zijn eigen werkwijzen ontstaan. Soms is iets op locatie A al heel ver doorontwikkeld, en op locatie B nog niet. Dat brengen we nu in kaart, zodat we goede voorbeelden ook op de andere locaties kunnen invoeren.”
Processen vereenvoudigen en uniformeren
“Naast dat we een groot werkgebied hebben, hebben we te maken met verschillende wet- en regelgevingen en geldstromen. Best ingewikkeld, dus. Daarom focussen we ons eerst op de hoofdmoot: de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de Jeugdwet. We willen alle Zvw-aanmeldingen straks vanuit een centraal aanmeldpunt verwerken, en niet meer via verschillende kanalen. Ook willen we het aanmelden van cliënten in het EPD verder vereenvoudigen. Hetzelfde geldt voor registratie in ons cliëntenportaal. Daarnaast willen we onze zorgproducten in Zorgdomein voor onze verwijzers terugbrengen naar maximaal 5, nu zijn dat er 31.”
Design thinking als methode om te ontregelen
Maar hoe bepaal je waar ontregel-kansen liggen en wat er beter kan? “Daarvoor zetten we design thinking in”, vertelt Fleskens. “Dat is een creatieve en laagdrempelige manier om oplossingen voor problemen te bedenken. Allereerst achterhaal je met verschillende betrokkenen wat er precies aan de hand is. Vervolgens draag je daar samen oplossingen voor aan. Die test je in de praktijk, waarna de loop opnieuw begint. De geleerde lessen neem je mee in het proces, en zo kom je na een aantal herhalingen op een nieuwe manier van werken uit die je kunt implementeren.”
“Het is best lastig om je werk van een afstandje te bekijken als je er iedere dag middenin zit”
Kritisch denken als onderdeel van de cultuur
“We zijn allemaal maar mensen, dus het kan moeilijk zijn een patroon te doorbreken dat al jaren ingebakken zit”, zegt Fleskens. “Soms zie je ook niet meer dat iets inefficiënt is. Het is best lastig om je werk van een afstandje te bekijken als je er iedere dag middenin zit. We merken ook dat het spannend kan zijn om je kritisch op te stellen en elkaar aan te spreken op de toegevoegde waarde van bepaalde werkzaamheden. Maar dat is wel wat we nodig hebben in deze fase om verder te komen: kritisch denken en elkaar aanspreken op ontregelkansen moet onderdeel worden van onze cultuur.”
Meer weten?
- We blijven dit ontegelproject volgen, dus hou ordz.nl in de gaten voor updates.
- Nu al meer weten? Neem contact op met Marieke Fleskens via marieke.b.l.fleskens@ggzbreburg.nl
- Lees ook het dubbelinterview met Juliette van Eerd, voorzitter raad van bestuur en Gloria Gribling, directeur behandelzaken en psychotherapeut bij GGz Breburg dat eerder op ordz.nl verscheen.
- Meer weten over ORDZ? Stel tijdens het ontregelspreekuur al je vragen.