Van pionieren tot plottwist: Connect Logopedie over hun ontregelprojecten
In het voorjaar van 2023 startte Connect Logopedie met ontregelen. Inmiddels is de organisatie, actief in de regio Zwolle, ruim een jaar op weg. Met als doel: meer werkplezier, minder administratieve last. Hoe gaat het nu met de logopediepraktijk? Het MT van Connect vertelt.
Ontregel projecten
Al eerder vertelden manager Bedrijfsvoering Aleid Roebertsen, manager Zorg Esther van der Veen en directeur Gerard Elshof op ORDZ.nl over hun projecten. “We hadden wel 20 projecten op onze lijst staan waarmee we aan de slag wilden”, vertelde Elshof toen. Ze kozen uiteindelijk voor 7 projecten:
- Standaardiseren van de invulvelden in het elektronisch patiëntendossier (EPD)
- Automatiseren van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)
- Automatiseren van het stakeholdersonderzoek
- Standaardiseren en automatiseren van de anamnesevragenlijst
- Digitaliseren van behandelovereenkomsten
- Inrichten van een managementdashboard
- Implementatie van een e-healthprogramma
“Automatiseren is slechts een eerste stap. Daarna moet je er ook wat mee, daar gaat het om” zegt Esther van der Veen
Eerste stap
Roebertsen, Van der Veen en Elshof vertellen dat veel projecten inmiddels zijn geïmplementeerd. Neem het automatiseren van het stakeholdersonderzoek. In plaats van dat Elshof elk jaar alle 70 tot 80 tot scholen bezoekt waarmee Connect samenwerkt, is inmiddels een vragenlijst ingevoerd die scholen digitaal toegestuurd krijgen. “30 tot 40 procent vult de vragen meteen in. Als we geen reactie krijgen, sturen we een herinnering”, vertelt manager Bedrijfsvoering Roebertsen.
Het ontwikkelen van het stakeholdersonderzoek was slechts de eerste stap, benadrukt directeur Elshof. “En dat geldt ook voor het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Nadat je die onderzoeken hebt geïmplementeerd, moet je er ook wat mee. Daar gaat het om: aan de slag gaan met de uitkomsten. Voor het MTO zijn we nu bezig met die analyse. En als er bij het stakeholdersonderzoek iets opvalt bij een ingevulde vragenlijst, dan gaan we daar als MT achteraan.”
Puntjes op de i
Bij sommige projecten bevindt Connect zich in een fase van finetunen. Zoals bij het standaardiseren van de invulvelden van het EPD, waarbij Connect momenteel een verdiepingsslag maakt. “De basis was er vorig jaar al, nu zetten we de puntjes op de i op basis van voortschrijdend inzicht”, licht Van der Veen, manager Zorg, toe. “We blijken het dossier nog korter te kunnen maken, zonder dat dit ten koste gaat van de inhoud. Daar zijn collega’s positief over, omdat er zo meer tijd overblijft voor de cliënt.” Vanaf deze zomer gaan alle medewerkers van Connect werken met dit vernieuwde, verkorte dossier.
Plottwist
De meeste [ont]regelprojecten van Connect bevinden zich inmiddels in een vergevorderd stadium. Maar als je aan het [ont]regelen slaat, kun je tegen zaken aan lopen die je van tevoren niet voorziet.
Dit geldt ook voor Connect. Afgelopen najaar zou de logopediepraktijk starten met een pilot voor blended care, om fysieke en digitale zorg voor cliënten te combineren. Het doel: behandeltrajecten doelmatiger maken, doordat trajecten minder onderbroken hoeven te worden als ze zowel fysiek als digitaal plaatsvinden. Via een online platform zouden cliënten kunnen inloggen voor zorg. Een “soort online themapark: een spelvorm met verschillende oefeningen en niveaus”, vertelde Van der Veen. Maar de pilot startte uiteindelijk niet. “We hadden de licenties, 80 procent van de inhoud stond in de steigers.
En toen kwam de plottwist die we niet zagen aankomen: de leverancier ging failliet”, aldus Elshof. Geld weg, tijd weg? “We zijn bezig met een alternatief. We hebben de transitie richting hybride zorg ingezet, dat is onze nieuwe mindset. Daar gaan we zeker mee verder.”
[Ont]regelen: net als een logopediebehandeling
Het doel van Connect voor hun deelname aan [Ont]Regel de Zorg was om hun werknemers meer werkplezier en minder administratieve last te bezorgen. Daarvoor wilde de logopediepraktijk de indirecte tijd met 25 procent verminderen. Vorig jaar zomer zat Connect al op 10 procent minder. “Nu, in het voorjaar van 2024, is onze administratieve last inmiddels met zo’n 15 procent verminderd”, stelt directeur Elshof. “En uiteindelijk vermoed ik dat we wel meer dan 25 procent kunnen verminderen, als ik zie hoe het nu al gaat.”
Want hoewel de projecten nog niet zijn afgerond, blikken Elshof, Van der Veen en Roebertsen toch al positief terug op hun ORDZ-deelname. “We kregen het vertrouwen vanuit ORDZ dat we verstandig om zouden gaan met de subsidie; er was ruimte om te ontdekken wat nodig is”, zegt Elshof. “We hebben onze aanpak niet afgeraffeld, maar er de tijd voor genomen”, aldus Van der Veen. Is er ook iets wat de logopediepraktijk een volgende keer anders zou doen? “Een andere e-healthleverancier kiezen”, lacht Elshof meteen, “maar dat is natuurlijk een flauw antwoord.” Van der Veen vult aan: “We doen steeds wat we kunnen, op basis van wat we op dat moment weten. Eigenlijk gaat het net als in een logopediebehandeling: je onderzoekt en analyseert, maakt een plan, loopt in de praktijk tegen zaken aan en gaat dan evalueren en bijstellen.”
De drie MT-leden vertellen dat ze hun deelname als “pionieren” zien, omdat Connect een van de grotere logopediepraktijken in Nederland is. “Daarom hebben we geen voorbeeld waar we naar kunnen kijken”, zegt directeur Elshof. “We vinden ook dat we dat pionieren aan onze stand verplicht zijn, omdat we meer slagkracht hebben dan kleinere organisaties. Zo hopen we een voorbeeldfunctie te kunnen vervullen.” Want, besluiten Elshof, Roebertsen en Van der Veen: ze gunnen het elke logopediepraktijk aan de slag te kunnen met [ont]regelen.
“We gunnen het elke logopediepraktijk aan de slag te kunnen met [ont]regelen”
Meer weten?
- Lees ook de twee eerdere artikelen over Connect: Meer werkplezier, minder administratieve last bij Connect Logopedie, Connect Logopedie investeert met ORDZ-subsidie in veel verbeterprojecten
- Heb je een vraag aan Connect over een van hun projecten? Mail dan naar manager Bedrijfsvoering Aleid Roebertsen via info@connectlogopedie.nl.