Martin Bijker (Mediant): “Ontregelen is een heel geregel”
Martin Bijker is voorzitter van de Raad van Bestuur van Mediant. Mediant is een organisatie voor geestelijke gezondheidszorg in de regio Twente die behandeling, advies en begeleiding biedt aan mensen met psychische en psychiatrische problemen. We leggen hem – en andere zorgbestuurders – 5 vragen voor over waarom en hoe ze ontregelen. En wat dit ze oplevert.
“Zorg dat je ontregelen als bestuurder agendeert en faciliteert. En wees vasthoudend; het is een proces van de lange adem. Cultuurinterventies zijn niet planbaar en ook niet even snel te regelen. Maar we hebben wel dat hogere doel te dienen: onze mensen inzetten voor onze cruciale zorgfuncties.”
Hoe maken jullie bij Mediant werk van ontregelen?
“Zo’n 2 jaar geleden hebben we een projectgroep samengesteld en daar een projectleider aan gekoppeld. Daarmee wilden we het ontregelen status en statuur geven. Die projectgroep is met vele teams in gesprek gegaan over ontregelkansen die zij zien. Eerst was bij ons vooral de vraag: waar stoppen we mee in de administratie? Die vraag is inmiddels verbreed en we focussen nu vooral op: hoe ziet een kwalitatief voldoende hoogwaardig zorgproces eruit? En wat betekent dat voor de vastleggingen van Mediant en hoe organiseren we dat het best? In plaats van alleen schrappen, zetten we nu ook in op andere aanjagers. Zoals procesoptimalisatie en digitalisering van de zorgondersteunende processen.
De reden dat we begonnen met ontregelen was vooral dat we de noodzaak hiervan inzien. Sowieso vanuit het hogere doel om zoveel mogelijk patiënten te kunnen behandelen met het beperkt aantal mensen dat we binnen de ggz beschikbaar hebben. Daarnaast bestaat er in de organisatie veel ontevredenheid over de administratieve last. Professionals willen met behandelen bezig zijn en zo min mogelijk met administratie. We wilden onze collega’s inzicht geven in waar die last vandaan komt en welke rol we daar zelf in spelen.”
Hoeveel tijd maakt u zelf vrij in uw agenda voor ontregelen?
“Het is niet zo dat ik een deel van mijn week reserveer voor ontregelen. Wel probeer ik zelf in mijn werk het goede voorbeeld te geven. Bijvoorbeeld door duidelijk te maken dat ik niet van lange rapporten of uitvoerige mails houd: kom maar snel to the point. Alle mails waarin ik in cc sta, verdwijnen in mijn cc-map. Heb je me nodig? Stuur dan een kort mailtje of, liever nog, bel me op of loop even binnen. Zo wil ik helpen uitdragen wat ik zeg.
Daarnaast ondersteun en faciliteer ik het ontregelproces. Bijvoorbeeld door contact te leggen met externe partijen. Als de projectgroep aangeeft behoefte te hebben aan afstemming met een zorgverzekeraar, dan organiseer ik dat en sluit ik aan bij het gesprek.”
Wat heeft ontregelen jullie opgeleverd?
“In ieder geval veel inzicht op een hele hoop niveaus. Bijvoorbeeld dat we ook zelf ingewikkelde protocollen, processen en werkafspraken hebben gemaakt. Daardoor zijn we heel anders naar geprotocolleerd werken gaan kijken. We hebben professionele verantwoordelijkheid en eigenaarschap een veel grotere rol gegeven.
Dat inzicht heeft er ook voor gezorgd dat er genuanceerder wordt gedacht over de rol van externe partijen. Binnen Mediant leefde het idee dat veel administratieve last voortkwam vanuit die ‘vervelende zorgverzekeraar’ of andere partijen waaraan we moeten verantwoorden. Maar we realiseren ons nu dat ook veel regels vanuit onszelf komen, of bijvoorbeeld vanuit onze beroepsverenigingen.”
Waar lopen jullie tegenaan bij het ontregelen?
“Dat we het allemaal – en daar zijn we ook mensen voor – best plezierig vinden om houvast te ontlenen aan een werkwijze die bekend is. Dus dat het schrappen van regels helemaal niet zo makkelijk is: ontregelen is een heel geregel. Vaak zien mensen meer ontregelmogelijkheden bij het werk van anderen dan in het eigen werken.
En ook onze opvatting van wat kwaliteit van zorg is zit soms in de weg. Want het is toch belangrijk om alle patiënten goed en intensief te bespreken in een multidisciplinair overleg? Ja, dat is het. Maar de frequentie waarmee we dat doen en de breedte van de groep; dat kan misschien minder. En dat zijn eigen keuzes.”
Tips van Martin Bijker om aan de slag te gaan met ontregelen
- Begin niet te groot, maar juist klein. Start dus niet met het opstellen van een ontregelstrategie vanuit de Raad van Bestuur, maar begin in het team. En laat het team inbrengen waar de mogelijkheden zitten. Anders ga je interpreteren en invullen vanaf een te grote afstand. Dan sluit je aanpak misschien niet aan bij de behoeften van je zorgverleners.
- Betrek externe partijen, zoals zorgverzekeraars en gemeenten als je in de Wmo zorg levert. Ik merk dat zorgverzekeraars erg open staan voor het gesprek over wat de bedoeling is van regels. Net als gemeenten. Besteed moeite om elkaar te begrijpen.
- Pak het ontregelen innovatief en toekomstgericht aan. Niemand kan de toekomst voorspellen, maar je kan wel voorspellen dat er veel gaat veranderen in de zorg. En welke kant die veranderingen op gaan. Dus denk na over hoe je de dingen die je nog wel moet doen, zo slim mogelijk kunt doen. Bijvoorbeeld door spraaktechnologie of AI in te zetten.