Logopediepraktijk De Taalreis bespaart op frustratie met een nieuw cliëntportaal dat het intakeproces digitaliseert. Het ontwikkelen van het portaal was een intensief proces, en kende de nodige uitdagingen. Maar volgens Nienke Kerstens-Plaatsman (logopedist) en Dennis de Graaff (directeur) van De Taalreis zeker de moeite waard. Ze delen graag tips waar je rekening mee moet houden bij het ontwikkelen van zo’n systeem.
1. Zorg voor continuïteit
Wil je je cliëntportaal of ander systeem intern ontwikkelen? Zorg dan dat er minimaal twee mensen voor verantwoordelijk zijn. Valt er dan één weg, dan valt je project niet volledig stil.
2. Behoud het IP-recht als je het systeem niet in eigen huis ontwikkelt
Het IP-recht (intellectual property-recht) is het recht op de broncode van je software. Zorg dat dat bij jou ligt, zodat je altijd over kan stappen naar een andere leverancier als dat om welke reden dan ook nodig is. Zo voorkom je dat je in een situatie komt dat je je systeem volledig moet laten herbouwen.
3. Maak een realistische project- en implementatieplanning
Houd in je planning rekening met onverwachtse vertragingen, zoals personele wisselingen. Onderschat dat niet! Reserveer daarnaast in de projectplanning genoeg tijd voor training en begeleiding bij de implementatie. Investeer daar echt tijd in, anders landt je portaal niet goed en gaan collega’s het misschien zelfs ontwijken. Je kunt er alles aan hebben gedaan om het portaal op de juiste manier te bouwen, maar als je je mensen onvoldoende meeneemt zullen ze het niet gebruiken.
4. Doe een voor- en nameting bij je medewerkers
Voer bijvoorbeeld een frustratiemeting uit op basis van een schaal van 1 tot 10. Maak dit heel toegankelijk, zodat veel collega’s ‘m invullen. Zo kan je goed zien wat je hebt opgelost en wat niet en weet je waar je dus nog aandacht aan moet besteden.
5. Bouw het portaal iteratief en test het in iedere fase bij de doelgroep(en)
Test niet alleen het eindproduct. Test in iedere fase van je project bij de doelgroep, zodat je snel kunt bijsturen.
6. Denk goed na over het taalniveau dat je in het portaal gebruikt
Zeker in de logopediebranche heb je te maken met cliënten die mogelijk een andere taal dan het Nederlands spreken. Hou dat in je hoofd bij de vragen die je stelt en de instructies die je geeft voor het invullen van gegevens.
7. Vier tussentijdse successen en blijf evalueren.
Zulke grote projecten zijn best uitdagend en gaan niet altijd soepel. Het gevaar is dan dat je in een sfeer terechtkomt waarin het vooral gaat over wat er allemaal niet lukt. Focus op en benadruk wat er wél lukt. Vier die successen met elkaar. Zo houd je alle betrokkenen gemotiveerd.
Meer weten?
- Lees Logopediepraktijk De Taalreis: meer tijd voor het vak door alles-in-één cliëntportaal
- Lees De Taalreis: sneller behandeling opstarten met cliëntportaal.
- Of neem contact op met het de Taalreis via het e-mailadres info@detaalreis.nl.