Sinds afgelopen najaar werkt Fundis Zorgpension met een digitale intake voor nieuwe cliënten. Deze vragenlijst betekent minder administratieve last voor medewerkers, en meer tijd voor een goed gesprek met cliënten over reablement. Hoe gaat Fundis Zorgpension nu verder met ontregelen?
Boven verwachting
Op de 5 locaties van Fundis Zorgpension werken cliënten aan hun herstel na een ziekteperiode, operatie of valpartij. Er zit vaak maar een korte tijd tussen de verwijzing en het moment dat iemand op een locatie aankomt. Daarom is de organisatie blij verrast dat veel cliënten de vragenlijst al digitaal invullen. ‘Slechts een paar maanden na de start van de digitale vragenlijst vult ongeveer 70% van de cliënten ‘m al in’, vertelt René van de Wetering. Hij was als directeur nauw betrokken bij het project. ‘Dat is boven verwachting, want we waren uitgegaan van 30 tot 40%. Heeft iemand in die korte tijd tussen verwijzing en aankomst toch tijd en zin om de vragenlijst digitaal in te vullen, vroegen we ons af. Blijkbaar wel!’
De korte tijd tussen verwijzing en aankomst van een cliënt maakt het bovendien vaak lastig om de benodigde gegevens al te hebben. ‘We hebben een e-mailadres nodig, omdat we de cliënt anders geen vragenlijst kunnen sturen’, zegt René. ‘Daarom hebben we er hard aan gewerkt dat verwijzers ons daarin voorzien, zodat we de vragenlijst wel digitaal kunnen aanbieden.’ Hij is blij met de overgang van papieren naar digitale vragenlijst. ‘Het scheelt medewerkers veel administratieve tijd, en die gebruiken we om in gesprek te gaan over reablement.’
Vragenlijst op maat
Verbeterwensen zijn er ook. René: ‘We hebben eerst de nadruk gelegd op een soepele overgang naar de digitale intake. Maar we willen de vragenlijst zelf ook doorontwikkelen. Er zitten bijvoorbeeld nog dubbele vragen in.’ Daarnaast wil Zorgpension onderzoeken of ze het invullen meer stapsgewijs kunnen aanbieden. René legt uit: ‘We hoeven niet meteen op alle vragen antwoord. Als iemand bij ons aankomt, willen we een aantal noodzakelijke dingen weten, zoals over medicatie en reanimatiewensen. Of diegene ooit heeft gerookt en wat de precieze behandeldoelen zijn, kan ook later. Daarom kijken we of we die vragen op een later moment kunnen stellen.’
Daar heeft Jan Willem Alst al ideeën voor. Hij is manager Behandeling van Goudenhart. Deze organisatie is net als Zorgpension onderdeel van netwerkorganisatie Fundis, en levert (para)medische behandeling aan de andere organisaties, zoals logopedie, ergotherapie en fysiotherapie. Goudenhart werkt al wat langer met digitale vragenlijsten, en het proces is grotendeels hetzelfde. ‘Ik stel me een cliëntreis voor. Een soort treintje dat gaat rijden, waarbij we meer stapsgewijs informatie uitvragen. Op die manier kunnen we de cliënt ook meer eigen regie geven.’ Jan Willem vertelt dat Goudenhart al is begonnen om meer informatie digitaal uit te vragen. ‘Dit voorjaar zijn we gestart met een digitale woninginventarisatie. Hierin vragen we de cliënt naar diens woonsituatie, bijvoorbeeld naar drempels en de hoogte van het toilet. Met die informatie kunnen we ernaar toewerken dat iemand weer naar huis kan.’
René is enthousiast over de mogelijkheden. ‘Het lijkt me mooi om samen een proces van te maken van de cliëntreis en te kijken waarin we van elkaar kunnen leren en verder kunnen ontregelen.’ Jan Willem: ‘We hebben nu allebei een basis staan. Nu kunnen we ook samen kijken hoe het beter kan. De volgende stap om meer zorg op maat te gaan creëren.’
Cliënt voelt zich gezien
René en Jan Willem merken dat digitale vragenlijsten meer voordelen bieden dan het verminderen van administratieve lasten. René: ‘Het klinkt misschien als iets kleins, een digitale vragenlijst. Maar we merken dat het écht verschil maakt voor zowel onze medewerkers als cliënten. De medewerker weet al iets over de cliënt als ze samen in gesprek gaan. Daardoor voelt de cliënt zich gekend.’ Dat herkent Jan Willem. ‘De cliënt voelt zich meer gezien. De nadruk ligt niet meer op het uitvragen van “feitjes”, want dat is al gedaan in de vragenlijst. Het gaat om de persoon.’
Jan Willem vertelt dat Goudenhart, net als Fundis Zorgpension, eerst ook vaak geen mailadres van nieuwe cliënten had. ‘Wij hebben ervoor gekozen om de cliënt te bellen voordat de opname begint, zodat we naar het mailadres kunnen vragen voor de vragenlijst. Voor de cliënt blijkt dat een warm welkom te zijn: “Wat fijn dat ik al word gebeld!” Dat is een mooie bijvangst.’
Soms lastig, maar altijd leuk
Naast het verbeteren van de vragenlijst staat er bij Fundis Zorgpension de komende periode nog meer doorontwikkeling op het programma. ‘De automatische koppeling met het cliëntdossier moet nog worden gemaakt, zodat een vragenlijst meteen op de juiste plek landt’, vertelt René. Jan Willem weet uit eigen ervaring wat dit oplevert: ‘Het zorgt bij Goudenhart voor veel administratieve verlichting.’ Daarnaast wil Zorgpension concreet maken hoe ze AI kunnen inzetten om signalen van mensen in vragenlijsten te ontdekken.
Zorgpension en Goudenhart blijven samenwerken om samen meer te ontregelen. René: ‘We willen sowieso nog meer samenwerken binnen Fundis. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar de praktijk is weerbarstig. Elk bedrijf heeft immers een eigen focus en volgt een eigen pad. Maar de wil is er zeker.’ Jan Willem vult aan: ‘Zo doen we altijd weer nieuwe inzichten op. We gaan niet zelf het wiel uitvinden als dat niet nodig is.’ René: ‘Samenwerken vinden we soms lastig, maar altijd leuk.’
Meer weten?
- Lees de eerdere artikelen over dit ontregelproject op onze site: Fundis Zorgpension maakt tijd voor het goede gesprek over reablement.
- Heb je een vraag aan Fundis Zorgpension? Neem dan contact op via secretariaat@zorgpension.org.