Minder klikken, meer zorg: OLVG bewijst de waarde van praktijkgericht digitaliseren
Dankzij hun ORDZ-subsidieproject Ruimte voor vakmanschap en autonomie: verpleegkundige screenings ontregeld hoeven verpleegkundigen van het Amsterdamse ziekenhuis OLVG voortaan minder lijstjes af te vinken bij de opname van patiënten. Het elektronisch patiëntendossier (EPD) is namelijk opnieuw ingericht en sluit beter aan op de dagelijkse praktijk. Het doel: meer tijdwinst en meer vertrouwen in de klinische blik van zorgverleners. Is dat gelukt? We vroegen het chief nursing information officer Florian van Hunnik, verpleegkundige en nursing information officer Noemí Antioquia Cuesta, en projectmanager digitale zorg Maaike Roders-Mayer.

‘Het principe van ontregelen zit in anders kijken en werken. Niet registreren voor het systeem, maar echt voor de zorg.’
Klik, klik, klaar
De eerste 24 uur van een opname van een patiënt ging tot voor kort gepaard met het verplicht doorlopen van screeningsinstrumenten en bijbehorende documentatie. Die instrumenten zijn vaak gebaseerd op verouderde richtlijnen of controlebehoefte, niet op het klinisch inzicht van de verpleegkundige. ‘Veel screeningsinstrumenten kunnen nuttig zijn, maar ze zijn vaak niet nodig om risico’s in te schatten. Daarnaast kosten ze ontzettend veel tijd’, vertelt Maaike. En dus pasten ze het EPD aan, geïnspireerd op het voorbeeld van het St. Antonius Ziekenhuis. Niet alleen de manier van screenen werd heroverwogen, ook de ingebouwde support bij verhoogde risico’s kreeg een update.
‘We wilden dat verpleegkundigen zich meer zouden focussen op checken of ze de juiste maatregelen hebben getroffen bij patiënten met verhoogde risico’s. In plaats van dat ze checkten of ze alle verplichte documentatie hadden doorlopen’, legt Florian uit. ‘Minder klikken, meer effect.’ Dat is gelukt. ‘Op de acute opnameafdeling duurde het eerst zo’n 10 minuten per patiënt om alle risico’s te registreren. Nu hoeft dat soms maar ongeveer 5 minuten te zijn’, aldus Noemí. ‘De expertise van verpleegkundigen is leidend en de registraties zijn logischer opgebouwd: we registreren alleen wat nodig is. Ook kunnen we de registraties nu via onze mobiel doen, waardoor we makkelijker kunnen registreren. Dat verlaagt de drempel enorm.’ En wil een verpleegkundige wel graag een extra check? Dan zijn de uitgebreidere screeninginstrumenten gewoon nog te gebruiken.
‘Door het schrappen van onnodige verplichtingen is er meer ruimte voor professionele afweging’
Een dossier dat meedenkt
Het nieuwe systeem ondersteunt nu bovendien vervolgacties. ‘Als iemand bijvoorbeeld risico op ondervoeding heeft, krijgt de diëtist automatisch een signaal’, vertelt Noemí. ‘We hoeven geen aparte order meer in te voeren. Dat is voor diëtisten ook fijn: zij krijgen alleen de orders die echt nodig zijn. Daarnaast moest je vroeger dezelfde informatie op meerdere plekken registreren. Nu worden gegevens hergebruikt, wat tijd bespaart en fouten voorkomt. Registreren wordt dus beloond: je krijgt er later in het zorgproces iets voor terug.’
Hoewel de opbrengsten van het project (nog) moeilijk in cijfers te vangen zijn, zijn de effecten wel merkbaar, aldus Maaike. ‘Vooral de tijdbesparing zien we duidelijk terug. Verbeteringen in de zorgkwaliteit hebben we in deze korte periode nog niet kunnen meten, maar we gaan binnenkort wel met een nameting van ons tevredenheidsonderzoek aan de slag. Gezien de positieve geluiden verwachten we zeker dat de tevredenheid onder verpleegkundigen is toegenomen.’
Een project voor en door verpleegkundigen
Wat het project uiteindelijk tot een succes maakte? ‘De betrokkenheid van meerdere disciplines in de projectgroep’, vertelt Maaike. ‘Via een train-de-trainermodel werden alle teams op uniforme wijze voorbereid. En omdat het grotere plaatje helder was, hadden verpleegkundigen echt het gevoel dat de veranderingen hun werk zouden verbeteren. Daarnaast leerden we continu: dankzij kleine sprints en korte cycli van opleveren bleven we wendbaar.’
Ook de samenwerking met interne commissies speelde een cruciale rol. Deze commissies zijn verantwoordelijk voor het beleid op hun thema, zoals de pijncommissie of de commissie kwetsbare ouderen. Florian: ‘We verwachtten weerstand, maar het tegendeel bleek waar. Doordat we de commissies vanaf het begin als mede-eigenaar betrokken en konden aantonen dat minder registraties elders al goed werkten, ontstond er juist vertrouwen.’ Verder hebben wijzigingen in het EPD invloed op dashboards en rapportages. ‘Dus als je collega’s van de data-afdeling niet meeneemt in je plannen, loop je vast.’
Inspiratie voor andere ziekenhuizen
Hoewel het proces rond risicoscreening is afgerond, blijven er altijd wensen over. ‘We zien nog veel andere dubbele registraties in het dossier’, vertelt Noemí. ‘Er zit nog veel potentie in het slimmer inrichten van onze systemen.’ Daarnaast houden ziekenhuizen als OLVG vaak vast aan hun processen uit angst voor de inspectie. ‘Die angst blijkt vaak onterecht. Dat inzicht willen we blijven verspreiden.’
Andere ziekenhuizen binnen Santeon, een groep van 7 topklinische ziekenhuizen, tonen inmiddels interesse in de werkwijze van OLVG. De ontregelbeweging inspireert hen om hun eigen processen kritisch onder de loep te nemen. Maaike: ‘Het principe van ontregelen zit in anders kijken en werken. Niet registreren voor het systeem, maar echt voor de zorg.’
Meer weten
- Lees ook de eerdere artikelen op ordz.nl over dit project: ‘Weer terug naar het vertrouwen in de zorgprofessional: zo ontregelt het OLVG’ en ‘Drie tips van het OLVG voor minder registratielast voor verpleegkundigen’.
- Vragen over dit project? Stuur een e-mail naar innovatieverpleegkundigen@olvg.nl.