GGZ Arkin Dick Veluwenkamp en Nina Silvester

Om succesvol te ontregelen is betrokkenheid van iedereen belangrijk. Binnen de GGZ instelling Arkin hebben in de strijd tegen administratieve lasten zorgbestuurders en zorgprofessionals de handen ineen geslagen. Zorgbestuurder Dick Veluwenkamp en psychiater Nina Silvester vertellen hun ervaringen aan ORDZ beleidsadviseur GGZ Esma El Allaoui.

Hoe ziet jullie ontregelambitie eruit?

Dick: mijn ontregelambitie richt zich op blijven zoeken naar hoe we zorgprofessionals kunnen blijven ondersteunen in het verminderen van overbodige of niet zinvolle registratie. Maar ik zeg erbij dat dit best lastig is. Als zorgbestuurder moet je scherp en alert blijven op de toename van administratieve lasten, maar binnen het grotere plaatje. Dit betekent dat je weet wat er speelt en goed op de hoogte bent van de details. Dit helpt mij in het optimaal vervullen van mijn bestuurdersrol richting de organisatie, medewerkers en andere partijen in de aanpak van administratieve regeldruk.

Nina: ik wil graag dat wij-  als organisatie/team- de eerder gemaakte stappen en winsten op het gebied van het verminderen van administratieve lasten vasthouden. Hiermee doel ik niet alleen op het afschaffen van de indirecte tijd, wat we ook terug zullen zien in het nieuwe bekostigingsmodel. Maar ook de winsten die we in bredere zin hebben behaald. Dus dat wij als zorgprofessionals kritisch blijven nadenken over ons werk en constant stilstaan bij wat nuttig én zinvol is. Het blijven praten en nadenken over de kwaliteit van zorg voor onze patiënten, hoort hier ook bij. Dit betekent dus kritisch blijven kijken naar regels en afspraken. Het blijven voeren van dit gesprek en hierbij reflecteren zijn onderdelen van je professionaliteit. Ik spreek deze ambitie expliciet uit, omdat we vaak in de waan van de dag geneigd zijn dit soort zaken als eerste te laten vallen en niet meer te doen.

Hoe pakken jullie regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Dick: regeldruk is een thema waar je constant scherp op moet blijven. Ik ben alert en kritisch op nieuwe ontwikkelingen omdat hier toch ook vaak administratieve lasten bij komen kijken. Daarnaast vind ik het cruciaal om bij het aanpakken van administratieve lasten de behandelaren vanaf het eerste moment te betrekken. De praktijk moet betrokken worden in dit proces, omdat zij de know how hebben van wat wel of niet werkt en hoe zaken in de dagelijkse praktijk landen. Voor het efficiënt aanpakken van administratieve lasten heb je de professionals van je organisatie nodig.

Nina: mijn ervaring is dat het vooral heeft geholpen om met elkaar- als team/organisatie- uit te zoomen en kritisch te kijken naar het nut en de noodzaak van bepaalde regels. Dit proces heeft aardig wat voeten in aarde gehad omdat ook wij als behandelaren moeite hadden met het loskomen van bepaalde regels. Wij zaten vast in de wereld van systemen. Van een afstand kritisch kijken naar welke regels ondersteunend zijn aan hetgeen wat we doen bleek best ingewikkeld te zijn.

Wat ons ook heeft geholpen, waren de bijeenkomsten waarin we eerlijk met elkaar spraken over wat we moeilijk vonden. Mede door dit gesprek is het gelukt om regels en systemen die niets toevoegden aan de kwaliteit van zorg eruit te filteren. Deze sessies vonden plaats onder begeleiding van de afdeling Kwaliteit en werden gefaciliteerd door de zorgbestuurder. Dit heeft ons geholpen om draagvlak te creëren voor het schrappen van bepaalde regels en afspraken. Wat overbleef aan regels had nut en noodzaak Het voelde dan ook logisch om je hieraan te houden en deze na te komen.

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij het ontregelen van de zorg?

Dick: je merkt dat er in de zorg veel tijdsdruk is. De invoering van het zorgprestatiemodel staat voor de deur en is in januari 2022 ingegaan. Als je dit gegeven binnen een bredere context plaatst met personeelskrapte, oplopende wachttijden op bepaalde zorgonderdelen en COVID dan komen we snel in een ingewikkelde en uitdagende dynamiek terecht. Als zorgbestuurder maak je je zorgen over dit soort ontwikkelingen omdat je ziet dat de draagkracht van teams/zorgprofessionals onder druk staat en je het belangrijk vindt om zorgpersoneel te behouden. Het is in mijn optiek belangrijk dat je je niet al teveel laat (af)leiden door tijdsdruk, maar zorgvuldig blijft kijken naar wat nodig is om veranderingen teweeg te brengen.

Nina: het loslaten van bepaalde regels die een controlefunctie hebben, was een spannende stap. Een voorbeeld hiervan is het dubbel registeren van de recepten die naar de apotheek worden gestuurd. Uit gewoonte werd dit dubbel genoteerd. Zowel in het medicatievoorschriftensysteem als in het medisch dossier. Dat we besloten om de recepten alleen in het systeem te registeren, was spannend. De angst om zaken niet terug te vinden of ter verantwoording te worden geroepen zat diep.

Wat heeft ontregelen in jullie ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgprofessionals?

Dick: het heeft o.a. opgeleverd dat behandelaren meer rust en ruimte ervaren tijdens het werk. Dat ze minder tijd kwijt zijn aan administratieve lasten geeft behandelaren een gevoel van erkenning voor hun vak en dat ze dingen doen die primair zinvol zijn vanuit hun optiek. Dit is ontzettend belangrijk en waardevol geweest voor de werkbeleving van de behandelaren. Zo heeft de afschaffing van het registreren van indirecte tijd geleid tot een gemiddelde besparing van 51 minuten per dag. Deze minuten besteden we nu aan het maken van betere afspraken met ketenpartners of aan extra aandacht aan dié cliënt waar het niet goed mee gaat.

Nina: ontregelen heeft gezorgd voor meer verbinding met ons werk, met collega’s en met de organisatie. Het gaat vaak over de kwaliteit van werk en hoe wij als zorgprofessionals vinden dat het zorgproces en een goede behandeling eruit moet komen te zien. Dit geeft een boost aan de onderlinge samenwerking omdat je vaker het gesprek met elkaar aangaat over de kwaliteit van het werk en daardoor ook van elkaar leert. Ik zie dat er meer werkplezier is en meer rust voor het werk, het proces en uiteindelijk ook voor de patiënt.

Wat betekent zeggenschap voor jullie en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als zorgverlener zeggenschap te hebben?

Dick: binnen Arkin is onze overtuiging dat je als specialist van een bepaalde doelgroep de ruimte hebt om binnen de organisatie, als afdeling, als team, maar ook in de keten, je eigen afspraken te maken. Met het bepalen van je coleur locale kan je maatwerk en betere en effectieve zorg aan de patiënten bieden. Als zorgbestuurder streef je ernaar om in toenemende mate behandelaren op specifieke thema’s uit te nodigen en mee te laten denken, te adviseren en mee te doen. Het thema zeggenschap vind ik belangrijk en neem ik als zorgbestuurder zeer serieus. Tegelijkertijd hou ik mijn rol als zorgbestuurder in die zin graag bescheiden, omdat het echte werk op de werkvloer tussen behandelaar/zorgprofessional en patiënten plaatsvindt. Het voor teams en behandelaren mogelijk maken hun vak goed uit te voeren en te luisteren naar wat nodig is om dit te organiseren. Daar zie ik een grote toegevoegde waarde vanuit mijn rol als zorgbestuurder.

Nina: onder zeggenschap versta ik zaken als gehoord worden, meebeslissen over processen, ergens niet mee eens kunnen zijn, en dat geluisterd wordt naar de oplossingen die door de professionals aangedragen worden. En dit alles doe je samen met collega’s, managers en de bestuurders.

Dat vanuit Arkin naar ons wordt geluisterd en wij als team serieus genomen worden in onze wensen en behoeften vind ik van grote waarde. Wij zijn als team gefaciliteerd en hebben de ruimte gekregen om na te denken over de wat we nu precies vinden en hoe we dit willen zeggen.

Wat is jullie oproep om het professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Dick: betrek zorgprofessionals bij nieuwe ideeën en plannen om te voorkomen dat je ineens allerlei nieuwe wetten en regels over de zorg uitstort. Betrek de praktijk en maak verbinding tussen de systeemwereld van VWS, de NZa en brancheorganisaties en de beleefwereld van de zorgprofessionals. Want hier zit nu een grote gap en vinden deze twee werelden elkaar moeizaam. Zorg ervoor dat de professionals hun verhaal en ervaringen kunnen delen en vertellen; zij kennen het echte verhaal.

Nina: mijn oproep is om met elkaar in gesprek te blijven, elkaar actief op te zoeken, te sparren en vooral je verbazing uit te blijven spreken. Stop je hiermee? Dan kom je al gauw in een bepaald denkkader waarin je op de automatische piloot werkt en in regels verzand die onnodig zijn.