Peter van den Broek en Ineke Laurijssen - Stichting Amarant

Om succesvol te [ont]regelen in een organisatie is betrokkenheid belangrijk. In dit artikel delen Peter van den Broek, zorgbestuurder van de Stichting Amarant, en Ineke Laurijssen, persoonlijk begeleider, hoe zij het [ont]regelen gezamenlijk hebben aangepakt.

Beeld: ©Stichting Amarant / Stichting Amarant
Peter van den Broek en Ineke Laurijssen van Stichting Amarant.

Hoe ziet jullie ontregelambitie eruit?

Peter: onze ontregelambitie is getriggerd door een signaal dat tijdens de hectiek van de ontvouwende corona pandemie op ons pad kwam. Vanuit de werkvloer hoorden we veelvuldig; ‘wat fijn dat we weer gewoon met ons werk bezig kunnen zijn’. De nieuwe realiteit schoof beleidsdrukte en complexe projecten naar de achtergrond en er ontstond ruimte voor zorgprofessionals om gewoon ‘hun vak’ uit te oefenen. De zorg voor onze cliënten kwam nog meer centraal te staan. We zien dit als positieve bijvangst in een crisissituatie. Als bestuurders van Amarant geven we blijvend gehoor aan dit geluid. Nu en in de toekomst streven we naar meer eenvoud en duurzaamheid en is onze ambitie tijdswinst voor zorgverleners door het werk eenvoudiger te organiseren. Alle tijd die we winnen resulteert in nog meer zorg op maat voor de cliënt.’

Ineke: wat mij betreft start de ontregelambitie bij een tweetal punten; het gebruiken van je gezond verstand en medemenselijkheid. Dit is precies wat we tijdens de COVID crisis hebben gezien en ervaren. Je hoeft niet alles in protocollen en regels dicht te timmeren om kwalitatief goede zorg te leveren. Kijk naar wat nodig is, betrek de werkvloer hierbij en hou het eenvoudig. Ik snap dat registratie soms moet, maar als niemand goed kan uitleggen wat het nut en de noodzaak is dan schieten we er naar mijn idee weinig mee op.

Hoe pakken jullie regeldruk aan en wat komt hierbij kijken?

Peter: persoonlijk probeer ik het goede voorbeeld te geven. Ik ben ervan overtuigd dat dit werkt. Door steeds kritisch te kijken wat écht nodig is en het eenvoudig te houden. Bij Amarant denken we groot, maar doen we klein. Het produceren van beleid en protocollen is daarbij geen doel. Minder is beter. Door onze organisatie eenvoudig in te richten komt de focus te liggen op de zorg voor onze cliënt. Dit is wat ik uitdraag, nastreef en doe.

Ineke: soms betekent de aanpak van regeldruk dat je weloverwogen kiest om iets niet te doen. Dit doe je niet uit protest of omdat je wilt dwarsliggen, maar omdat je een signaal probeert af te geven. Dit betekent dus ook dat je kan uitleggen wat je beweegredenen zijn om iets niet te doen en daar het gesprek met je leidinggevenden over aangaat. Voor het aanpakken van regeldruk is het belangrijk om als zorgverlener autonomie te laten zien en de regie te pakken, want dan kan je echt impact maken.

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij het ontregelen van de zorg?

Peter: de belangrijkste uitdaging is om routines los te laten. We willen anders werken en met elke keuze bijdragen aan betere zorg. We vragen cliënten, medewerkers en verwanten om regelmatig samen aan tafel te gaan voor een goed gesprek over de kwaliteit van zorg op de locatie. Uitgangspunten zijn teamreflectie en medezeggenschap. Het doel: kijk samen hoe je er voor staat en bepaal welke kleine stappen je dit jaar zet om te verbeteren. Jaar op jaar. We noemen deze cyclus de kwaliteitsdialoog. Op basis van de uitkomsten bepalen teams welke ondersteuning ze nodig hebben. Vanaf nu bepalen we bottom-up wat nodig is. Een pittige omslag, zeker voor onze ondersteuners die nog vraaggerichter moeten werken.

Stap twee is de lange adem; het volhouden van deze nieuwe werkwijze. Zeker bij negatieve geluiden en weerstand, die er natuurlijk mogen zijn, is het aan ons als bestuurders en directie om consistent te zijn in onze visie en gedrag. Omdat we geloven in de route die we kiezen.

Ineke: voor mij zat de uitdaging met name in het bewust maken en het afgeven van signalen aan de organisatie. Het wakker schudden en daarna de dialoog met elkaar aangaan over waar regeldruk precies inzit. Vaak zijn mensen zich niet bewust van wat een regel of een afvinklijstje in de dagelijks praktijk betekent. Door dit uit te leggen aan de bedenkers ontstaat een omslag in denkwijze. Het kost tijd om het uit te leggen, en het vraagt ook samenwerking, maar uiteindelijk leidt het tot minder regeldruk.

Johanna, bewoonster van Amarant

“Bij Amarant heb ik het gevoel dat ik gehoord en gezien word. Met de kwaliteitsdialoog praten we bijvoorbeeld over hoe het op de groep gaat en wat beter kan. Hier ben ik blij mee’’.

Wat heeft ontregelen in jullie ogen opgeleverd voor de organisatie en voor de zorgprofessionals?

Peter: een spoor van positiviteit  dwars door de organisatie. Zorgprofessionals en de ondersteunende diensten die samen aan de slag gaan met ‘anders werken’. Maar ook cliënten en verwanten die grote betrokkenheid laten zien. De gesprekken die loskomen tijdens de kwaliteitsdialoog zijn van echte waarde en dragen bij aan kwaliteitsverbetering van zorg binnen onze organisatie. Een prachtige mix van betrokkenheid en enthousiasme op onze zorglocaties, wat fantastisch is omdat het daar gebeurt!

Ineke: ontregelen heeft in mijn ogen meer werkplezier gebracht, maar ook meer tijd en ruimte om aan de cliënt te besteden. Door de kwaliteitsdialoog worden suggesties die bottom up zijn bedacht overgenomen door het management. Dat wij als zorgprofessionals vanuit onze inhoudelijke deskundigheid een inbreng hebben is van grote waarde voor de organisatie en daarmee ook voor de kwaliteit van zorg.

Johanna, bewoonster van  Amarant

‘’Ik ben tevreden met de zorg van Amarant en hoe de zorg hier geregeld is. Ik word hier gezien en behandeld als mens, met persoonlijke behoeften en wensen en niet alleen maar als een diagnose waar van alles mee aan de hand is’’.

Wat betekent zeggenschap voor jullie en hoe ziet dit er qua vorm en inhoud uit? Wat is ervoor nodig om als zorgverlener zeggenschap te hebben?

Peter: de kwaliteitsdialoog zet onze werkwijze op zijn kop. We halen wensen en ideeën nu op rechtstreeks van de werkvloer. Deze vormen de basis voor beleid. We waren gewend om van bovenaf nieuwe ideeën over de organisatie uit te storten. Deze kanteling, die veel meer regie geeft aan medewerkers, vind ik zeer positief. Maar tegelijkertijd zie je vanuit de bestuurderskant dat het spannend is. Je moet vertrouwen en loslaten zonder dat de uitkomsten precies vastliggen. Ik zie een organische beweging op gang komen die ten goede komt aan de kwaliteit van zorg en het verminderen van administratieve lasten.

Ineke: voor mij betekent medezeggenschap dat je opstaat, je stem laat horen en het gesprek met je bestuurder aangaat. De bestuurders en leidinggevenden staan ervoor open om met je in gesprek te gaan, maar je moet ook zelf het initiatief nemen. Ik ben dan ook voorstander van een organische vorm van zeggenschap, welke niet vastligt in allerlei structuren. Vanuit de organisatie is het belangrijk om toegankelijkheid en laagdrempeligheid uit te dragen en medewerkers te stimuleren hun inbreng te vergroten. Wij geven invulling aan zeggenschap door de directeur voor de koffie uit te nodigen en daar het gesprek mee aan te gaan.

Wat is jullie oproep om het professionele zeggenschap van zorgverleners te vergroten?

Peter: Ik pleit voor eenvoudiger werken met minder regels, lijstje en protocollen. Hoe groot de verleiding ook kan zijn om iets toe te voegen. Kijk juist naar hoe je iets kan weglaten. De kunst van meer met minder. Want hiermee bouw je een stevig fundament, zonder franje, waarin onze kundige zorgprofessionals hun eigen verantwoordelijkheden mogen en kunnen nemen.

Ineke: mijn oproep is om te blijven luisteren naar de professionals op de werkvloer, en dat ze middels- een stem invloed krijgen op het beleid van de organisatie.