Peter Bosselaar (Atlant): “We moeten veel meer vanuit vertrouwen en eigenaarschap werken”
Peter Bosselaar is sinds 2021 bestuurder bij Atlant. Atlant biedt gespecialiseerde zorg aan mensen met complexe aandoeningen zoals dementie, de ziekte van Huntington, het syndroom van Korsakov en gerontopsychiatrische problematiek. We leggen hem – en andere zorgbestuurders – 5 vragen voor over waarom en hoe ze ontregelen. En wat dit ze oplevert.
"Ik vind dat we veel meer vanuit vertrouwen en eigenaarschap moeten werken."
Hoe maken jullie bij Atlant werk van ontregelen?
“Wij zijn in 2023 een project gestart: De paarse krokodillen van Atlant. Die paarse krokodillen staan voor administratieve acties die geen toevoegde waarde hebben; niet voor de bewoner en niet voor ons als Atlant. Dan moet je nog nagaan of ze verplicht zijn vanuit regelgeving of andere verantwoording. Is dat niet zo? Dan zitten ze alleen maar in de weg en schaffen we ze af.
We hebben alle collega’s gevraagd hun ‘paarse krokodillen’ aan te dragen. Dat leverde heel veel input op. We zijn toen allereerst gaan focussen op onze interne processen. En daarbinnen eerst op administratie op afdelingsniveau: met welke lijstjes en regels die we zelf hebben bedacht kunnen we stoppen? Vervolgens hebben we organisatiebrede administratielast aangepakt. Ook hierbij gaat het dus om administratie die we onszelf hebben opgelegd. Nu beginnen we aan de derde fase: externe factoren. Daaronder valt alle regelgeving en verantwoording die vanuit stakeholders op ons afkomt. Als we daar het nut niet van inzien, gaan we in gesprek met de partij die de last oplegt. Daarin trekken we samen op met andere zorgorganisaties en het ministerie van VWS.”
Hoeveel tijd maakt u zelf vrij in uw agenda voor ontregelen?
“Ik ben er eigenlijk constant mee bezig. Bij alles wat we doen vraag ik me af of dat aansluit bij onze besturingsvisie, waarin we eigenaarschap en vakmanschap centraal stellen. Kunnen onze medewerkers zelf initiatief en beslissingen nemen? En maken we het werk zo simpel mogelijk voor ze?
Verder doe ik mijn best om het onderwerp levend te houden binnen de organisatie. Vanochtend liep ik bijvoorbeeld met huishoudelijk medewerkers mee. Dan vraag ik of er regels zijn waar ze last van hebben. Die kunnen ze melden bij ons meldpunt.”
Wat heeft ontregelen jullie opgeleverd?
“We zijn nu iets meer dan een jaar bezig en ik zie dat medewerkers vaker de vraag durven te stellen: is dit nodig? Daaraan zie ik dat we steeds meer loskomen van de controlestand. Dat is best een dingetje, omdat het registeren en verantwoorden zo in onze cultuur zit. Daarnaast hebben we op verschillende afdelingen succesvolle projecten afgerond. Zorgovereenkomsten hoeven bijvoorbeeld niet meer ondertekend te worden, de dubbele medicatiecheck hebben we afgeschaft. Daardoor houden zorgverleners direct meer tijd over voor de cliënt.
En we zien sinds afgelopen jaar een forse daling in ons verzuim. Dat is heel positief, maar we weten natuurlijk niet of we dat volledig kunnen linken aan de paarse krokodillen.”
Waar lopen jullie tegenaan bij het ontregelen?
“Ja, dat is toch die organisatiecultuur. De zorg is al zo lang ingericht op controle en verantwoording, dat het voor veel medewerkers moeilijk is om dat los te laten. Wat ik merk is dat het ontregelen heel breed wordt gedragen, zolang dit het eigen werk niet raakt. We zien bijvoorbeeld dat teams bepaalde administratieve handelingen toch blijven doen, ook al hoeft dat niet meer. En dat is heel logisch, want de bekende manier van werken geeft houvast.
Daarom zeggen wij ook: we doen het stapje voor stapje. Ontregelen heb je niet binnen 3 maanden voor elkaar, het is iets van de lange adem. En het is belangrijk dat iedereen daarin meegenomen wordt. Daarom voert onze projectgroep open dialogen met alle medewerkers binnen de organisatie, om zo voor wederzijds begrip te zorgen.”
Tips van Peter Bosselaar om aan de slag te gaan met ontregelen
- Creëer structureel tijd en ruimte. Wij hebben bewust een langlopend ontregelproject ingericht, zodat we hier langdurig middelen en tijd voor vrij kunnen maken. Met tijdelijke acties krijg je de cultuur- en gedragsverandering die nodig zijn niet voor elkaar.
- Geef ontregelen prioriteit binnen je organisatie. Wij doen dat door het thema op te nemen in onze strategische speerpunten en het te koppelen aan onze visie op eigenaarschap en vakmanschap.
- Neem je organisatie mee in wat er allemaal gebeurt en maak successen zichtbaar. Ik maak bijvoorbeeld een vlogserie over veranderingen in de zorg. Daarin interview ik onze zorgprofessionals onder andere over wat zij op de werkvloer merken van onze ontregelinitiatieven.
- Grijp wisselingen van systemen aan als kans. Wij stappen over op nieuwe financiële software en een nieuw hr-pakket. Dat geeft ons de mogelijkheid om direct alle administratieve processen die hieraan gekoppeld zijn onder de loep te nemen. Veel van de punten die medewerkers aandroegen kunnen we met deze nieuwe systemen ook direct oppakken.
- Sta als bestuurder achter je medewerkers. Geef ze de ruimte om fouten te maken of iets uit te proberen, maar het ook weer terug te draaien als het niet bevalt. En willen zorgverleners graag iets veranderen, maar is het twijfelachtig of dat kan binnen wet- en regelgeving? Stap dan in als bestuurder en kijk mee of je een andere manier van werken kan verantwoorden naar je achterban en toezichthouders.