Wiko Vlasblom (Vivium): “Ik wil werken vanuit vertrouwen en vakmanschap, niet vanuit wantrouwen”
Wiko Vlasblom is bestuurder bij Vivium. Vivium biedt ouderenzorg in de regio Gooi en Vechtstreek en Amsterdam-Zuid. Corine Roos werkt hier als adviseur kwaliteit en beleid en is onderdeel van de stuurgroep voor het verlichten van administratieve lasten. We leggen hun – en andere bestuurders – 5 vragen voor over waarom en hoe ze ontregelen. En wat dit ze oplevert.
Hoe maken jullie bij Vivium werk van ontregelen?
Corine: “Het verlichten van de administratieve last is 1 van onze 3 strategische prioriteiten. We hebben er bewust voor gekozen hier geen project voor op te tuigen, omdat we het idee hadden dat we daarmee alleen maar meer administratieve lasten zouden creëren. We pakken de werkzaamheden hiervoor dus zo veel mogelijk op in onze reguliere activiteiten.
Daarnaast hebben we de Parade van de Toekomst georganiseerd. Dat waren bijeenkomsten waarin we in gesprek gingen met onze medewerkers over onze meerjarenstrategie, en dus ook over regeldruk. Medewerkers gaven toen aan veel last te hebben van registraties in het elektronisch cliëntdossier (ECD), omdat ze veel moesten klikken en zoeken om bij de goede informatie te komen. Dus daar zijn we onder andere mee aan de slag gegaan.”
Wiko: “Wat ik opvallend vond tijdens de gesprekken, was dat de grootste winst volgens medewerkers niet zat in dingen schrappen of verminderen. Maar juist in het optimaliseren of eenvoudiger maken van wat we al doen. Bijvoorbeeld door innovaties als spraakgestuurd werken toe te passen. Dat had ik van tevoren niet verwacht.”
Hoeveel tijd maakt u als bestuurder zelf vrij in uw agenda voor ontregelen?
Wiko: “Ik besteed onder andere tijd aan ontregelen met mijn deelname aan verschillende landelijke initiatieven. Ik was bijvoorbeeld onderdeel van de rebellenclub, een informeel netwerk van een aantal zorgbestuurders over sectoren heen. Met deze partijen overwegen we nu aan te sluiten bij het landelijk initiatief ‘Vernieuwend verantwoorden’ uit de gehandicaptenzorg, dat wordt ondersteund door KPMG. We proberen in deze initiatieven vooral naar de basis van ons zorgsysteem te kijken: waar komen de administratieve lasten vandaan? Vertrouwen we elkaar echt? Of zeggen we dat alleen maar, en voeren we vervolgens toch 25 nieuwe regels in? Dat zagen we bijvoorbeeld gebeuren bij het Generiek kompas.
Ons zorgsysteem is heel complex, met veel verschillende – grote – belangen. Soms ook met een belang om administratieve lasten te behouden. Daarom is het ingewikkeld om hier veranderingen in door te voeren. Maar dat ontslaat ons niet van onze morele plicht om kritisch te blijven kijken naar het systeem.”
“Mijn intrinsieke motivatie is dat ik wil werken vanuit vertrouwen en vakmanschap, niet vanuit wantrouwen." Wiko Vlasblom
Wat heeft ontregelen jullie opgeleverd?
Corine: “We zijn inmiddels over naar een nieuw ECD, en collega’s reageren daar erg enthousiast op. We hebben alle bijbehorende processen zo ‘lean’ mogelijk gemaakt en doen alleen nog wat waarde toevoegt. Dus we registreren alleen nog informatie die bijdraagt aan de bedoeling: het kennen van de cliënt.
Naast het ECD, wat een behoorlijk project was, hebben we verschillend ‘laaghangend fruit’ aangepakt. Zorgmedewerkers hoeven het zorgplan bijvoorbeeld niet meer te laten ondertekenen, we hebben ons intakeproces geoptimaliseerd en waar mogelijk gedigitaliseerd. En zo hebben we nog een aantal zaken aangepakt die onze medewerkers direct meer tijd opleveren.”
“Ik vind het heel belangrijk dat we volgens de bedoeling werken. Dat we de dingen doen die iets toevoegen aan het leven van de cliënt of bewoner." Corine Roos
Waar lopen jullie tegenaan bij het ontregelen?
Wiko: “Dat de praktijk hardnekkig is. Je ontregelt iets en voor je het weet ontstaat er weer een wereld van Excellijsten die we dachten niet meer nodig te hebben. We moeten de nieuwe manier van werken dus goed borgen en onderhouden. Dat lazen we ook al in het rapport Is dit wel verantwoord? van de Raad voor Volksgezondheid & Samenleving. Daaruit bleek dat de administratielast, ondanks alle genomen initiatieven, nog niet is teruggedrongen.
Daarnaast merken we dat het ook een cultureel ding is. In onze maatschappij is een soort verdekt wantrouwen geslopen: we willen toch de zekerheid van de ander hebben dat die zijn werk goed heeft gedaan, zodat wij niet in de problemen komen. Dat is een maatschappelijk fenomeen en is dus ook Vivium niet vreemd. Ook al zetten we heel erg in op een cultuur van vertrouwen. Bij alles wat we doen moeten we onszelf een paar basale vragen stellen: draagt het bij aan de kwaliteit van de zorg of een fijn werkklimaat? Dat vraagt continu aandacht, en dat stopt niet morgen. Dat wordt alleen maar actueler, omdat we de mensen in de zorg willen vasthouden.”
Tips van Wiko Vlasblom en Corine Roos om aan de slag te gaan met ontregelen
- Maak een start. Je kunt het ontregelen op allerlei verschillende manieren aanpakken, en wat voor de ene organisatie werkt, werkt misschien weer niet voor de andere. Het belangrijkste is dat je eraan begint, dan volgt de rest vanzelf.
- En daarbij geldt: klein beginnen is groot eindigen. Alles wat je tastbaar maakt en wat bijdraagt aan het werkplezier van mensen levert uiteindelijk grote dingen op. Ga dat vooral niet van bovenaf organiseren met grootse en meeslepende werkgroepen en projecten. Want dan wordt het uiteindelijk van niemand.
- Voer het gesprek over de bedoeling van regels. Niet alle regels zijn er voor niks. We hebben als zorgprofessionals invloed op het leven van mensen, dus daarover moeten we ons verantwoorden. Administratie hoort daarbij, dus moeten we het ook niet framen als iets wat er niet mag zijn. Maar wees wel kritisch op de mate van administratie, en de manier waarop je registreert.