Rosengaerde: Van papieren lijsten naar digitaal medicijnen aftekenen

Praktijkverhalen | 07-07-2025

Al eerder maakte Rosengaerde voor de intramurale zorg de overstap naar digitaal medicijnen aftekenen. Sinds de zomer van 2023 werkt het woonzorgcentrum in Dalfsen ook extramuraal met Medimo, een elektronisch toedieningsregistratiesysteem (e-TRS) om medicatie te registreren.

Resultaten

Medicatieveiligheid: het is altijd duidelijk welke cliënt wanneer welk medicijn krijgt.
Gebruiksvriendelijk: medewerkers kunnen efficiënter werken.
Minder privacygevoelig: geen map meer bij de cliënt in huis die iedereen kan bekijken.
Procesverbetering: hiaten in het proces zijn blootgelegd en verbeterd.

Aanpak

Aansluiten op de praktijk

Verpleegkundige Marieke Huisman: “Samen met een collega-verpleegkundige heb ik onze ongeveer 100 extramurale medewerkers getraind in het gebruik van Medimo. Wij weten hoe de afdelingen werken, daardoor konden we goed aansluiten op de praktijk. De scholing
haalde vooroordelen weg bij collega’s: dat Medimo te ingewikkeld zou zijn bijvoorbeeld. We konden meteen laten zien dat het gebruiksvriendelijk is. Verder bedachten we om met een zakkaartje te gaan werken: voor elke collega de basis van de nieuwe werkwijze op een klein kaartje.”

Temporiseren

“Bij de overgang naar Medimo was kwaliteit ons doel. Ons uitgangspunt was: als we het doen, dan doen we het goed. Daarom hebben we de deadline van de overstap een paar keer bewust verschoven. Bij Medimo hebben ze al vaak te maken gehad met zulke trajecten. Zij weten precies welke stappen gezet moeten worden. Zelf hadden we meer tijd nodig om die stappen zorgvuldig te doorlopen en daarom besloten we te temporiseren. Dat was ook belangrijk voor het draagvlak onder medewerkers. Want als het bij de invoering niet goed werkt, is het moeilijk om daarna nog draagvlak te krijgen.”

Borging

“Toen we eerder intramuraal overstapten op Medimo, hebben we de processen daarna onvoldoende geborgd. Daar hebben we nu extramuraal wel meteen aandacht voor gehad. Zo hebben we een noodprocedure ingericht met een stappenplan: wat doe je als Medimo niet werkt? Het is belangrijk dat de documenten over het beleid en de werkwijze overzichtelijk
zijn, geen hele boekwerken. Daarom heb ik de documenten voorgelegd in een overleg met collega’s. Nu gaan we ze jaarlijks nalopen en waar nodig bijstellen.”

Tips

Zorg voor een projectgroep met een diverse vertegenwoordiging. Bij ons bestond de werkgroep uit vijf personen: de manager Wijkzorg, de beleidsadviseur, een ICT-specialist en twee verpleegkundigen.
Denk niet dat je de nieuwe werkwijze binnen een maand op de werkvloer hebt.
Geef jezelf de tijd om het goed te doen.
Onderschat niet hoe belangrijk applicatiebeheer is. Het gaat niet alleen om de implementatie van Medimo, maar om een samenspel tussen in ons geval de applicaties ONS en Medimo.
Denk aan de uitzondering bij de ICT-inrichting. Je kunt veel automatiseren, maar in de praktijk blijken er altijd gevallen te zijn waarvoor maatwerk nodig is.
Zorg voor draagvlak bij medewerkers. Dat doe je door collega’s bij het proces te betrekken, kwaliteit centraal te stellen en te zorgen voor een goede start.

Meer weten?

Lees de artikelen die we eerder schreven over Rosengaerde:

Of stuur een e-mail naar Marieke Huisman via info@rosengaerde.nl