Praktijkvoorbeelden

Zelf aan de slag met ontregelen?

Laat je inspireren om ook zelf aan de slag te gaan met het verminderen van administratieve lasten!

1. Deze organisaties gingen je voor...

   1. De Merwelanden - DordrechtVan vijfminutenregistratie naar zorgplan=planning=realisatie, tenzij

      Organisatie
      De Merwelanden is een woon- en zorgcentrum in de Dordtse wijk de Merwedepolder. De organisatie heeft ongeveer 250 medewerkers en 150 vrijwilligers in dienst en heeft een divers zorgaanbod; van zelfstandige huurwoningen en zorgappartementen tot intensieve zorg in een kleinschalige woning.

      Wat is er veranderd rondom tijdregistratie?
      De Merwelanden is overgegaan van de vijfminutenregistratie naar de registratiestandaard zorgplan=planning=realisatie, tenzij.

      Wat was het grootste knelpunt in het veranderproces en op welke manier is dat opgelost?
      De verandering valt of staat met goede verslaglegging. Om ervoor te zorgen dat alle medewerkers dit op een goede manier doen is een externe scholing ingekocht. Deze scholing is op maat gemaakt en leert alle medewerkers onder andere om in het dossier de zorg op een goede manier te verantwoorden. De scholing omvat een vijftal bijeenkomsten en het doel is dat alle medewerkers in 2020 geschoold zijn.

      Bij het werken met de alternatieve registratiestandaard is een goede planning cruciaal. Het is van belang dat die planning voortdurend klopt. Dit heeft als gevolg dat je als verzorgende niet meer alleen gericht kunt zijn op het verlenen van zorg volgens een vastgestelde indicatie en dat je ervan uit kan gaan dat wijzigingen van zorg wel uit het evaluatiegesprek met de wijkverpleegkundigen naar voren zullen komen. Als verzorgende moet je zelf ook heel zuiver naar de zorgvraag van de cliënt kijken en actie ondernemen als de zorgvraag niet (meer) overeenkomt met de indicatie, door actief in overleg te gaan met de wijkverpleegkundige. Met het gebruik van de alternatieve registratiestandaard is het belang van eigenaarschap voor verzorgenden groter geworden. Het pakken van deze verantwoordelijkheid is een grote omslag. De teamleiders coachen medewerkers bij deze andere manier van denken en het oppakken van eigen verantwoordelijkheid. 

      Daarnaast is het een heel proces om zorgverleners van het denken in minuten af te krijgen. De Merwelanden stimuleert haar medewerkers om goed te kijken wat de cliënt nodig heeft. Niet alleen de zorgverleners maar ook de cliënt, die zich eerder aan de minuten vast kon houden, moet eraan wennen dat het zorgplan de basis is. De Merwelanden heeft haar cliëntenraad uitleg gegeven over de nieuwe werkwijze en heeft het uitgebreid toegelicht in een brief aan cliënten. De positieve aspecten van de verandering zijn hierin belicht; er is meer tijd om andere dingen bij de cliënt te doen en er kan beter geanticipeerd worden bij calamiteiten.

      Welke lessen wilt u uw collega’s meegeven bij het doormaken van deze verandering?
      Denk niet dat het overstappen zomaar gaat; het afstappen van de vijfminutenregistratie is niet een kwestie van het omzetten van techniek. Het is een cultuurverandering en om de cultuur te veranderen is scholing en coaching een must.

      De grootste uitdaging is om de mindset van de medewerkers te veranderen. Zorg er daarom voor dat het onderwerp herhaaldelijk en op verschillende momenten ter sprake komt. Bij de Merwelanden bespreekt de teamleider de wijze van verantwoording van zorg in elk maandelijks teamoverleg en komt het terug in functioneringsgesprekken. Daarnaast doet de teamleider steekproeven door cliëntbezoeken af te leggen.

      Het overstappen naar de alternatieve registratiestandaard grijpt op veel bedrijfsprocessen in. Dit kun je mogelijk vooraf niet allemaal overzien. Zorg er daarom voor dat je een solide werkgroep met verschillende disciplines hebt die zich continu kan buigen over de opgekomen knelpunten in de eigen organisatie.

      Wijkverpleegkundigen ervaren in de eerste fase misschien nog niet dat de regeldruk minder wordt, omdat het in het begin nog veel tijd en energie kost om met de alternatieve registratiestandaard te leren werken. Wat wel direct gezien wordt is de waarde van de andere benadering, je bent niet meer met tijd bezig, maar met de cliënt!

   2. De Merwelanden - DordrechtEen goed voorbeeld over tijdsregistratie - vanuit verpleegkundig perspectief

      Meer rust, minder administratie en meer tijd voor de client!

      Wijkverpleegkundigen Afra Rinsum werkt al 2,5 jaar bij De Merwelanden. Zij heeft de hele verandering van minutenregistratie naar zorgplan=planning=realisatie, tenzij meegemaakt.

      Afra kijkt heel positief terug op dit proces en hoe de medewerkers hierbij zijn betrokken. Ze voelt zich meegenomen in het proces, mede door de wekelijkse werkgroep. Het meenemen van de verpleegkundigen en verzorgenden ziet Afra als dé randvoorwaarde factor voor succes.

      
      Welk verschil in registratielast merk jij in je dagelijkse werk?
      Ik merk een heel groot verschil. Voorheen toen we nog met de vijfminutenregistratie zaten, werkten we met pasjes. Zodra je bij de client binnen kwam klokte je in met je pasje. En als je weg ging klokte je uit. Dat was een heel gedoe en zorgde voor veel administratieve lasten. Bijvoorbeeld: in het zorgplan staat ‘hulp bij adl’ met tijdsbesteding van 30 minuten. Stel dat de client op een dag zich goed voelt en al wat zelf heeft gedaan. Dan stond ik bijvoorbeeld na 20 minuten weer buiten. Dit verschil 10 minuten moest ik achteraf in de route aanpassen en in de planning wijzigen.

      Ik moest toen ook alle taken die ik voor de client deed achter de voordeur doen. Als ik met een huisarts belde en die was op dat moment niet beschikbaar dan moest ik wachten totdat hij wel beschikbaar was. Of ik moest wachten met terugbellen tot het volgende zorgmoment. Ik kon nl geen tijd registreren op naam van de client als ik niet bij de client was.

      Nu is de planning leidend en hoef ik dit verschil van 10 minuten niet achteraf te corrigeren. Ik sta nu ingepland op een route van 7:30-12:00. Als ik een kwartier eerder of later klaar ben met deze route hoef ik geen wijzigingen in de route of de planning te maken. en dat geeft heel veel rust. En ruimte.

      Als ik de huisarts nu niet te pakken krijg of ik word in de wacht gezet dan vraag ik aan de client of ik de huisarts op een later moment op kantoor mag bellen. Dat geeft mij de ruimte om sneller zaken voor de client te regelen omdat ik dan later op de dag als ik op kantoor ben de huisarts kan bellen.

      Wat levert dit op, voor jou, en de cliënt?
      Voor mij levert het rust op. Ik ben niet continue bezig met aanpassingen, tijdvakken. Administratie. Deze rust brengt met zich mee dat ik me meer kan concentreren op de client zelf. Zaken kunnen geregeld worden op een later tijdstip, op een rustig moment, op kantoor.

      Ook plan ik nu veel makkelijker en sneller een zorgevaluatie in. Voorheen was ik zoveel tijd kwijt aan administratie, elk zorgplan moest ik voor ieder wisse wasje aanpassen, de route, de planning en ga zo maar door. Dan was de zorgevaluatie niet mijn hoogste prioriteit waar ik mijn tijd aan besteedde. De drempel ligt nu veel lager omdat ik nu meer ruimte heb.

      De cliënten bemerken positieve veranderingen. Er is namelijk (letterlijk) meer tijd voor de client, de verpleegkundigen zijn rustig en hebben alle aandacht voor het client als individu, niet als een “zorgmoment van 20 minuten”. We hebben meer tijd om de client holistisch te benaderen, alle aspecten te inventariseren. Ook aspecten die eerst minder snel aan de orde kwamen zoals geestelijke ondersteuning, betrekken van familie, in kaart brengen van mantelzorg.

      Wat gaat nu goed en wat kan beter?
      Er is nu een goede samenwerking met het planbureau. Voorheen werden cliënten ingepland in een route door mijn collega’s van het planbureau. Nu maak ik zelf de plankaartjes waarop staat welke client welke zorg nodig heeft op welk niveau. Dit werkt fijner. Er zijn kortere lijntjes, de afstemming is beter.

      Wat er nog beter kan is het coachen van verzorgden op het controleren of de ingezette zorg nog passend is bij de zorgvraag. Soms is het lastig inschatten of een verandering van bestede zorgminuten tijdelijk is en wanneer dit structureel wordt. Bij ons hebben we de regel dat wanneer een client 15 minuten of meer zorgminuten langer dan een week nodig heeft dit aangepast moet worden in het zorgplan. Waarop dan de planning wordt aangepast.

      Dit hangt ook nauw samen met de rapportage. De rapportage op alle zorgdoelen kan ook verbeterd worden. Als team coachen wij elkaar hier regelmatig op. Tijdens team overleggen pakken we steekproefsgewijs er rapportages bij en die bespreken we met elkaar. Zo zetten we leren en verbeteren tot stand. Binnenkort krijgen we extra scholing op rapporteren. Hier kijk ik erg naar uit.

   3. QuaRijnVan vijfminutenregistratie naar ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’

      Geïnterviewden
      Jacqueline Özkara: medewerker interne controle
      Anno Nijholt: manager bedrijfsvoering en voorzitter fizi; de vereniging voor zorgfinancials.

      Organisatie
      QuaRijn biedt een breed pakket van wonen, welzijn en zorg aan in de gemeenten Bunnik, Renswoude, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Veenendaal en Wijk bij Duurstede. Er werken zo'n 1450 medewerkers bij QuaRijn. Daarnaast helpen ongeveer 600 vrijwilligers bij allerlei welzijnsactiviteiten. QuaRijn stelt de cliënt centraal. Gerichte aandacht voor de cliënt is kenmerkend in heel de organisatie.

      Wat is er binnen QuaRijn veranderd rondom tijdregistratie?
      Voorheen werd er gewerkt met een planning en werd de zorg door de wijkteams elke vijf minuten ‘geplust’ en ‘gemind’. Per 1 mei 2020 is QuaRijn gestart met het gebruik van de alternatieve registratiestandaard ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ (z=p=r,t). De basis van het gebruik van z=p=r,t is een goede indicatie, een goed zorgplan en evaluaties op de juiste momenten. Als er enige uitloop is op de planning, dan hoef je dit niet apart te registeren. QuaRijn heeft de handreiking ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ gebruikt als basis om naar toe te werken. Hierin is het juist gebruik van de alternatieve registratiestandaard beschreven. Om de overstap naar deze nieuwe werkwijze te maken wordt binnen QuaRijn op dit moment nog gesteund op een mix van werkelijke en geplande tijd. ‘We willen ernaar toe echt te steunen op de planning, maar voor het interne proces heeft dit tijd nodig en zetten we nu de eerste stappen.’ Er wordt op dit moment binnen QuaRijn nog een marge aangehouden bij het in- en uitlopen op de planning. Als er dus binnen de marge langer of korter zorg wordt verleend, is het niet nodig om dit te registreren. Als er buiten deze marge meer of minder zorg wordt geleverd, dan wordt gekeken aan welke cliënt(en) in de route dit toe te wijzen is en wordt er tijd bijgeplust (of gemind). De voortgangsrapportage maakt duidelijk wat de reden is van de wijziging op de planning.

      Wat was het grootste knelpunt in het veranderproces en op welke manier is dat opgelost?
      Binnen QuaRijn hebben wijkverpleegkundigen zelf een aantal voorbeelden genoemd waarbij ze het soms lastig vonden om z=p=r,t goed te gebruiken. Zo gaven ze aan dat het soms lastig is om bepaalde cliënten in een planning te ‘vangen’, bijvoorbeeld in het geval van casemanagement dementie. Het denken in werkelijke minuten achteraf, belemmert om uit te durven gaan van de planning. QuaRijn heeft de casussen die in de handreiking ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ staan uitgewerkt in de ‘taal van de organisatie’ om wijkverpleegkundigen te laten zien hoe je in die situaties goed gebruik maakt van z=p=r,t.

      Daarnaast is het belangrijk om in de wijkteams goede uitleg te geven over z=p=r,t. Het is belangrijk om duidelijk te maken dat ze ook bij deze werkwijze - zoals bij QuaRijn uitgewerkt is - soms, bijvoorbeeld als er sprake is van een grote uitloop van de zorg, nog de extra tijd moeten registreren. Met het invoeren van z=p=r,t wordt de vijfminutenregistratie dan ook niet helemaal uit de wereld verbannen, ook omdat goed plannen altijd zal blijven vragen om terugkoppeling van de (bijzonderheden bij de) geleverde zorg. Doordat de tijdregistraties wegvallen voor de zorg die geleverd is conform het zorgplan, worden de administratieve lasten wel een stuk minder.

      Het vertrouwen dat het anders mag, moet ook groeien, doordat in het verleden gecontroleerd werd of alle minuten wel klopten. Bij deze nieuwe manier van werken moet het vertrouwen bij alle medewerkers groeien dat het anders kan én mag. Wijkverpleegkundigen en de hele organisatie daarom heen zijn al jaren gewend om in tijd te denken. De kern van de verandering is om in kwaliteit te gaan denken.

      ‘De kern van de verandering is om niet in tijd maar in kwaliteit te gaan denken.’

      Anno Nijholt, tijdens Actiz-bijeenkomst afschaffen vijfminutenregistratie op 9 juli 2020

      
      Welke lessen wil je jouw collega’s meegeven bij het doormaken van deze verandering?

      • Zorg dat je de wijkteams heel goed betrekt bij deze verandering. Het helpt als er direct contact is tussen de wijkteams en de medewerkers van financiën en controle. Zo kunnen vragen die er leven direct gedeeld en beantwoord worden.
      • Zorg ervoor dat je de wijkteams goed informeert over de meerwaarde van deze verandering. Het kost in de beginperiode wel echt wat tijd om goed met z=p=r,t te leren werken en het kan daardoor in het begin zelfs voelen als een verzwaring. Verandering kost nu eenmaal veel tijd in het begin. Maak daarom duidelijk dat als je z=p=r,t goed neerzet de administratieve lasten verminderen en dat je de organisatie een kwaliteitsimpuls geeft; je bent niet meer met tijd bezig, maar met de cliënt!
      • Wees je ervan bewust dat deze verandering zich niet beperkt tot de introductie van een nieuwe techniek. Het gaat over verandermanagement en het introduceren van een andere manier van denken in heel de organisatie. Zorg er daarom voor dat er een brede projectgroep wordt betrokken waarin alle benodigde expertise vertegenwoordigd is.
      • Leer van elkaar. Het is heel waardevol om te leren van de aanpak in andere teams en organisaties. Een presentatie over dit veranderproces binnen QuaRijn kunt u opvragen via: l.markus@actiz.nl
      • Maak gebruik van de beschikbare tools. De handreiking ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ geeft veel praktische ondersteuning. Daarmee moeten organisaties hun eigen weg vinden en bepalen op welke manier z=p=r,t goed neergezet kan worden in de eigen organisatie.
      • Vertaal de handreiking naar de termen die in de organisatie gebruikt worden, aangepast op wat binnen de systemen van de eigen zorgorganisatie mogelijk is.
      • Kijk wat mogelijk is binnen de organisatie nu en welke zorg nog niet goed te vangen is binnen z=p=r,t. Kies ervoor om dit nog nauwkeurig te registreren volgens de vijfminuten registratie, zodat je wellicht deze registratie in de toekomst kan gebruiken om hiervoor een regelarme methode te gebruiken.

   4. QuarijnEen goed voorbeeld over ontregelen tijdsregistratie, vanuit verpleegkundig perspectief

      Van wantrouwen naar vertrouwen!

      Wijkverpleegkundige Paula van de Kamp werkt al 10 jaar in de wijkverpleging, waarvan 8 jaar bij QuaRijn. Zij heeft de verandering van minutenregistratie naar ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ meegemaakt.

      Kun je kort beschrijven hoe de verandering is gegaan?

      Ik voel me betrokken bij het veranderproces binnen QuaRijn. Mede doordat ik in de werkgroep zat. Op die manier had ik invloed op de uitwerking. Binnen de werkgroep hebben we – met behulp van een stappenplan – uitgewerkt wat onze huidige werkwijze is. In het stappenplan is de patiëntreis beschreven: vanaf het moment dat een cliënt in zorg komt en je de zorgvraag inventariseert tot het moment dat de zorg wordt gedeclareerd. Door dit in kaart te brengen wordt het heel overzichtelijk en duidelijk hoe het in onze organisatie gaat. Dit stappenplan is in een overzichtelijke afbeelding gezet. Dat maakt het visueel en makkelijk te volgen.

      Met elkaar hebben we casussen besproken om meer grip te krijgen op de ‘tenzij’. En we hebben met elkaar uitzonderingen bepaald. Dit ging bottum-up. Hier had ik dus zelf ook echt invloed op. Kwaliteit van zorg vooropstellen en het informeren aan en communiceren met alle verpleegkundigen en verzorgenden ziet Paula als dé factoren voor succes.

      Welk verschil in registratielast merk jij in je dagelijkse werk?

      In mijn dagelijkse werk merk ik zeker verschil. Voorheen moest ik voor elk wissewasje de indicatie aanpassen. Voor wijkverpleegkundigen betekent dit bijvoorbeeld veel extra administratie en verloren tijd. Nu hoeft dit niet meer. Zolang er geen structurele veranderingen zijn in de zorg ten opzichte van de indicatie, hoef ik geen aanpassingen door te voeren. Ik hoef alleen maar de route af te vinken. Dit werkt sneller, efficiënter en het scheelt tijd.

      Wat levert dit op, voor jou, en de cliënt?

      Voor mij levert het minder werkdruk op. Ik ben niet continue bezig met aanpassingen, tijdvakken van vijf minuten, administratie. Het is nooit exact gemeten bij QuaRijn maar mijn gevoel zegt dat ik een uur per dag minder met administratie bezig ben. Dit geeft mij ruimte om me meer te concentreren op de cliënt zelf.

      Daarnaast heeft de hele organisatie een cultuurswitch doorgemaakt. Van wantrouwen naar vertrouwen. Voorheen zat het minuten denken in ons DNA. Alles was gericht op verantwoording van elke minuut. Iedere wijziging moest opgevoerd worden. Elke minuut. Ineens moesten we dit loslaten. Mochten we het loslaten. Maar hoe? Het riep veel vragen op bij mij, hoe gaan we dit doen? En mag het wel?

      We hebben met elkaar afspraken gemaakt en gingen het gewoon doen. Nu heb ik meer een gevoel van vertrouwen. In het proces was ik betrokken. Ik mocht meedenken en ik had ook echt invloed op besluiten. Het huidige werken geeft meer ruimte voor professionele afwegingen. Dit geeft een gevoel van vertrouwen. En dat is een fijn gevoel.

      De cliënten ervaren ook minder belasting. Voorheen moest de cliënt voor iedere aanpassing toestemming geven en akkoord gaan. Dat is nu veel minder.

      Wat gaat nu goed en wat kan beter?

      Er is betere dossiervoering op de ongeplande zorg. De “tenzij”. Ik rapporteer concreet en duidelijk de reden van de ongeplande zorg en waarom ik ben afgeweken. Dit markeer ik in het zorgplan met het kenmerk ‘ongeplande zorg extramuraal’. Bijvoorbeeld als een cliënt onverwachts valt. Dan kan dit ervoor zorgen dat mijn route 30 minuten langer duurt. In het dossier markeer ik het kenmerk ‘ongeplande zorg extramuraal’. In de rapportage beschrijf ik wat er is gebeurd en welke zorg ik heb verleend. Bij de planning plus ik de uitloop van mijn route op, bij de betreffende cliënt. Omdat ik zelf in de werkgroep heb gezeten, ben ik er in mijn team heel alert op. Maar nog niet voor iedereen in andere teams is dit vanzelfsprekend. Soms gebeurt het dat er nog een kenmerk niet is gemarkeerd of de extra tijd is niet opgeplust. Maar… dit zal na verloop van tijd beter gaan.

      Een valkuil van deze werkwijze is dat de indicatie later wordt aangepast ten opzichte van onze eerdere werkwijze. We zijn erg gefocust op de ‘tenzij’ en om dit goed te rapporteren. Bij de uitloop van zorgminuten is de eerste impuls om dit te rapporteren en te zorgen dat de verantwoording klopt. Dit zorgt ervoor dat we minder bezig zijn met het inschatten of een verandering van bestede zorgminuten tijdelijk is en wanneer dit structureel wordt.