EPD optimalisatie in het Erasmus MC: goed EPD + getrainde medewerkers

In het Erasmus MC hebben zorgprofessionals en functioneel beheerders de handen ineen geslagen om het epd-gebruik bij de zorgprofessional te verbeteren. Goed epd-gebruik is namelijk de basis voor eenduidig registreren van zorginformatie voor hergebruik. Nathalie Kaiser, informatiemanager bij het Erasmus MC, speelde een belangrijke rol in dit optimalisatieproces. Zij vertelt wat voor effect dit had op de administratieve lasten!

Arts met laptop
Beeld: ©Uitkomstgerichte Zorg

Bij een evaluatie over het EPD (HiX) kwam naar voren dat men graag sneller en efficiënter in het EPD wilde werken. Voornamelijk op het vlak van dossiervoering en het maken van brieven met standaard ondertekeningen. Ook de tevredenheid over het systeem zelf en het contact met functioneel beheer waren punten van aandacht. Daarom is functioneel beheer in gesprek gegaan met de gebruikers van het EPD, om te onderzoeken wat voor winst er behaald kan worden in het gebruik en wat er nog beter kon qua dienstverlening. Bovendien, kwamen zij er door meer met de gebruikers in gesprek te gaan achter dat er slimmer gebruik gemaakt kon worden van HiX.

Zo zijn er een hoop mogelijkheden om sneller en eenvoudiger te kunnen werken in HiX, maar lang niet iedereen kent die. Deze mogelijkheden worden ook wel HiX-versnellers genoemd. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om orderpakketten waarbij velden al vooraf ingevuld kunnen worden waardoor er veel minder getypt en geklikt hoeft te worden. Andere HiX-versnellers zijn standaardteksten, sneltoetsen en filtermogelijkheden. In HiX 6.2 worden er zelfs op basis van diagnose of reden van bezoek suggesties gedaan om het consultformulier verder in te vullen. Bijkomend voordeel is dat hiermee de juiste informatie automatisch op de juiste plek terecht komt. De tijdswinst wordt nu met name gehaald uit het maken van standaard teksten bij brieven of consultformulieren, het aantal kliks verminderen in standaard formulieren, het inrichten van behandelcodes, het gemakkelijker overzichten maken vanuit HiX en het instellen van filters op bepaalde werklijsten. Bij bepaalde specialismen scheelt dit tot wel 60 clicks per formulier.  

Dat zorgprofessionals tevredener zijn werd mooi duidelijk uit de evaluatie van afgelopen jaar. Ten opzichte van de nulmeting is de tevredenheid namelijk omhoog gegaan en wordt er meer gebruik gemaakt van HiX-versnellers zoals standaardformulieren en het instellen van filters.  

Ondanks dat de tevredenheid over het systeem flink gestegen is, blijft het lastig om zorgprofessionals te motiveren om mee te doen aan de trainingen voor HiX. Daarom wordt er van alles gedaan om de training onder de aandacht te brengen. Er zijn bijvoorbeeld berichten geplaatst op intranet, er zijn e-learnings beschikbaar en afdelingshoofden worden betrokken door te informeren wie er wel en niet meedoen aan de trainingen. Maar het allerbeste werken de positieve verhalen van collega’s. Daarom worden enthousiaste deelnemers aan de training gevraagd hun positieve ervaringen te delen en de training zoveel mogelijk onder de aandacht te brengen.

Wilt u nu zelf aan de slag met een epd optimalisatietraject? Dan heeft Nathalie nog een aantal handige tips! “Tegen de functioneel beheerders zou ik zeggen: ga er naartoe! Maak contact met je doelgroep en begrijp waar zij tegenaan lopen.” Het is dus belangrijk om zichtbaar te zijn op de afdeling en dat men een duidelijk aanspreekpunt heeft als er problemen zijn. Zo kunnen problemen snel en persoonlijk opgelost worden en gaat het epd voor de artsen werken. Om artsen en verpleegkundigen te motiveren is het belangrijk dat zij elkaar vertellen wat het oplevert. “Pas in gesprek komen artsen en verpleegkundigen erachter wat ze nog niet weten. Pas later komen ze erachter hoeveel ze nog kunnen leren en wat het oplevert. We doen die optimalisatie echt voor hen!” vertelt Nathalie. Het vraagt een kleine tijdsinvestering vooraf, maar het werken met HiX gaat daarna vele malen sneller en efficiënter.

Hoewel het dus moeilijk is om iedereen enthousiast te krijgen, is een dergelijk epd optimalisatietraject ontzettend nuttig. Een aantal kleine wijzigingen kunnen al een groot verschil maken. Wilt u meer weten over hoe dit epd optimalisatietraject verlopen is in het Erasmus mc? Bezoek dan de website van Registratie aan de Bron. Daar zijn ook andere succesverhalen te lezen rondom de verbetering van het epd.