Efficiënt omgaan met de tijd van zorgprofessionals
Zo efficiënt mogelijk omgaan met de tijd van je zorgprofessional? Changes GGZ koppelt ze aan werkstudenten
Intakeverslagen opstellen, ontslagrapporten schrijven: een paar voorbeelden van administratieve handelingen die dagelijkse kost zijn voor verslavings- en eetstoorniskliniek Changes GGZ. Behandelaren besteden er veel tijd aan – tijd die ze ook aan hun cliënten zouden kunnen besteden. Daarom zocht Changes GGZ naar manieren om deze administratieve last voor behandelaren te verkleinen. Ze vonden die door werkstudenten in te zetten, gefinancierd met hulp van de ORDZ-subsidie.
“De tijd van onze regiebehandelaren is kostbaar en schaars, dus hier willen we zo efficiënt mogelijk mee omgaan”, vertelt Esmee Dekkers, innovatie- en beleidsmedewerker bij Changes GGZ. “Regiebehandelaren voeren met iedere cliënt van wie zij de behandeling coördineren een startgesprek, waarvan een verslag moet komen. We bieden onze behandelaren nu de mogelijkheid aan een werkstudent aan te laten schuiven. Deze studenten notuleren en stellen het verslag op. De regiebehandelaar controleert het document, past het aan waar nodig en maakt het dan definitief.”
Ondersteuning op maat
“Ook voor de beschrijvende diagnose zetten we werkstudenten in”, vervolgt Dekkers. “Dit is in feite een samenvatting van een deel van wat in de intake is besproken. En ook hier controleert de regiebehandelaar het verslag van de werkstudent natuurlijk nog.” Behandelaren zetten de studenten inmiddels ook voor allerlei praktische klusjes in. “We hebben een mailbox ingericht waar collega’s de studenten kunnen vragen om bijvoorbeeld even een huisarts te bellen.” De eerste ervaringen van haar collega’s met de studenten zijn positief, zegt Dekkers. Ze zijn erg blij met de tijdsbesparing, al werken niet alle behandelaren samen met de werkstudenten. “Sommige schrijven de verslagen liever zelf. En dat is ook helemaal prima: we bieden de ondersteuning op maat aan.”
Kleine aanpassingen, veel tijdswinst
Changes GGZ grijpt de ORDZ-subsidie ook aan om al haar processen door te lichten, op zoek naar manieren om de administratieve druk in de organisatie te verminderen. “Dat kan al in kleine dingen zitten, zoals een format voor een ontslagbrief. Onze collega’s stellen deze brieven nu elk op hun eigen manier op. De een uitgebreid en de ander beknopt. Vaak ook omdat het voor collega’s niet duidelijk is wat er volgens de richtlijnen precies in moet staan. Een duidelijk format helpt daarbij. Of een logischere mappenstructuur voor onze groepsverslagen. Deze staan nu in één map, waardoor collega’s vaak lang moeten zoeken naar het juiste rapport. Met een heldere structuur kunnen we dit voorkomen. Het zijn niet altijd grote aanpassingen, maar bij elkaar opgeteld scheelt het toch veel tijd.”
“Het zijn niet altijd grote aanpassingen, maar bij elkaar opgeteld scheelt het toch veel tijd.”
Resultaten meten
Changes GGZ werkt nu enkele maanden met de werkstudenten. “Het is nog te vroeg om te zeggen wat het ons precies oplevert in tijdswinst en of we de werkwijze misschien nog wat aan moeten passen. We verzamelen nu veel data en ervaringen bij de werkstudenten en onze zorgprofessionals. Later dit jaar hopen we beter zicht te hebben op de resultaten van het project. Maar vooralsnog zijn we positief!”
Meer weten?
- Wil je meer weten over dit [Ont]Regelproject? Neem dan contact op met Changes GGZ via esmee.dekkers@changesggz.nl
- Meer weten over ORDZ? Stel tijdens het ontregelspreekuur al je vragen. Geïnspireerd geraakt en wil je ook aan de slag met ontregelen? De derde en laatste ORDZ-subsidieronde opent in november 2023. Hou ordz.nl in de gaten.