Toen Guts Wissema als ICT-coördinator begon bij eerstelijnszorgverlener SHG, kreeg hij 5 ontregelprojecten om uit te voeren. Voor de projecten ontving SHG ORDZ-subsidie. Maar: het plan van aanpak uit de subsidieaanvraag bleek inmiddels achterhaald. Dus voerden ze het project anders uit dan in die aanvraag. Guts: “Met de kennis van nu had ik dat van tevoren overlegd met ORDZ.”
“Het belangrijkste ontregelproject waarvoor SHG de subsidie had aangevraagd was het automatiseren van de ketenzorgrapportage,” vertelt Guts. “Dat betekent dat we een business intelligence-omgeving wilden gaan gebruiken die onze maandelijkse handmatige rapportagelijsten moest vervangen. Het gaat om rapportages die we gebruiken voor de verantwoording van de ketenzorg en om inzichtelijk te maken welke patiënten we moeten oproepen voor bepaalde zorgprogramma’s.”
"Wat mij betreft voorziet ORDZ echt in waarvoor zij opgericht zijn"
Afwijken van de subsidieaanvraag
Het doel was dus om het proces van de ketenzorgrapportage eenvoudiger te maken. “En dat doel hebben we ook gehaald”, vertelt Guts. “Maar wel op een andere manier dan we in de subsidieaanvraag hadden opgeschreven. We hadden namelijk subsidie aangevraagd voor het bouwen van een eigen systeem. Maar daarvoor misten we binnen SHG de nodige specialistische kennis. Toen ben ik om me heen gaan kijken en bleek dat er 300 meter van ons vandaan een bureau zit dat precies doet waar we behoefte aan hadden: je zorgsysteem op orde brengen.”
Niet zelf bouwen
“We hebben met die oplossing een rondje langs onze praktijken gedaan en iedereen was dolenthousiast. Toen hebben we besloten om door te zetten. Dat was zelfs met idee dat dit ons misschien wel de subsidie zou kosten, omdat we het systeem niet meer zelf gingen bouwen zoals we in de aanvraag schreven. Uiteindelijk mochten we de subsidie houden. Daar ben ik heel blij mee, want we hebben het subsidiegeld wel degelijk nodig gehad om dit systeem te vinden, op maat te maken en netjes te implementeren. Om het voor onze zorgmedewerkers prettig te regelen.”
Ingehaald door de realiteit
“We hadden ook nog voor een ander, kleiner, ontregelproject subsidie aangevraagd dat inmiddels achterhaald bleek”, gaat Guts verder. “Namelijk het automatiseren van de declaratieprocessen voor personele onkosten. Toen mijn voorganger de aanvraag 3 jaar geleden schreef, was dat inderdaad nog niet goed geregeld. Maar 3 jaar tijd is in ICT-land 12 jaar tijd; de ontwikkelingen gaan heel snel. En in de tussentijd heeft het systeem waar wij mee werken dit zelf al doorontwikkeld. Het probleem heeft zichzelf dus opgelost, en dit deel van het subsidiegeld hebben we daarom teruggestort.”
“De andere 3 projecten hebben we volgens de subsidieaanvraag uitgevoerd. Dat waren het organiseren van scholing over registeren, onderzoeken of we onze backoffices samen kunnen voegen en inventariseren van regelarme financieringsmogelijkheden. Voor die laatste twee projecten hebben we veel belangrijke inzichten opgedaan.”
Gelukkigere zorgmedewerkers
“Wat mij betreft voorziet ORDZ dus echt in waarvoor zij voor opgericht zijn”, besluit Guts. “Want deze subsidie heeft ons over de drempel getrokken om onze werkprocessen aan te pakken. Ik vind het daarom mooi dat we de verantwoording ‘elastisch’ mochten doen. We mochten uitgaan van het probleem dat we wilden oplossen, en niet hoe we dat precies wilden doen. En we hebben nu zorgmedewerkers die gelukkiger zijn dan ze vorig jaar waren.”
Meer informatie
- Lees SHG: Geen gemiste declaraties meer door systeem dat meedenkt.
- Lees Van subsidieaanvraag tot succesvolle ontregeling: 3 tips van SHG.
- Of neem contact op met ICT-coördinator Guts Wissema via gwissema@shg.nl.