Eerstelijnszorgverlener SHG vroeg de ORDZ-subsidie aan voor 5 ontregelprojecten. Maar tijdens de uitvoering van de projecten bleek hun plan van aanpak voor 2 projecten achterhaald. Toch hebben ze hun werkprocessen nu succesvol ontregeld. ICT-coördinator Guts Wissema deelt de geleerde lessen.
1. Omschrijf scherp het doel van je project, niet hoe je dat precies gaat bereiken
“We hadden een vrij gedetailleerd plan van aanpak geschreven, maar die aanpak bleek achteraf niet de beste oplossing voor ons. Mijn tip is dus om in je plan te focussen op wát je wil bereiken, niet hóé je dat precies gaat doen. Als ik ‘m helemaal platsla, dan zou ik in het vervolg een subsidie aanvragen ‘om onze zorgmedewerkers gelukkiger te maken’. Maar ik snap dat het zo niet werkt. Je moet een budgettering maken, een urenverantwoording. Maar daarvoor hoef je niet per se een specifiek product te benoemen. Dus zoek daar een balans in, zodat je achteraf altijd kunt verantwoorden dat je de subsidie voor het juiste hebt gebruikt.”
2. Houd een open blik in hoe je het probleem gaat oplossen
“Ons plan van aanpak was al deels achterhaald toen we de projecten gingen uitvoeren. Wees daarom niet star in hoe je project uitvoert, maar wel in het bereiken van het doel waarmee je het project bent begonnen. Blijf dus bij jezelf checken dat wat je aan het uitvoeren bent nog overeenkomt met de werkelijke wens en de mogelijkheden die er om je heen zijn ontstaan. Laat ook regelmatig anderen meedenken om blinde vlekken te voorkomen. En heb je subsidie aangevraagd voor je project? Overleg wijzigingen dan altijd met de subsidieverstrekker.”
3. Zorg voor continuïteit in je project
“Ik kreeg de ORDZ-projecten cadeau bij mijn functie, die nieuw was binnen de organisatie. Voordat ik in dienst kwam, werden ze nog niet uitgevoerd. Bij het schrijven van het plan van aanpak was er onvoldoende rekening gehouden met het reserveren van tijd binnen de organisatie voor het uitvoeren ervan, en de medewerkers die bij het plan betrokken waren hadden de organisatie al verlaten. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik best veel tijd kwijt was om uit te zoeken waarom we bepaalde keuzes hadden gemaakt. Probeer deze kennis daarom zo goed mogelijk te borgen binnen je organisatie.”
Meer weten?
- Lees SHG: Geen gemiste declaraties meer door systeem dat meedenkt.
- Lees SHG: Een andere route, maar wel hetzelfde doel als in de subsidieaanvraag.
- Of neem contact op met ICT-coördinator Guts Wissema via gwissema@shg.nl.