Praktijkverhalen12-01-2026

Iedere drie maanden een Excellijst doorspitten op zoek naar gemiste declaraties. Dat was hoe eerstelijnszorgverlener SHG, met acht gezondheidscentra en zes apotheken, werkte. Nu heeft de organisatie uit Den Haag een nieuw systeem dat deze informatie op ieder gewenst moment oplepelt. ICT-coördinator Guts Wissema: “Administratie zal nooit een feestje worden, maar het is op deze manier wel veel prettiger.”

Huisartsenpraktijken krijgen voor hun geleverde zorg een vergoeding van de zorgverzekeraar. Maar dan moeten ze die zorg wel goed registeren in het Huisarts Informatie Systeem (HIS). “Als huisartsen een wratje verwijderen bij een patiënt, moeten ze bijvoorbeeld ook aangeven dat ze stikstof hebben gebruikt”, legt Guts uit. “Want daar krijgen we een vergoeding voor. Declareren we dat op grote schaal niet, dan lopen we een hoop geld mis.”

Excellijsten doorspitten na een lange werkdag

Al die gemiste declaraties moest SHG handmatig proberen te ontdekken. Dit deed de organisatie door iedere drie maanden Excellijsten te delen met hun huisartsen en praktijkondersteuners, zodat zij die na konden lopen. “Dat is absoluut niet iets waar je hen na een lange werkdag nog mee wil lastigvallen”, vertelt Guts. En bovendien was het niet waterdicht. Dus was de ambitie van SHG om een intuïtief systeem te bouwen dat dit probleem oploste.

Voldoen aan contractuele verplichtingen

Het systeem moest ook nog iets anders kunnen: “Het moest ons ook vertellen welke patiënten we moeten uitnodigen om aan onze contractuele verplichtingen met zorgverzekeraars binnen de ketenzorg te voldoen. Mensen met diabetes moeten we bijvoorbeeld ieder jaar uitnodigen voor een voetcontrole. Daarvoor willen we snel kunnen zien welke patiënten we al hebben gezien, en welke vanuit medisch oogpunt prioriteit hebben.”

Bestaande software

Het initiële plan was om zelf een systeem te bouwen. Maar inmiddels bleken er systemen te zijn ontwikkeld door externe partijen. “Voor ons was het toch handiger om zo’n bestaand systeem te benutten”, zegt Guts. “Het afgelopen halfjaar hebben we gebruikt om de software in gebruik te nemen. Onze zorgverleners krijgen nu elke week een overzicht van declaraties die ze moeten controleren, omdat het systeem denkt dat ze daarbij iets zijn vergeten aan te vinken. Dat werkt heel prettig. Onze praktijkmanagers hoeven de huisartsen niet meer achter de broek aan te zitten omdat hun administratie niet klopt. En onze praktijkondersteuners weten zeker dat ze de juiste patiënten zien.”

Nieuwe mogelijkheden

“Wat ik ook een heel positieve ontwikkeling vind,” vervolgt Guts, “is dat medewerkers nieuwe mogelijkheden zien en weer durven te vragen: als dit kan, kunnen we dan ook …? Dat is heel anders dan toen ik hier net begon. Toen zag ik collega’s bepaalde administratieve handelingen doen die heel omslachtig waren, maar hun houding was toen: dat is nou eenmaal niet anders. Dit nieuwe systeem zet van alles in gang, waardoor onze zorgverleners weer een nieuw wensenlijstje ontwikkelen.”

"Dit nieuwe systeem zet van alles in gang, medewerkers ontwikkelen weer een wensenlijstje"

Declaratieproces goed geborgd

Guts is blij dat ze er uiteindelijk voor hebben gekozen om het systeem niet zelf te bouwen. “Ik ben in m’n eentje verantwoordelijk voor de IT binnen SHG, dus als ik onder de bus kom of ik neem ontslag, dan hebben we een probleem. Dat is het voordeel van zo’n belangrijk proces extern beleggen: je weet dat het geborgd is. Daarnaast wordt nieuwe wet- en regelgeving direct in het systeem verwerkt. Dus ook op dat vlak zijn we ontzorgd.”

Meer informatie