Pascale Voermans (Stroomz): “Creëer een klimaat waarin zorgprofessionals zelf tot ontregelen komen”
Pascale Voermans is voorzitter van de Raad van Bestuur van Stroomz. Stroomz is een eerstelijnszorgorganisatie in de regio Eindhoven, waaraan 10 gezondheidscentra en ruim 20 zelfstandige huisartsenpraktijken verbonden zijn. We leggen haar – en andere zorgbestuurders – 5 vragen voor over waarom en hoe ze ontregelen. En wat dit ze oplevert.
“Elke dag krijg je gratis en voor niks allemaal voorbeelden van hoe het slimmer of efficiënter kan. En elke dag opnieuw kunnen we dingen veranderen. Dat kan groots en meeslepend, maar ook klein. En elke stap telt.”
Hoe maken jullie bij Stroomz werk van ontregelen?
“We hebben het terugdringen van de administratie opgenomen in onze digitale strategie. Want als je aan zorgprofessionals vraagt wat voor hen belangrijk is, dan staat minder administratie eigenlijk altijd wel in de top 3. En ook in onze kernwaarden komt ontregelen – direct of indirect – terug. Dat houdt ons scherp om onszelf bij alles wat we doen en bij alle wet- en regelgeving die op ons afkomt af te vragen: hoe kan het zo eenvoudig mogelijk?
Daarnaast zijn we in een aantal concrete projecten bezig of bezig geweest met ontregelen. Een daarvan is ons traject bij de fysiotherapeuten. Zij werden tijdens hun behandelingen vaak gestoord door telefoontjes van patiënten. We hadden al geïnvesteerd in een digitaal systeem zodat patiënten zelf eenvoudig een afspraak konden maken, maar de telefoontjes hielden aan. Nu hebben we iemand aangenomen om al die telefoontjes op te vangen en de patiënt met een korte triage bij de juiste therapeut in te plannen. En ook andere administratieve taken op zich te nemen. Zoals het sturen van vragenlijsten, aanbieden van huiswerkoefeningen, declaraties regelen en dossiers opschonen.”
Hoeveel tijd maakt u zelf vrij in uw agenda voor ontregelen?
“Ik heb in mijn agenda niet een blok opgenomen om te gaan ontregelen. Zo werkt het ook niet. Maar in aanloop naar dit interview realiseerde ik me dat we het er wel heel regelmatig over hebben. We hebben met veel regels te maken waarbij we denken: hoe gaan we hier nu weer mee om? Zoals de nieuwe Wet DBA over schijnzelfstandigheid. Daarmee staat het thema in het werkveld op de agenda, en komt het reactief op ons af. Maar ook proactief agenderen we het vaak binnen ons overleg in de Raad van Bestuur en in gesprekken met toezichthouders. Het thema houdt ons dus zeker bezig.”
Wat heeft ontregelen jullie opgeleverd?
“We merken dat zorgprofessionals in onze organisatie de ruimte voelen om zelf stappen te zetten. En we proberen ook het vertrouwen te geven dat ze soms een beetje buiten de lijntjes mogen kleuren. Is een contractuele afspraak met een zorgverzekeraar bijvoorbeeld heel ingewikkeld, of vraagt die onevenredig veel tijd? Ga er dan vooral over in gesprek met hen. Wie weet kom je wel tot de conclusie dat het ook op een andere manier kan.
En daarnaast zijn er natuurlijk concrete opbrengsten. Van ons fysioproject hebben we de eerste resultaten inmiddels binnen. Bij de start van het project beoordeelden de therapeuten hun werk met een 7,2. Aan het eind gaven ze het een 7,9. En bij de start ervoer 50% de werkdruk als acceptabel, aan het eind was dat 64%. En de therapeuten schatten gemiddeld in dat ze zo’n 25 tot 50 minuten per week aan administratieve taken besparen. We zien dus dat ze ontlast worden, maar nog belangrijker: zo voelen ze dat ook. Of zoals een fysiotherapeut laatst zei: ‘Ik zou echt niet meer terug willen.’”
Waar lopen jullie tegenaan bij het ontregelen?
“Het vasthouden en borgen ervan vind ik wel een uitdaging. We hebben te maken met de waan van de dag, waarin ook andere onderwerpen aandacht vragen en we veel vacatures te vullen hebben. Daardoor merken we dat het ontregelen een golfbeweging heeft: soms is er veel aandacht voor en soms weer minder.
Het helpt dat we het ontregelen hebben verankerd in onze strategische programma’s. Daarmee zit het ook in onze rapportages, en kunnen we op die manier een vinger aan de pols houden. Maar ook onze medezeggenschap en vooral de professionals houden ons scherp hierin met hun feedback. Verder denk ik dat het belangrijk is om een klimaat te creëren waarin zorgprofessionals zelf tot ontregelen komen. Door ze in de lead te zetten en zelf te laten bepalen waar ze behoefte aan hebben.”
Tips van Pascale Voermans om aan de slag te gaan met ontregelen
- Hanteer zowel een integrale als programmatische aanpak voor het ontregelen. Daarmee bedoel ik dat je ontregelen moet opnemen in je strategie, maar ook concreet en meetbaar moet maken in projecten. Door het thema op te nemen in je strategie zorg je ervoor dat het in je cultuur belandt, en kun je het thema borgen in je organisatie. Maar je wil ook regelmatig een project met focus van A naar B brengen. En resultaten boeken die meetbaar zijn. Doe het daarom allebei.
- Vier je successen en communiceer waar je trots op bent. En daarbij telt elke stap, hoe klein ook. Groots en meeslepend werkt lang niet altijd het beste om mensen in beweging te krijgen. Concrete stappen wel.
- Laat professionals ook met elkaar ervaringen uitwisselen. Want wat in het ene team goed werkt, kan zomaar ook nuttig zijn voor een ander team. Het werkt het best als ze de ervaringen direct van elkaar horen, in hun ‘eigen taal’. Ga daar als bestuurder dus niet tussen zitten, maar faciliteer de ontmoeting wel.